Niepoprawne usprawiedliwianie nieobecności nie zawsze jest wystarczającym powodem do zwolnienia

Wśród specjalistów prawa pracy panuje opinia, że zwolnienie pracownika bez wypowiedzenia jest trudne do obrony, ponieważ sądy zazwyczaj prezentują podejście propracownicze. Jednym z problematycznych zagadnień w tym kontekście są nieobecności w pracy. Pracodawcy często czytają przepisy literalnie i każde naruszenie przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności uznają za podstawę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Tak było w sprawie rozpatrywanej przez Sąd Najwyższy (wyrok 28 sierpnia 2024 r., sygn. akt III PSKP 15/23). Pracownica nie zawiadomiła pracodawcy o przyczynach nieobecności, a zaświadczenie lekarskie wpłynęło z opóźnieniem i przez kilka dni nie było wiadomo, co się dzieje z zatrudnioną.

Zawiadomienie nie później niż w drugim dniu

Zgodnie z art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy (dalej k.p.) pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych można uznać nieusprawiedliwienie nieobecności. Zasady usprawiedliwiania zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z par. 1 rozporządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.

W zasadzie zatem każda okoliczność może usprawiedliwić nieobecność, o ile pracodawca takie wyjaśnienia zaakceptuje.

Paragraf 2 ust. 1 rozporządzenia wymaga, by pracownik uprzedził pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Ustęp 2 precyzuje, że pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli u danego pracodawcy nie są określone sposoby zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, to pracownik przekazuje informację osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Dokumentem usprawiedliwiającym nieobecność jest np. zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy, obecnie wystawiane w formie elektronicznej, które bez pośrednictwa pracownika trafia na profil pracodawcy (płatnika) na Platformie Usług Elektronicznych ZUS.

Sąd Najwyższy (wyrok z 28 sierpnia 2024 r., sygn. akt III PSKP 15/23) rozpatrywał spór dotyczący rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z pracownicą, która nie zawiadomiła pracodawcy o przyczynach nieobecności. Zaświadczenie lekarskie wpłynęło bowiem z opóźnieniem i przez kilka dni nie było wiadomo, co się dzieje z zatrudnioną.

Jak zauważył SN w przywołanym wyżej wyroku, teoretycznie nie zwalnia to pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności. Jednak u pozwanego pracodawcy przyjętym sposobem usprawiedliwiania nieobecności w pracy, jak u większości pracodawców, było przekazywanie pracodawcy zwolnienia lekarskiego drogą elektroniczną przez PUE ZUS. I pracownik miał prawo oczekiwać, że zaświadczenie lekarskie zostanie niezwłocznie przekazane pracodawcy. Tak się jednak w tym przypadku nie stało, co trzeba wziąć pod uwagę przy ocenie zachowania pracownika.

Wina umyślna lub rażące niedbalstwo

Pracodawca, czytając przepisy literalnie, twierdził jednak, że pracownik naruszył przepisy o usprawiedliwieniach nieobecności. SN sprzeciwił się takiemu podejściu. Zwrócił uwagę, że nie chodzi tu o jakiekolwiek naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, lecz o naruszenie kwalifikowane. Dopiero wykazanie przez pracodawcę, że pracownik dopuścił się zawinionego naruszenia obowiązku pracowniczego, pozwala na zastosowanie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (postanowienie SN z 23 marca 2022 r., sygn. akt I PSK 233/21). SN podkreślił, że sama bezprawność zachowania pracownika nie wystarcza, żeby uznać je za ciężkie naruszenie obowiązku pracowniczego. Do spełnienia tego warunku niezbędny jest bowiem znaczny stopień winy pracownika – wina umyślna lub rażące niedbalstwo.

W rozpatrywanej przez SN sprawie wykluczona była wina umyślna pracownicy, w grę mogłoby wchodzić ewentualnie rażące niedbalstwo. SN zwrócił uwagę, że rażące niedbalstwo jako element ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych jest postacią winy nieumyślnej, której nasilenie wyraża się w całkowitym ignorowaniu przez pracownika następstw jego działania, jeżeli rodzaj wykonywanych obowiązków lub zajmowane stanowisko nakazują szczególną przezorność i ostrożność w działaniu (tak SN w wyroku z 6 grudnia 2018 r., sygn. akt II PK 233/17). Zdaniem SN do niedbalstwa nie doszło, bo pracownica, gdy tylko otrzymała wiadomość od pracodawcy, to na nią odpowiedziała i wyjaśniła przyczynę nieobecności, po czym dopiero zaświadczenie lekarskie wpłynęło na profil pracodawcy na PUE ZUS. W tej sytuacji SN zwrócił sprawę do ponownego rozpoznania sądowi II instancji.

Podsumowanie

Pracodawcy powinni ostrożnie korzystać z możliwości rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym. Zdaniem sądów podstawą do rozwiązania nie może być samo naruszenie zasad usprawiedliwiania nieobecności, np. zrobienie tego przez pracownika w nieprawidłowy sposób, w tym np. za późno. Co prawda, zawsze wszystko zależy od okoliczności danej sprawy, jednak nie można zakładać z góry, że każde spóźnione usprawiedliwienie pozwala na zwolnienie pracownika. ©℗