Pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nie ustaje wraz z zakończeniem stosunku pracy. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą?
Najdłuższy okres przechowywania przewidziany jest dla dokumentacji osobowej i wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy oraz dla dokumentacji płacowej, którą pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat od dnia jej wytworzenia. Regulująca tę kwestię ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje także, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.
Dokumentacja podatkowa powinna być przechowywana przez pracodawcę do czasu upływu terminu przedawnienia jego zobowiązania podatkowego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem co do zasady przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację ubezpieczeniową (kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty) pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia jej przekazania do ZUS. Pięcioletni okres przechowywania obowiązuje od dnia 1 stycznia 2012 roku. Wcześniej wynosił on aż 10 lat.
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie i podatkach.
Czytaj raporty, analizy i wyjaśnienia ekspertów.
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie i podatkach.
Czytaj raporty, analizy i wyjaśnienia ekspertów.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.