Sztuczna inteligencja może w kilka sekund przygotować projekt odwołania od decyzji urzędu, reklamację, skargę, wniosek albo odpowiedź na oficjalne pismo. AI Act nie zakazuje zwykłym obywatelom korzystania z takich narzędzi. Problem zaczyna się gdzie indziej: chatbot może stworzyć przekonująco brzmiący dokument zawierający nieistniejący przepis, zły termin albo argument całkowicie niepasujący do sprawy. Za wysłane pismo nadal odpowiada człowiek.
Z punktu widzenia przeciętnego użytkownika zasada jest prosta. Można korzystać z ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude i innych narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji przy przygotowywaniu pism do urzędów, sądów, banków, firm, pracodawców czy spółdzielni mieszkaniowych. AI Act nie ustanawia generalnego zakazu takiego korzystania z chatbotów.
Sztuczna inteligencja może ułożyć nieuporządkowane informacje w czytelny dokument, poprawić składnię, skrócić zbyt długie zdania, nadać pismu formalny charakter albo przygotować jego pierwszą wersję. Użytkownik może poprosić o projekt reklamacji, wezwania do zapłaty, odpowiedzi na pismo administracyjne czy odwołania.
Nie oznacza to jednak, że dokument wygenerowany przez AI automatycznie spełnia wymagania prawne. Chatbot nie jest urzędem, sądem ani pełnomocnikiem. Nie ma też gwarancji, że prawidłowo rozpozna rodzaj postępowania i zastosuje właściwe przepisy.
To najważniejsza różnica między pomocą językową a poradą, od której może zależeć wynik konkretnej sprawy.
Jeżeli obywatel wpisze do chatbota: „Napisz odwołanie od decyzji”, system może stworzyć dokument wyglądający profesjonalnie. Bez dokładnych informacji nie będzie jednak wiedział, kiedy decyzję doręczono, jaki organ ją wydał, jaki środek zaskarżenia przysługuje ani czy termin nie został już przekroczony.
Największe zagrożenie? Przekonujący dokument z błędami
W przypadku zwykłej pomyłki stylistycznej skutki są niewielkie. Znacznie gorzej, gdy AI wygeneruje nieistniejący artykuł ustawy albo oprze argumentację na przepisie, który nie ma zastosowania.
Modele językowe tworzą odpowiedzi na podstawie wzorców i prawdopodobieństwa. Nie oznacza to, że każda wygenerowana informacja została wcześniej zweryfikowana w aktualnym źródle prawa. Odpowiedź może być płynna, logiczna i bardzo przekonująca, a jednocześnie błędna.
W sprawach urzędowych szczególne znaczenie mają natomiast szczegóły. Data odebrania pisma może uruchamiać bieg terminu. Pomylenie decyzji z postanowieniem może prowadzić do zastosowania niewłaściwej procedury. Pominięcie konkretnego żądania może sprawić, że urząd nie będzie wiedział, czego obywatel faktycznie oczekuje.
Dlatego najlepszy sposób korzystania z AI polega na rozdzieleniu dwóch etapów. Najpierw człowiek ustala fakty i sprawdza procedurę. Dopiero później sztuczna inteligencja pomaga nadać zgromadzonym informacjom formę przejrzystego pisma.
Jak bezpiecznie używać sztucznej inteligencji do przygotowania dokumentu?
Przed rozpoczęciem rozmowy z chatbotem należy zgromadzić podstawowe informacje: nazwę instytucji, rodzaj dokumentu, datę jego otrzymania, numer sprawy, treść rozstrzygnięcia oraz informację o terminie na reakcję.
Następnie można poprosić AI o przygotowanie konstrukcji dokumentu. Zamiast polecenia: „Napisz mi odwołanie”, znacznie bezpieczniej przekazać: „Uporządkuj przedstawione argumenty w formie projektu pisma. Nie dodawaj przepisów, których nie podałem. Zaznacz miejsca wymagające sprawdzenia”.
Taki sposób nie eliminuje ryzyka, ale je ogranicza.
Szczególną uwagę należy zwrócić na:
- daty i terminy,
- nazwy instytucji,
- sygnatury i numery spraw,
- wysokość kwot,
- podstawy prawne,
- opis stanu faktycznego,
- żądanie zawarte w piśmie,
- dane osobowe.
Im poważniejsza sprawa, tym mniejszy powinien być poziom zaufania do automatycznie wygenerowanego dokumentu. Odwołanie dotyczące renty, emerytury, dużego podatku, zwolnienia z pracy, zadłużenia albo decyzji wpływającej na mieszkanie może wymagać konsultacji z prawnikiem lub doradcą.
Chatbot nie bierze odpowiedzialności za pismo
To użytkownik decyduje o wysłaniu dokumentu. Jeżeli podpisuje pismo, co do zasady bierze odpowiedzialność za zawarte w nim informacje.
Nie można więc bezpiecznie przyjąć zasady: „Skoro napisała to sztuczna inteligencja, nie muszę sprawdzać treści”. Dla urzędu najważniejszy będzie dokument, który wpłynął do postępowania, a nie historia jego powstania.
