Pracownik utknął za granicą. Czy to usprawiedliwiona nieobecność?

Zasady usprawiedliwiania nieobecności przez pracowników zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Wynika z niego, że przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie oraz
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Czy brak możliwości powrotu do Polski usprawiedliwia nieobecność?

Z jednej strony pracodawca ma listę okoliczności wynikających z przepisów prawa, które musi uznać za usprawiedliwiające nieobecność oraz inne, niewymienione nigdzie okoliczności, które może, ale nie musi uznać za usprawiedliwiające nieobecność.

Do takich okoliczności należy właśnie brak możliwości powrotu do kraju w związku z wydarzeniami w Azji. Nie ma przepisu, który nakazywałby pracodawcy usprawiedliwić taką nieobecność. Jednak w praktyce, gdyby pracodawca chciał w związku z tym wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika i np. rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności, to prawdopodobnie i tak sąd uwzględniłby odwołanie pracownika.

Sądy pracy dość restrykcyjnie podchodzą do możliwości rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarki), a w tej sytuacji można tym bardziej spodziewać się korzystnego dla pracownika rozstrzygnięcia.

Czy usprawiedliwiona nieobecność jest płatna?

Nie, zgodnie z ogólną zasadą wynikająca z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Przykładem takiego okresu może być np. zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych (siły wyższej), za który to czas pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia obliczanego jak wynagrodzenie urlopowe.

Nie ma przepisu, który nakazywałby wypłacić wynagrodzenie za czas, który pracodawca uznał za usprawiedliwioną nieobecność w związku z brakiem możliwości powrotu do kraju i przystąpienia do pracy. Nie oznacza to, że nie może wypłacić wynagrodzenia. Pracodawcy, którzy nie są objęci dodatkowymi przepisami dotyczącymi gospodarowania finansami, mogą wypłacić wynagrodzenie za pracę także za dni, w których pracownik był nieobecny z tego rodzaju powodów. Decyzja należy do niech, nie mają natomiast takiego obowiązku.

Usprawiedliwiona a nieusprawiedliwiona nieobecność – wpływ na wynagrodzenie

Skoro wynagrodzenie nie będzie przysługiwało nawet w przypadku, gdy nieobecność zostanie uznana za usprawiedliwioną, to można by powiedzieć, że pod kątem prawa do wynagrodzenia nie będzie miała znaczenia, czy pracownik uzna ten okres za usprawiedliwioną czy nieusprawiedliwioną nieobecność.

Różnica może jednak dotyczyć np. prawa do premii, które u danego pracodawcy może być skonstruowane w ten sposób, że usprawiedliwienie lub nieusprawiedliwienie nieobecności będzie miało znaczenie dla jej przyznania lub wysokości.

Ponadto może to mieć znaczenie dla wysokości podstawy wymiaru zasiłku w kolejnych miesiącach. Chodzi o zasadę określoną w art. 38 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z nim jeżeli w okresie przyjmowanym do obliczania podstawy zasiłku (12 miesięcy wstecz lub mniej) pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Zatem brak usprawiedliwienia nieobecności będzie oznaczać, że do podstawy zasiłku należałoby przyjąć wynagrodzenie z danego miesiąca bez uzupełniania, w kwocie rzeczywiście wypłaconej. Oznaczałoby to obniżenie zasiłku. Można się więc spodziewać, że to również może doprowadzić do sporów z pracownikiem o wysokość zasiłku.

W jaki sposób pracownik powinien poinformować o przyczynach nieobecności?

Przepisy rozporządzenia nie wprowadzają zamkniętej listy sposobów usprawiedliwiania nieobecności w tego rodzaju sytuacjach, jak brak możliwości powrotu do kraju.

Jak wynika z § 2 ust. 2 rozporządzenia, jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

W jakim terminie pracownik powinien poinformować o przyczynie nieobecności?

Z § 2 ust. 1 rozporządzenia wynika, że pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Jak zaś wynika z § 2 ust. 2 rozporządzenia, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeśli istniała przyczyna uniemożliwiająca zawiadomienie pracodawcy (np. pracownik nie miał dostępu do internetu i sieci telefonicznej z powodu działań wojennych), pracownik powinien poinformować o przyczynie i okresie nieobecności niezwłocznie po ustaniu tej przeszkody, nie później niż drugiego dnia.

Warto tutaj zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 4 grudnia 1997 r., I PKN 416/97, w którym sąd stwierdził, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią naruszenie różnych obowiązków pracownika.

Zobacz także

Dofinansowanie z PFRON na remont. Nawet 50 tys. na likwidację barier [Poradnik]

Zapisz na później

Dowody usprawiedliwiające nieobecność – zasady ogólne

Przepisy prawa pracy przewidują również sytuacje, gdy pracodawca nie będzie miał wyboru i będzie musiał usprawiedliwić nieobecność pracownika. Będzie tak, jeśli pracownik przedstawi odpowiednie dowody, do których należy:

• zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy w formie elektronicznej lub wydruku – wystawione na zasadach określonych w ustawie zasiłkowej;

• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
• oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Czy pracownik musi dodatkowo zawiadamiać pracodawcę o chorobie?

Tak, nawet mimo otrzymania zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy, które zostało przekazane na profil pracodawcy na PUE ZUS, pracownik powinien oddzielnie poinformować pracodawcę o przyczynach nieobecności.

Większość pracodawców tego obowiązku nie egzekwuje, jednak jego istnienie potwierdził SN w wyroku z 20 października 1998 r., I PKN 397/98. SN uznał, że stwierdzona orzeczeniem lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia z mocy prawa nieobecność w pracy, a pracownik jest tylko obowiązany zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu.