Zmiany w zasiłkach dla blisko 16 milionów ubezpieczonych i prawie 3 miliony płatników

• W odpowiedzi na sygnały ze strony ubezpieczonych i płatników składek przepisy wykonawcze o zasiłkach zostaną zmienione.
• Istnieje na ten moment nadmierna złożoność wypełniania dokumentów służących ustaleniu prawa i wysokości zasiłku.
• Niezbędne stało się uproszczenie zakresu wymaganych informacji od pracodawcy i pracownika.

Konieczność opracowania nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, regulującego zakres danych dotyczących okoliczności wpływających na uprawnienia do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz na ich wysokość, jak również dokumentacji załączanej do wniosków o wypłatę zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego), wynika z nowelizacji wprowadzonych ustawą z dnia 13 lutego 2026 r., zmieniającą ustawę o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. poz. 441).

Rezygnacja z regulowania formy wniosków w rozporządzeniu

Większość przepisów nowego rozporządzenia stanowi powtórzenie regulacji z rozporządzenia z 8 grudnia 2015 r. Zasadnicza zmiana polega na usunięciu z rozporządzenia przepisów dotyczących formy i postaci składanych wniosków, gdyż kwestie te zostały już uregulowane na poziomie ustawowym i ich powielanie w akcie wykonawczym jest bezprzedmiotowe. Analogicznie zrezygnowano z regulowania w rozporządzeniu możliwości przedkładania kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek lub ZUS.

Zmiany w zasiłkach 2026 i 2027: zagraniczne dokumenty stanu cywilnego: małżeństwo czy zgon

W § 9 projektu przewidziano, że zawarcie małżeństwa – zgodnie z prawem państw członkowskich UE, EFTA (stron umowy o EOG), Konfederacji Szwajcarskiej lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej – oraz zgon mogą być potwierdzane na podstawie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, stanowiących dowód zaistnienia tych zdarzeń i ich rejestracji w danym państwie. Dzięki odesłaniu do § 8 rozporządzenia, dokumenty te nie będą wymagały tłumaczenia na język polski.

Dotychczas takie rozwiązanie funkcjonowało wyłącznie w odniesieniu do zagranicznego dokumentu potwierdzającego urodzenie dziecka – na jego podstawie przyznawano zasiłek macierzyński z tytułu urodzenia dziecka za granicą, bez konieczności dokonywania transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia. Ponieważ mechanizm ten sprawdza się od lat w praktyce, uznano za zasadne rozszerzenie go również na inne zdarzenia dokumentowane aktami stanu cywilnego, tj. zawarcie małżeństwa (dotyczy to zarówno małżeństw osób tej samej płci, jak i osób płci przeciwnej) oraz zgon.

Utrzymywanie obowiązku transkrypcji wyłącznie w celu uzyskania np. zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym małżonkiem lub zasiłku niezrealizowanego w związku ze śmiercią ubezpieczonego (art. 65 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej) oceniono jako obciążenie nadmierne i nieproporcjonalne – zwłaszcza wobec krótkoterminowego charakteru tych świadczeń, które powinny być wypłacane bez zbędnej zwłoki. Celem regulacji jest więc deregulacja i ograniczenie biurokracji związanej z transkrypcją dokonywaną jedynie na potrzeby uzyskania świadczeń z polskiego systemu ubezpieczeń społecznych.

Zmiany w zasiłkach 2026 i 2027: rezygnacja z obowiązku przedkładania skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka

Kolejną istotną zmianą jest zniesienie wymogu przedkładania skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka przy wnioskowaniu o zasiłek macierzyński, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS. Wynika to z możliwości samodzielnego pozyskiwania przez ZUS odpisów skróconych aktów stanu cywilnego za pośrednictwem usług sieciowych.

W zamian ubezpieczony będzie zobowiązany podać ZUS-owi następujące dane: imię i nazwisko dziecka, numer PESEL dziecka, datę i miejsce urodzenia dziecka oraz imiona i nazwiska rodziców dziecka wraz z ich numerami PESEL, a w razie braku numeru PESEL – serię i numer dokumentu tożsamości. Jeśli ZUS nie zdoła pozyskać odpisu skróconego aktu urodzenia z rejestru stanu cywilnego na podstawie podanych danych, wezwie ubezpieczonego do dostarczenia tego dokumentu w terminie nie krótszym niż 14 dni od otrzymania wezwania, z pouczeniem, że niedostarczenie dokumentu skutkować będzie wydaniem decyzji o odmowie wszczęcia postępowania.

Doprecyzowano jednocześnie, że dokumentem niezbędnym do przyznania zasiłku macierzyńskiego jest – oprócz skróconego odpisu aktu urodzenia – również zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, wystawiony przez uprawniony organ rejestrujący urodzenie w danym kraju.

Zmiany w zasiłkach 2026 i 2027: rezygnacja z zaświadczenia Z-3b

Zrezygnowano z obowiązku przedkładania informacji z załącznika nr 3 do rozporządzenia (tzw. zaświadczenia Z-3b) w przypadku ubezpieczonych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, osób z nimi współpracujących oraz duchownych. Do uzyskania zasiłku z ubezpieczenia chorobowego wystarczające będzie złożenie samego wniosku o zasiłek, bez dołączania zaświadczenia płatnika składek Z-3b. W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność, osób z nimi współpracujących, duchownych oraz marynarzy, dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego będzie wniosek o zasiłek macierzyński zawierający dane wskazane w załączniku do rozporządzenia.

Zmiany w zasiłkach 2026 i 2027: marynarze i żołnierze

W związku ze zmianami wynikającymi z ustawy z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, do rozporządzenia wprowadzono przepisy dotyczące marynarzy.

Uregulowano również kwestię wniosku o zasiłek chorobowy dla żołnierza zwolnionego z czynnej służby wojskowej – zgodnie z art. 7a ustawy z 25 czerwca 1999 r., dodanym ustawą z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, przepis art. 7 (dotyczący prawa do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia) stosuje się odpowiednio do takiego żołnierza. Dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy po zwolnieniu ze służby będą: oświadczenie zawierające dane określone w załączniku do rozporządzenia oraz dokument potwierdzający zwolnienie z czynnej służby wojskowej.

Zmiany w zasiłkach 2026 i 2027: uproszczenie danych w załącznikach i deregulacja

Dokonano weryfikacji danych wymaganych w załącznikach do rozporządzenia, eliminując informacje zbędne, które ZUS jest w stanie ustalić samodzielnie. Uproszczenia obejmują w szczególności:

• rezygnację z wykazywania poprzednich okresów ubezpieczenia społecznego, w tym okresów ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa,
• rezygnację z podawania kodów literowych informujących o okolicznościach wpływających na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość,
• rezygnację z podawania okresów, za które płatnik składek wypłacił zasiłek macierzyński i świadczenie rehabilitacyjne,
• wykreślenie symbolu EKD jako nieobowiązującego,
• uproszczenie wniosku o zasiłek opiekuńczy (Z-15A/Z-15B),
• zniesienie obowiązku opatrywania pieczątką zaświadczeń płatników składek oraz wniosków o świadczenia.

Zmiany te wpisują się w proces deregulacyjny, którego celem jest zmniejszenie formalizmu w dokumentowaniu prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz przyspieszenie rozpatrywania spraw.

Zmiany w zasiłkach 2026 i 2027: inne zmiany porządkujące

Zmiany w zasiłkach na 2026, 2027 i kolejne lata obejmują też inne zmiany porządkujące:

1. Oświadczenie matki przy rezygnacji z zasiłku macierzyńskiego: Zrezygnowano z wymogu składania przez ubezpieczoną matkę oświadczenia o tym, czy ojciec dziecka będzie korzystał z zasiłku macierzyńskiego za pozostały okres urlopu rodzicielskiego. Prawo ojca do urlopu rodzicielskiego jest bowiem niezależne od uprawnień matki, co czyni takie oświadczenie zbędnym.
2. Dokumenty dotyczące zatrudnienia matki dziecka: W nowym § 24 (odpowiadającym dotychczasowemu § 19a) zrezygnowano z zaświadczenia pracodawcy o okresie zatrudnienia i wymiarze czasu pracy matki dziecka. Jedynym dokumentem niezbędnym do uzyskania zasiłku macierzyńskiego przez ojca w takim przypadku będzie oświadczenie matki o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze co najmniej połowy pełnego wymiaru czasu pracy.
3. Zaświadczenie płatnika zasiłku (§ 29 ust. 1 pkt 2): Wprowadzono zastrzeżenie, że zaświadczenie płatnika zasiłku składa się wyłącznie wtedy, gdy z wnioskiem występuje ubezpieczony, któremu zasiłek macierzyński wypłaca płatnik składek. Gdy płatnikiem jest ZUS, zaświadczenie to nie będzie wymagane, ponieważ ZUS dysponuje już danymi objętymi jego zakresem.
4. Elektroniczne zaświadczenia lekarskie (§ 39): Umożliwiono wystawianie zaświadczeń lekarskich w formie elektronicznej – za pośrednictwem bezpłatnego systemu teleinformatycznego ZUS, w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia i integralności danych udostępnionego w tym systemie. Zmiana ta służy dalszej elektronizacji procesów, uproszczeniu obiegu dokumentów i ograniczeniu obciążeń biurokratycznych związanych z papierową formą zaświadczeń.