Wycieczka odwołana z powodu wojny. Czy pracodawca musi przesunąć urlop?

Z powodu wojny w Iranie coraz więcej biur podróży odwołuje wycieczki w danym terminie, a przewoźnicy odwołują loty. Osoby, które złożyły wniosek o urlop w związku z zaplanowaną wycieczką, po jej odwołaniu mogą wnioskować do pracodawcy o zmianę terminu urlopu.

Jak się ustala termin urlopu?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, czy i w jakim trybie można zmienić termin udzielonego już urlopu, trzeba zwrócić uwagę, jak ustala się termin urlopu.

Zgodnie z art. 163 § 1 kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Nie dotyczy to 4 dni w roku kalendarzowym w ramach puli tzw. urlopu na żądanie. Przyjmuje się, że nawet gdy urlop został ustalony w planie, to i tak pracownik powinien złożyć odrębny wniosek o udzielenie tego urlopu.

Plan urlopów ma pozwolić pracodawcy na zaplanowanie z góry rozkładu absencji pracowników i zapewnienie normalnego toku pracy.

Inaczej będzie, gdy pracodawca nie ustala planu urlopów, a więc jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa związek zawodowy. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, a więc za każdym razem na podstawie doraźnych wniosków pracowników.

Zmiana terminu urlopu - tryb

Kodeks pracy przewiduje konkretne okoliczności, w których pracodawca musi zmienić termin urlop pracownika oraz szeroką, niesprecyzowaną kategorię „ważnych przyczyn”, które mogą stanowić podstawę do zmiany urlopu.

Odmowa przesunięcia urlopu na inny termin, mimo zaistnienia okoliczności obligatoryjnych, oznacza, że pracodawca naruszył prawa pracownicze dotyczące urlopu, co stanowi wykroczenie.

Z kolei odmowa przesunięcia urlopu z przyczyn nieobligatoryjnych może stać się dopiero podstawą do konfliktu z pracownikiem i potencjalnych roszczeń.

Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu

Pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu, jeśli pracownik nie może go rozpocząć w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Artykuł 165 kp. wymienia tu w szczególności:

• czasową niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński

Kodeks pracy przewiduje również okoliczności, gdy już rozpoczęty urlop ulega przerwaniu. Zgodnie z art. 166 część urlopu niewykorzystaną z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego

pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Żadna z powyższych okoliczności nie dotyczy okoliczności zewnętrznych, takich jak np. konflikt zbrojny i brak możliwości skorzystania z zaplanowanego wypoczynku.

Przesunięcie urlopu na wniosek pracownika

W przypadku odwołania wycieczki w grę może wchodzić zatem jedynie złożenie do pracodawcy wniosku o przesunięcie terminu urlopu na podstawie art. 164 § 1 k.p. Zgodnie z nim przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Kodeks nie precyzuje jednak, o jakie ważne przyczyny chodzi. Jest to więc kategoria nieokreślona, którą pracodawcy i pracownicy mogą rozumieć inaczej.

W komentarzach zwraca się uwagę, że „odmowę przesunięcia terminu urlopu w sytuacji, gdy spełnione są warunki określone w art. 164 § 1 k.p. traktuje się jako naruszenie prawa przez pracodawcę uzasadniające wystąpienie przez pracownika z roszczeniem o udzielenie urlopu w innym terminie” (tak w: Kodeks pracy. Komentarz” red. Sobczyk, wyd.7/Marcin Zieleniecki). Pracownicy rzadko jednak decydują się na spór sądowy w tego rodzaju sprawach, dlatego orzecznictwo i piśmiennictwo jest nadzwyczaj skąpe.

Rzadko jednak zdarza się taka sytuacja jak obecnie, gdy odwoływanie wycieczek ma miejsce na masową skalę.

Odmowa zmiany terminu a stawienie się pracownika w pracy

Trzeba jednak pamiętać, że niezależnie od tego, jak sprawę ocenia pracownik, to ostateczna decyzja należy do pracodawcy. Pracownik nie może samowolnie uznać, że w związku z wojną jego urlop ulega przesunięciu i w związku z tym domagać się udzielenia go w innym terminie. W takiej sytuacji mimo ze wycieczka została odwołana, pracownik w świetle przepisów kodeksu pracy rozpoczął urlop.

Może się zdarzyć, że gdy pracodawca odmówi przesunięcia urlopu albo w ogóle się na ten temat nie wypowie, ale mimo to pracownik stawi się w pracy, żeby niejako wymusić zmianę terminu. W takim przypadku pracodawca nie powinien go dopuścić do pracy. Jeśli go do pracy dopuści, oznacza to, że de facto uwzględnił wniosek pracownika o rezygnację z korzystania z urlopu w danym terminie.

Odmowa zmiany terminu – zagrożenia dla pracodawcy

Może pojawić się pytanie, czym ryzykuje pracodawca, gdy odmówi przesunięcia terminu urlopu, bo nie uzna przyczyny za ważną. Teoretycznie można sobie wyobrazić, że zostanie to zakwalifikowane jako naruszenie praw pracownika w związku z jednoczesną odmową prawa do skorzystania z urlopu w innym terminie.

W praktyce jednak w przypadku odmowy przesunięcia urlopu, gdy wniosek jest spowodowany odwołaniem wycieczki, trudno sobie wyobrazić, aby inspektor pracy czynił z tego zarzut pracodawcy. Odwołanie wycieczki nie uniemożliwia bowiem pracownikowi wypoczynku, co jest celem urlopu, a jedynie uniemożliwia ten wypoczynek w wybranym miejscu. A to już nie podlega ochronie z kodeksu pracy.

Przesunięcie terminu urlopu na polecenie pracodawcy

Warunków przesunięcia terminu urlopu na wniosek pracownika, na co pracodawca może, ale nie musi wyrazić zgody, nie można mylić z warunkami przesunięcia terminu urlopu na polecenie pracodawcy. Pracownik nie ma wówczas wyboru. Podstawą prawną do takiego działania pracodawcy jest 164 § 2 k.p. Zgodnie z nim przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Jak wyjaśnia Marcin Zieleniecki w „Kodeks pracy. Komentarz”, „przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego może nastąpić z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, przy czym powinny one wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie planowania urlopu. Mogą mieć one podłoże ekonomiczne (np. otrzymanie nowego zamówienia), organizacyjne (np. nieobecność innego pracownika) lub techniczne (np. awaria urządzenia). Ich wystąpienie będzie uzasadniać przesunięcie terminu urlopu tylko wówczas, gdy konsekwencją nieobecności pracownika w pracy byłoby poważne zakłócenie toku pracy.”

Bezpodstawne przesunięcie urlopu przez pracodawcę – roszczenia pracownika

Bezpodstawne przesunięcie urlopu przez pracodawcę może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Bezpodstawność działania pracodawcy ma miejsce wtedy, gdy potrzeby pracodawcy nie były szczególne albo nieobecność pracownika nie spowodowałaby poważnych zakłóceń toku pracy.

Ponadto w takim przypadku pracownikowi przysługiwałyby określone roszczenia. Jak dalej wyjaśnia Marcin Zieleniecki w „Kodeks pracy. Komentarz”, „przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę mimo braku okoliczności wymienionych w art. 164 § 2 k.p. może natomiast skutkować wystąpieniem przez pracownika z żądaniem naprawienia szkody wyrządzonej w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania na podstawie art. 471 k.c w zw. z art. 300 k.p.” Istnieje przy tym pogląd niewynikający wprost z przepisów kp., zgodnie z którym na pracodawcy spoczywa obowiązek zwrotu kosztów bezpośrednio poniesionych przez pracownika w związku z przesunięciem terminu urlopu, nawet gdy pracodawca nie naruszył art. 164 § 2 k.p.

Trzeba przy tym pamiętać, że ewentualny zwrot kosztów dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy pracodawca poleca pracownikowi przesunięcie terminu urlopu. Pracownik nie ma podstaw do roszczeń, gdy pracodawca odmówi, zdaniem pracownika niezasadnie, przesunięcia terminu urlopu na podstawie wniosku pracownika.