Wniosek o zasiłek opiekuńczy nie zawsze elektronicznie. W jakich przypadkach to nie wystarczy?

Ustawa zasiłkowa (ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) przewiduje od 1 lipca 2026 r., że wniosek o zasiłek opiekuńczy wraz z załącznikami może być składany w postaci elektronicznej.

Pracownik (także zleceniobiorca) składa wniosek i przesyła wymagane dokumenty do płatnika, a ten wniosek rozpatruje i wypłaca zasiłek, jeśli ustali, że pracownik (zleceniobiorca) spełnił inne warunki do otrzymania zasiłku.

Zasiłek opiekuńczy: co oznacza postać elektroniczna wniosku

Przepisy mówią o postaci elektronicznej, a nie formie elektronicznej, a to oznacza, że wniosek może być przekazywany w dowolny sposób za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W grę może wchodzić przesłanie takiego wniosku np. za pomocą poczty elektronicznej, komunikatora, portalu. Nie ma potrzeby stosowania podpisu elektronicznego. W praktyce może to polegać np. na tym, że pracownik wypełnia papierowy wzór wniosku, skanuje go lub robi zdjęcie i przesyła pracodawcy.

Pracodawca nie może wbrew przepisom wprowadzić surowszych wymagań do złożenia wniosku opiekuńczego i narzucić obowiązku składania wniosku w formie pisemnej. Pracodawca nie może odrzucić wniosku o zasiłek opiekuńczy tylko z tego powodu, że został złożony za pomocą np. e-maila.

Jakie dokumenty dołączyć do wniosku o zasiłek opiekuńczy

Do wniosku o zasiłek opiekuńczy dołącza się dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku lub kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem, lub elektroniczne kopie tych dokumentów. Rodzaj tych dokumentów jest uzależniony od podstawy, na jakiej zasiłek opiekuńczy przysługuje.

Inne dokumenty są wymagane, gdy pracownik wnioskuje o zasiłek opiekuńczy za okres opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, a inne, gdy chodzi o okres opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8. Specjalne dokumenty należy złożyć, gdy wnioskodawca opiekował się dzieckiem ze znacznym stopniem niepełnosprawności w wieku 14–18 lat.

Kiedy pracodawca może żądać oryginałów dokumentów

Nowe przepisy ustawy zasiłkowej przewidują, że w przypadku wątpliwości co do zgodności kopii wniosku o zasiłek lub dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłku z oryginałem płatnik zasiłku może żądać przedłożenia ich oryginałów.

Przykład: skan zaświadczenia a żądanie oryginału

Pracownicy składający wnioski o zasiłek opiekuńczy mogą więc wysłać wszelkie dokumenty np. za pomocą maila, dołączając skany, np. zaświadczenia lekarskiego o pobycie matki dziecka w szpitalu, gdy o zasiłek wnioskuje ojciec dziecka w okresie do ukończenia przez dziecko 8 tygodni. Takie zaświadczenie nie trafi na PUE ZUS pracodawcy ojca; musi je przedstawić wnioskujący o zasiłek ojciec.

Może się zdarzyć, że pracodawca po przeanalizowaniu przesłanego skanu zaświadczenia poweźmie podejrzenie, że zaświadczenie zostało sfałszowane. W takiej sytuacji może, a nawet powinien zażądać okazania przez wnioskującego o zasiłek opiekuńczy ojca oryginału takiego zaświadczenia. Dopóki wnioskodawca nie przedstawi oryginału, pracodawca ma prawo wstrzymać wypłatę zasiłku opiekuńczego.

Zobacz także

Wypłata zasiłków: jakie obowiązki ma obecny lub były pracodawca wobec ZUS

Zapisz na później

Opieka nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny: dokumenty

Dokumentem niezbędnym do wypłaty zasiłku opiekuńczego za okres opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny jest zaświadczenie lekarskie stwierdzające konieczność opieki. Zaświadczenie takie jest wystawiane w formie elektronicznej i przekazywane na profil w PUE ZUS płatnika. Nie ma więc potrzeby dostarczać pracodawcy wydruku.

Wyjątkowa sytuacja dotyczy przypadku, gdy z powodów technicznych elektroniczne zaświadczenie nie może zostać przesłane na profil płatnika. Wtedy osobie, której takie zaświadczenie jest wydawane, wydaje się je w formie wydruku, który powinien zostać dostarczony pracodawcy.

Opieka nad zdrowym dzieckiem do 8 lat: dokumenty

Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 jest jeden z następujących dokumentów (w zależności od tego, o jaką okoliczność chodzi):

• oświadczenie ubezpieczonego – w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do którego uczęszcza dziecko
• decyzja o konieczności izolacji dziecka wydana przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu i zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;

Oprócz tego takim dokumentem jest zaświadczenie lekarskie wystawione ubezpieczonemu na zwykłym druku lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS, w przypadku:

• porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki,
• pobytu małżonka lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne;
• zaświadczenie lekarskie lub kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzające niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez ubezpieczonego za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem.

Chore dziecko ze znacznym stopniem niepełnosprawności: dokumenty

Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego dla dziecka o znacznym stopniu niepełnosprawności jest orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczenie o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego

• leczenia
• rehabilitacji
• edukacji do ukończenia 18 lat

Można złożyć również kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

Oprócz tego konieczne jest posiadanie zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego konieczność opieki nad dzieckiem.

Niepełnosprawne dziecko bez stałego opiekuna: wymagane dokumenty

Chodzi o sytuację, w której dziecko niepełnosprawne zostało nagle pozbawione opieki stałego opiekuna.

W takim przypadku dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego są przede wszystkim orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczenie o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego

• leczenia
• rehabilitacji
• edukacji do ukończenia 18 lat

lub ich kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

Ponadto wymagane jest złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenie lekarskie wystawione ubezpieczonemu na zwykłym druku lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS, w przypadku:

• porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki,
• pobytu małżonka lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne.

Gdy matka nie może opiekować się dzieckiem: dokumenty

Zasiłek opiekuńczy przysługuje również w przypadku opieki nad dzieckiem do ukończenia przez nie 8 tygodni, gdy matka nie może sprawować opieki z powodu pobytu w szpitalu, niezdolności do samodzielnej egzystencji albo porzuciła dziecko.

W takim przypadku dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego są (w zależności od okoliczności):

• złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenie o okresie pobytu ubezpieczonej matki dziecka w placówce leczniczej;
• złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego oświadczenie ubezpieczonego o pobieraniu przez ubezpieczoną matkę dziecka zasiłku macierzyńskiego w okresie 8 tygodni po porodzie;
• orzeczenie o niezdolności ubezpieczonej matki dziecka do samodzielnej egzystencji lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS
• złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego oświadczenie ubezpieczonego o porzuceniu dziecka przez matkę dziecka, zawierające datę porzucenia.