Niepoprawne usprawiedliwianie nieobecności nie zawsze jest wystarczającym powodem do zwolnienia

Zgodnie z art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy (dalej k.p.) pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych można uznać nieusprawiedliwienie nieobecności. Zasady usprawiedliwiania zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z par. 1 rozporządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.

W zasadzie zatem każda okoliczność może usprawiedliwić nieobecność, o ile pracodawca takie wyjaśnienia zaakceptuje.

Paragraf 2 ust. 1 rozporządzenia wymaga, by pracownik uprzedził pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Ustęp 2 precyzuje, że pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli u danego pracodawcy nie są określone sposoby zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, to pracownik przekazuje informację osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Dokumentem usprawiedliwiającym nieobecność jest np. zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy, obecnie wystawiane w formie elektronicznej, które bez pośrednictwa pracownika trafia na profil pracodawcy (płatnika) na Platformie Usług Elektronicznych ZUS.

Sąd Najwyższy (wyrok z 28 sierpnia 2024 r., sygn. akt III PSKP 15/23) rozpatrywał spór dotyczący rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z pracownicą, która nie zawiadomiła pracodawcy o przyczynach nieobecności. Zaświadczenie lekarskie wpłynęło bowiem z opóźnieniem i przez kilka dni nie było wiadomo, co się dzieje z zatrudnioną.

Jak zauważył SN w przywołanym wyżej wyroku, teoretycznie nie zwalnia to pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności. Jednak u pozwanego pracodawcy przyjętym sposobem usprawiedliwiania nieobecności w pracy, jak u większości pracodawców, było przekazywanie pracodawcy zwolnienia lekarskiego drogą elektroniczną przez PUE ZUS. I pracownik miał prawo oczekiwać, że zaświadczenie lekarskie zostanie niezwłocznie przekazane pracodawcy. Tak się jednak w tym przypadku nie stało, co trzeba wziąć pod uwagę przy ocenie zachowania pracownika.

Wina umyślna lub rażące niedbalstwo

Pracodawca, czytając przepisy literalnie, twierdził jednak, że pracownik naruszył przepisy o usprawiedliwieniach nieobecności. SN sprzeciwił się takiemu podejściu. Zwrócił uwagę, że nie chodzi tu o jakiekolwiek naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, lecz o naruszenie kwalifikowane. Dopiero wykazanie przez pracodawcę, że pracownik dopuścił się zawinionego naruszenia obowiązku pracowniczego, pozwala na zastosowanie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (postanowienie SN z 23 marca 2022 r., sygn. akt I PSK 233/21). SN podkreślił, że sama bezprawność zachowania pracownika nie wystarcza, żeby uznać je za ciężkie naruszenie obowiązku pracowniczego. Do spełnienia tego warunku niezbędny jest bowiem znaczny stopień winy pracownika – wina umyślna lub rażące niedbalstwo.

W rozpatrywanej przez SN sprawie wykluczona była wina umyślna pracownicy, w grę mogłoby wchodzić ewentualnie rażące niedbalstwo. SN zwrócił uwagę, że rażące niedbalstwo jako element ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych jest postacią winy nieumyślnej, której nasilenie wyraża się w całkowitym ignorowaniu przez pracownika następstw jego działania, jeżeli rodzaj wykonywanych obowiązków lub zajmowane stanowisko nakazują szczególną przezorność i ostrożność w działaniu (tak SN w wyroku z 6 grudnia 2018 r., sygn. akt II PK 233/17). Zdaniem SN do niedbalstwa nie doszło, bo pracownica, gdy tylko otrzymała wiadomość od pracodawcy, to na nią odpowiedziała i wyjaśniła przyczynę nieobecności, po czym dopiero zaświadczenie lekarskie wpłynęło na profil pracodawcy na PUE ZUS. W tej sytuacji SN zwrócił sprawę do ponownego rozpoznania sądowi II instancji.

Podsumowanie

Pracodawcy powinni ostrożnie korzystać z możliwości rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym. Zdaniem sądów podstawą do rozwiązania nie może być samo naruszenie zasad usprawiedliwiania nieobecności, np. zrobienie tego przez pracownika w nieprawidłowy sposób, w tym np. za późno. Co prawda, zawsze wszystko zależy od okoliczności danej sprawy, jednak nie można zakładać z góry, że każde spóźnione usprawiedliwienie pozwala na zwolnienie pracownika. ©℗