Zastrzegł jednak, iż umożliwienie prowadzenia, jako alternatywnej dla papierowej, elektronicznej formy przechowywania dokumentacji wymagałoby zmian systemowych. Dlatego prace mają być prowadzone z udziałem specjalistów z Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
Byłaby to kolejna próba wprowadzenia możliwości prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Rozwiązania takie znalazły się już wcześniej w rządowym projekcie ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych. Jednak ze względu na problemy w zakresie ochrony danych osobowych z pomysłu rezygnowano.
Obecnie zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. Jednocześnie zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek ma obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Musi to robić też przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

50 lat przez taki okres pracodawca musi przechowywać dokumentację pracownika

– To generuje koszty przechowywania, pilnowania i konserwowania dokumentów przez dziesiątki lat – mówi Witold Polkowski, ekspert Pracodawcy RP.
Pracodawcy pogodzili się, że są skazani na papier. Co nie oznacza, że nie szukają innych rozwiązań.
Jedna z dużych firm testuje obecnie prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Wszystkie dokument papierowe są skanowane i odsyłane od razu do archiwum. Specjalny program zbiera elektroniczne kopie zgodnie z wymogami prawnymi dotyczącymi prowadzenia akt pracowniczych.
– Dotychczas żadna kontrola nie zakwestionowała tego modelu, oczywiście w razie potrzeby można ściągnąć oryginał z archiwum prowadzonego przez firmę zewnętrzną – dodaje Witold Polkowski.