Korekta płci pracownika. Pracodawcy nie interesuje postanowienie sądu, musi czekać na nowe dokumenty

Pracownicy działów kadr coraz częściej spotykają się w swojej codziennej pracy z koniecznością uwzględnienia w łączącym ich z pracownikiem stosunku pracy dokonanej przez niego korekty płci. Widać to najlepiej na grupach branżowych, na których często prowadzone są na ten temat rozmowy, a specjaliści poszukują informacji dotyczących tego, jak prawidłowo wywiązać się w takiej sytuacji z ciążących na pracodawcy obowiązków. Pytań związanych z całą procedurą jest wiele, a podstawowe jest takie, na podstawie jakiego dokumentu przedstawionego przez pracownika, należy dokonać korekty dokumentów związanych ze stosunkiem pracy?

Postanowienie sądu o korekcie płci to początek drogi

Korekta płci oznacza zmianę płci metrykalnej przypisanej danej osobie i pociąga za sobą konieczność dokonania zmian danych zawartych w odpowiednich rejestrach i dokumentach. O ich dokonaniu decyduje sąd rejonowy właściwy dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy, a robi to na wniosek. Postępowanie toczy się w trybie nieprocesowym, a sąd orzeka postanowieniem. Wniosek może zostać uwzględniony lub oddalony. Jeśli zajdzie taka potrzeba, sąd może przeprowadzić dodatkowe dowody, ale w większości przypadków rozstrzygnięcie zapada na podstawie przedłożonych mu przez wnioskodawcę dokumentów. Jednak wydanie postanowienia przez sąd, to z prawnego punktu widzenia dopiero początek drogi, którą musi przejść wnioskodawca. Pociąga ono bowiem za sobą konieczność:
- ujawnienia tej okoliczności w akcie urodzenia w formie wzmianki dodatkowej,
- zmiany numeru PESEL,
- zmiany imienia (najczęściej),
- wymiany dokumentów (m.in. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy),
- poinformowania odpowiednich instytucji i organów o zmianach.

POLECAMY: Sama umowa już nie wystarczy. Dla PIP będzie się liczyć to, jak wygląda współpraca w praktyce

Nowy PESEL i nowe dokumenty mają kluczowe znaczenie

Pole do działania dla pracodawcy pojawia się w praktyce dopiero na ostatnim etapie całego procesu. Gdy pracownik dopełni obowiązków związanych z ujawnieniem korekty w akcie urodzenia, zmianą numeru PESEL i przeprowadzi postępowanie w sprawie zmiany imienia (ewentualnie również nazwiska), niejako podsumowaniem tych działań będzie zmiana dokumentów (m.in. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy). Warto wiedzieć, że istnieje również możliwość dokonania zmiany danych w dokumentach potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje. Taką możliwość przewiduje § 60 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków oraz w § 26 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 27 września 2018 r. w sprawie studiów. Z pierwszej z tych regulacji wynika, że nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska na dokumentach, których dotyczą te akty, jeżeli zmiana ta nastąpiła po:
1) ukończeniu szkoły albo szkoły polskiej,
2) zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia,
3) zdaniu egzaminu zawodowego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie,
4) otrzymaniu dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
5) wydaniu zaświadczenia o zawodzie lub zaświadczenia o przebiegu nauczania
- chyba że zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego.

W drugim przypadku uczelnia wydaje dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu i odpis suplementu na nowe imię lub nazwisko, po przedstawieniu orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.

Pracodawca działa na podstawie nowych dokumentów

Z punktu widzenia konieczności dostosowania dokumentów kadrowych kluczowe nie jest przestawienie pracodawcy orzeczenia sądu, a dopiero „zaktualizowanych” dokumentów, które będą wskazywały nowe imię (ewentualnie nazwisko), płeć oraz numer PESEL. To dopiero na tej podstawie pracodawca może zaktualizować dane w aktach osobowych oraz systemach kadrowo-płacowych. Ma również obowiązek zawiadomić o zmianie danych ZUS (na formularzu ZUS ZUA) i urząd skarbowy. Konieczne może również się okazać zaktualizowanie danych pracownika związane z przyznanymi mu benefitami (ubezpieczenie grupowe, opieka medyczna, karta sportowa, itp.).