W praktyce AI może być bardzo dobrym redaktorem. Może również pomóc osobom, które mają trudność z formalnym językiem, nie wiedzą, jak rozpocząć pismo albo chcą uporządkować argumenty. Granica przebiega jednak tam, gdzie użytkownik zaczyna traktować odpowiedź modelu jako pewne źródło obowiązującego prawa.
AI Act nie znosi tej odpowiedzialności. Unijne rozporządzenie reguluje przede wszystkim obowiązki dostawców i podmiotów wykorzystujących systemy sztucznej inteligencji. Zwykły użytkownik chatbota nie staje się automatycznie podmiotem zobowiązanym do przeprowadzania skomplikowanych procedur zgodności.
Dane osobowe w ChatGPT. Drugie dno problemu
Przygotowywanie pisma z pomocą AI wiąże się z jeszcze jednym ryzykiem. Użytkownik może bez zastanowienia wkleić do narzędzia cały dokument, a wraz z nim imię, nazwisko, adres, PESEL, dane dzieci, informacje o stanie zdrowia albo wysokości zadłużenia.
Nie zawsze jest to potrzebne.
Do poprawienia konstrukcji pisma system zazwyczaj nie musi znać numeru PESEL ani dokładnego adresu. Im mniej danych użytkownik ujawnia, tym mniejsze ryzyko.
Szczególnej ostrożności wymagają dokumenty medyczne, podatkowe, rodzinne i pracownicze. Zawierają one informacje, których nie należy udostępniać automatycznie tylko dlatego, że chatbot ułatwia napisanie pisma.
AI Act nie zastępuje RODO. Obie regulacje funkcjonują obok siebie, a polski UODO wielokrotnie podkreślał, że rozwój i stosowanie sztucznej inteligencji musi uwzględniać ochronę danych osobowych i prywatności.
Urząd też może korzystać z AI. Tu wymagania są inne
Inaczej wygląda sytuacja, gdy ze sztucznej inteligencji korzysta obywatel przy redagowaniu własnego pisma, a inaczej, gdy system AI jest wykorzystywany przez instytucję do oceny sytuacji człowieka.
Prosty system porządkujący korespondencję może wykonywać funkcję techniczną. Znacznie poważniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy algorytm wpływa na dostęp do ważnych świadczeń albo innych usług publicznych.
AI Act przewiduje szczególne obowiązki wobec systemów wysokiego ryzyka. Obejmują one rozwiązania mogące poważnie wpływać na zdrowie, bezpieczeństwo lub prawa podstawowe. W 2026 r. Komisja Europejska opublikowała projekty dodatkowych wytycznych dotyczących ich klasyfikowania.
Dla obywatela podstawowa zasada pozostaje niezmienna: im większy wpływ algorytmu na prawa człowieka, tym większe znaczenie mają kontrola, przejrzystość i możliwość interwencji człowieka.
Q&A. ChatGPT i pisma urzędowe
Czy można legalnie napisać odwołanie z pomocą ChatGPT?
Tak. AI Act nie zakazuje obywatelowi korzystania z chatbota przy przygotowywaniu projektu odwołania. Dokument trzeba jednak sprawdzić przed wysłaniem.
Czy trzeba poinformować urząd, że pismo powstało przy użyciu AI?
W typowej sytuacji obywatel korzystający z AI jako narzędzia redakcyjnego nie ma ogólnego obowiązku dopisywania do prywatnego pisma, że tekst został przygotowany z pomocą chatbota.
Czy ChatGPT może podać błędny przepis?
Tak. Model może wygenerować nieaktualną, niepełną albo całkowicie nieprawidłową podstawę prawną. Wszystkie przepisy należy weryfikować w aktualnych źródłach.
Czy można wkleić do ChatGPT całą decyzję urzędową?
Technicznie jest to możliwe, ale należy wcześniej zastanowić się, jakie dane zawiera dokument. Warto usunąć informacje, których system nie potrzebuje do wykonania zadania.
Czy AI może samodzielnie wysłać pismo za obywatela?
To zależy od konkretnego systemu i integracji, ale samo wygenerowanie treści nie oznacza złożenia skutecznego pisma w postępowaniu. Nadal trzeba spełnić wymagania dotyczące sposobu wniesienia dokumentu.
Kto odpowiada za błąd w piśmie napisanym przez AI?
W relacji z urzędem praktyczne konsekwencje ponosi osoba, która dokument składa. Nie należy zakładać, że powołanie się na błąd chatbota usunie skutki nieprawidłowego pisma.
Czy AI może zastąpić prawnika?
W prostych sprawach może pomóc w redakcji. Nie jest jednak bezpiecznym zamiennikiem profesjonalnej pomocy przy sprawach skomplikowanych lub mających poważne skutki finansowe i prawne.
Czy urząd może korzystać z AI do oceny obywatela?
Może wykorzystywać systemy sztucznej inteligencji, ale zależnie od ich celu i wpływu mogą podlegać szczególnym wymaganiom AI Act, a także przepisom o ochronie danych osobowych i innym regulacjom.
Źródła:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689, czyli AI Act.
- Komisja Europejska, informacje o zasadach i harmonogramie stosowania AI Act.
- Komisja Europejska, projekt wytycznych dotyczących klasyfikacji systemów wysokiego ryzyka.
- Urząd Ochrony Danych Osobowych, materiały dotyczące relacji między AI a ochroną danych osobowych.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu