W praktyce obsługi przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność w Polsce źródłem wielu sporów nie jest samo niewykonanie umowy, lecz wadliwe założenia przyjęte jeszcze w fazie kształtowania relacji kontraktowej. Zatem jak kształtować relacje gospodarcze z partnerami zagranicznymi, aby ograniczać ryzyko sporów?
Najczęstsze źródła sporów na początku współpracy
W praktyce obsługi przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność w Polsce źródłem wielu sporów nie jest samo niewykonanie umowy, lecz wadliwe założenia przyjęte jeszcze w fazie kształtowania relacji kontraktowej. Na etapie negocjacji strony koncentrują się zazwyczaj na parametrach biznesowych, harmonogramie oraz szybkim uruchomieniu projektu, marginalizując znaczenie postanowień prawnych. Skutki takiego podejścia ujawniają się dopiero w chwili konieczności dochodzenia roszczeń albo niezwłocznego zabezpieczenia interesu przedsiębiorcy.
Ważne
Wówczas najczęściej okazuje się, że umowa nie reguluje w sposób wystarczający kwestii kluczowych z perspektywy sprawnego zarządzania konfliktem. Dotyczy to w szczególności prawa właściwego, zasad odpowiedzialności kontraktowej, zabezpieczenia płatności oraz sposobu dokumentowania wykonania zobowiązań.
Weryfikacja kontrahenta i zasady współpracy
Prawidłowo ukształtowana współpraca rozpoczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy. W przypadku podmiotów zagranicznych zasadnicze znaczenie ma weryfikacja struktury kontrahenta, zasad jego reprezentacji oraz ustalenie, który podmiot rzeczywiście będzie odpowiadał za wykonanie zobowiązań.
W obrocie międzynarodowym nie należą do rzadkości sytuacje, w których negocjacje prowadzi jeden podmiot z grupy, faktury wystawia inny, a za wykonanie świadczenia odpowiada jeszcze inna spółka funkcjonująca w odrębnej jurysdykcji. Brak uporządkowania tych kwestii na etapie przedkontraktowym może istotnie utrudnić późniejsze dochodzenie roszczeń.
Źródłem ryzyka pozostaje również sam model prowadzenia współpracy. W relacjach międzynarodowych różnice dotyczą nie tylko języka, lecz także standardów komunikacji, poziomu formalizacji ustaleń oraz praktyki operacyjnej właściwej dla danej kultury biznesowej. W części kultur biznesowych ustalenia robocze mają bardziej elastyczny charakter niż w Polsce. Z perspektywy ewentualnego sporu kluczowe znaczenie ma zatem takie potwierdzanie ustaleń, które pozwoli w sposób jednoznaczny wykazać ich treść, zakres i moment przyjęcia.
Prawo właściwe, Konwencja wiedeńska i Incoterms
Wybór prawa i jurysdykcji: jednym z najistotniejszych postanowień każdej umowy międzynarodowej pozostaje określenie prawa właściwego oraz jurysdykcji. Z perspektywy praktyki kontraktowej to właśnie od tych zagadnień powinna rozpoczynać się analiza projektu umowy, mimo że strony poświęcają im zwykle relatywnie niewiele uwagi.
Ważne
Prawo właściwe determinuje nie tylko sposób interpretacji umowy, lecz także zakres odpowiedzialności stron, możliwość dochodzenia określonych roszczeń oraz skuteczność przyjętych zabezpieczeń kontraktowych. Różnice pomiędzy poszczególnymi systemami prawnymi mogą mieć zasadnicze znaczenie, w szczególności w obszarze kar umownych, terminów przedawnienia czy dopuszczalności ograniczenia odpowiedzialności.
CISG i reguły dostawy
W transakcjach sprzedaży międzynarodowej strony często nie uwzględniają w wystarczającym stopniu skutków zastosowania Konwencji wiedeńskiej o międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Tymczasem może ona znaleźć zastosowanie automatycznie, jeżeli jej stosowanie nie zostało wyłączone w postanowieniach umownych. Z perspektywy praktycznej szczególne znaczenie mają zwłaszcza regulacje dotyczące obowiązku zbadania towaru oraz terminowego zgłaszania wad. W wielu sporach kupujący traci możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń nie dlatego, że wada nie istniała, lecz dlatego, że została zgłoszona po terminie albo w sposób niespełniający wymogów konwencji.
Analogicznie należy oceniać posługiwanie się regułami Incoterms. W praktyce strony nierzadko wpisują do umowy oznaczenia takie jak EXW, DAP czy FOB bez pogłębionej analizy ich konsekwencji prawnych i operacyjnych. Tymczasem reguły te określają nie tylko organizację transportu, lecz przede wszystkim moment przejścia ryzyka utraty lub uszkodzenia towaru, zakres obowiązków związanych z odprawą celną oraz odpowiedzialność za koszty przewozu. W sporach dotyczących transportu lub uszkodzenia towaru bardzo często ujawnia się, że strony odmiennie rozumiały zakres obowiązków wynikających z przyjętej reguły Incoterms.
Ważne
Z perspektywy przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce rozwiązaniem najbezpieczniejszym pozostaje co do zasady poddanie umowy prawu polskiemu oraz jurysdykcji sądów polskich. Nie zawsze jest to jednak możliwe na etapie negocjacji kontraktowych. W takich sytuacjach niezbędna staje się uprzednia analiza praktycznych konsekwencji zastosowania prawa obcego, a nie wyłącznie literalnego brzmienia poszczególnych przepisów.
Alternatywę może stanowić arbitraż, zwłaszcza w sporach technicznych lub wymagających specjalistycznej wiedzy branżowej. Nie jest to jednak rozwiązanie uniwersalne: w części spraw koszty postępowania arbitrażowego okazują się niewspółmierne do wartości przedmiotu sporu, a sama klauzula arbitrażowa może utrudniać szybkie dochodzenie należności.
Zabezpieczenia finansowe i klauzule kontraktowe
Dobrze przygotowana umowa powinna w pierwszej kolejności zabezpieczać realną możliwość wykonania roszczeń. Same kary umowne okazują się często niewystarczające, zwłaszcza przy współpracy z podmiotami funkcjonującymi w różnych jurysdykcjach. Znacznie większe znaczenie mają instrumenty zabezpieczające o charakterze finansowym, takie jak gwarancje bankowe, etapowanie płatności, mechanizmy zatrzymania części wynagrodzenia czy odpowiednio skonstruowane zaliczki. W wielu przypadkach to właśnie te rozwiązania przesądzają o tym, czy przedsiębiorca będzie w stanie skutecznie odzyskać należności.
Ważne
Ostatnie lata uwidoczniły również znaczenie klauzul siły wyższej oraz mechanizmów renegocjacyjnych. Zakłócenia łańcuchów dostaw, wzrost kosztów transportu czy ograniczenia administracyjne wielokrotnie prowadziły do sporów wynikających nie ze złej woli stron, lecz ze zmiany uwarunkowań gospodarczych.
Znaczenie dokumentowania współpracy
Nie mniejsze znaczenie ma prawidłowe dokumentowanie współpracy. W praktyce wiele sporów przegrywa się nie z powodu słabej argumentacji prawnej, lecz z uwagi na brak materiału dowodowego. Dotyczy to w szczególności ustaleń technicznych, zmian zakresu prac, terminów odbiorów oraz zgłoszeń reklamacyjnych.
Dobrze skonstruowana umowa nie eliminuje całkowicie ryzyka sporu, pozwala jednak istotnie ograniczyć liczbę sytuacji, w których konflikt biznesowy przekształca się w wieloletni i kosztowny problem prawny.
Autorzy: radca prawny Franciszek Horała, radca prawny Piotr Szkudlarek, oprac. Kinga Piwowarska.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu