Po 35. latach zmiana w prawie pracy na jaką czekało wielu: cyfrowa rewolucja w relacjach pracowniczych. Rząd stawia na e-mail czy PDF zamiast papieru

Po 35. latach zmiana w prawie pracy na jaką czekało wielu: cyfrowa rewolucja w relacjach pracowniczych. Rząd stawia na e-mail czy PDF zamiast papieru

Obowiązujące przepisy wprost nakazują komunikację „na piśmie" – czyli w formie papierowej. W praktyce oznacza to, że związek zawodowy składający wniosek do pracodawcy np. o informację o liczbie kadry kierowniczej musi przygotować tradycyjny dokument, wysłać go pocztą, czy dostarczyć osobiście, a pracodawca – odpowiadać w identycznej formie. W dobie cyfryzacji gospodarki taki wymóg wydaje się anachronizmem.

Warto podkreślić, że w zbiorowym prawie pracy brakuje odpowiednika artykułu 300 Kodeksu pracy, który umożliwiałby posiłkowe stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego o formach czynności prawnych. Oznacza to, że regulacje o elektronicznych podpisach kwalifikowanych czy formie dokumentowej po prostu nie mogły być tutaj zastosowane. Projekt ma to zmienić, a jego treść jest w pierwszej części następująca:

Art. 1. W ustawie z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 549):

1) w art. 32 w ust. 9[1] zdanie drugie otrzymuje brzmienie: „Powiadomienie następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku zarządu zakładowej organizacji związkowej złożonego na piśmie lub w formie dokumentowej lub elektronicznej.”;

2) po art. 32 dodaje się art. 32[1] w brzmieniu: „Art. 32[1]. Pracodawca i zakładowa organizacja związkowa w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu mogą przewidzieć przekazywanie informacji, o których mowa w art. 26[1] ust. 1 i art. 32 ust. 9[1] zdanie pierwsze, również w formie dokumentowej lub elektronicznej.”.

Zmiana w prawie pracy, w tym na 2027: co dokładnie się zmieni?

Projekt zakłada zmianę w art. 32 ust. 9 zn. 1 ustawy o związkach zawodowych oraz dodanie nowego art. 32¹. Zgodnie z nimi pracodawca i zakładowa organizacja związkowa będą mogli – w układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu – ustalić, że informacje przekazywane w związku z:

• przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (termin, przyczyny, skutki prawne, ekonomiczne i socjalne),
• liczbą osób stanowiących kadrę kierowniczą
• będą mogły być przekazywane nie tylko na piśmie, lecz również w formie dokumentowej lub elektronicznej – na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej czy PDF
• To samo dotyczy wniosków składanych przez zarząd zakładowej organizacji związkowej – również będą mogły przybrać formę elektroniczną lub dokumentową.

Uelastycznienie komunikacji z radą pracowników

Podobne rozwiązania projekt przewiduje w odniesieniu do ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Zmiany dotyczą:

• art. 13 ust. 2 – rada pracowników będzie mogła złożyć wniosek o udzielenie informacji również w formie dokumentowej lub elektronicznej,
• art. 13 ust. 3 – pracodawca będzie mógł przekazać informacje radzie pracowników na piśmie lub w formie dokumentowej albo elektronicznej, przy czym wybór formy wymaga uprzedniej akceptacji rady,
• art. 5 ust. 1 – rada pracowników i pracodawca będą mogli ustalić nie tylko zasady i tryb przekazywania informacji, lecz również konkretne formy wniosków i odpowiedzi.

Po 35. latach zmiana w prawie pracy na jaką czekało wielu: cyfrowa rewolucja w relacjach pracowniczych. Rząd stawia na e-mail czy PDF zamiast papieru. Kto zyska na deregulacji?

Nowe przepisy mają przynieść korzyści obu stronom relacji pracowniczych. Dla pracodawców oznaczają przede wszystkim:

1. mniejsze obciążenia administracyjne – koniec z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłaniem listów poleconych,
2. szybszy obieg informacji – e-mail dociera natychmiast, podczas gdy tradycyjna poczta potrzebuje kilku dni,
3. elastyczność – możliwość dostosowania formy komunikacji do realiów danego zakładu pracy.

Dla związków zawodowych i rad pracowników zmiana jest równie istotna:

1. skrócenie czasu oczekiwania na informacje, które często dotyczą spraw niecierpiących zwłoki,
2. łatwiejszy dostęp do danych o planowanych zmianach w zakładzie pracy,
3. motywacja do rokowań zbiorowych – autonomia partnerów społecznych w kształtowaniu kanałów komunikacji.

Zabezpieczeniem jest też mechanizm autonomii stron

Zabezpieczeniem jest też mechanizm autonomii stron – to pracodawca i organizacja związkowa (lub rada pracowników) decydują, czy chcą korzystać z nowych form komunikacji. Jeśli nie dojdą do porozumienia, obowiązują dotychczasowe zasady.

Kiedy wejdą w życie nowe przepisy?

Projektowane przepisy mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Co ważne, zastosowanie znajdą również do spraw będących w toku – oznacza to, że strony będą mogły od razu korzystać z bardziej elastycznych zasad komunikacji, bez konieczności czekania na wszczęcie nowych procedur. Projekt nie zawiera przepisów przejściowych, co jest celowym zabiegiem – intencją ustawodawcy jest umożliwienie dokończenia już zainicjowanych wniosków w nowej, odformalizowanej procedurze.