Jest podpis Prezydenta i system: eUmowy. Spore zmiany w prawie pracy oraz w prawie cywilnym. Wchodzimy w system umów elektronicznych - czy to oznacza jeszcze większy nadzór ze strony państwa?

Jest podpis Prezydenta i system: eUmowy. Spore zmiany w prawie pracy oraz w prawie cywilnym. Wchodzimy w system umów elektronicznych - czy to oznacza jeszcze większy nadzór ze strony państwa?

W czerwcu 2026 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów oraz niektórych innych ustaw (dalej jako: ustawa). Ustawa dotyczy zmian w przepisach publicznego systemu internetowego, który służy do zawierania i obsługi m.in. umów o pracę, umów zlecenia czy umów związanych np. z zatrudnieniem niani. Zmiany dotyczą rozszerzenia dostępu do systemu, zwiększenia liczby rodzajów umów, które można zawierać online, a także umożliwienia przeniesienia do systemu umów podpisanych wcześniej w formie papierowej. Nowe przepisy realizują działania deregulacyjne rządu.

Ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów ma na celu rozszerzenie i uproszczenie korzystania z systemu e-Umów. Obowiązująca ustawa z 16 listopada 2022 r. stworzyła podstawy do uruchomienia bezpłatnego i dobrowolnego systemu, który umożliwia elektroniczne zawieranie oraz obsługę wybranych umów, głównie prostych umów z życia codziennego, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia czy umowa uaktywniająca. System zapewnia gotowe wzory dokumentów, elektroniczne przechowywanie dokumentacji oraz uproszczone rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym.

Strony będą mogły tworzyć, podpisywać i doręczać elektronicznie także inne dokumenty związane z umową, bez potrzeby korzystania z papieru

Ustawa przewiduje również możliwość przeniesienia do systemu umów zawartych wcześniej poza systemem i ich dalszej elektronicznej obsługi, a także wykonywania w systemie pojedynczych czynności dotyczących takich umów, np. sporządzenia aneksu czy wypowiedzenia. Strony będą mogły tworzyć, podpisywać i doręczać elektronicznie także inne dokumenty związane z umową, bez potrzeby korzystania z papieru. Nadal podstawą działania systemu będzie zgoda obu stron, a korzystanie z niego pozostanie rozwiązaniem alternatywnym wobec tradycyjnej formy pisemnej.

Kontrola? Tak. Ustawa gwarantuje szerszą wymianę danych między systemem a ZUS, KAS, KRS i CEIDG

W celu zwiększenia automatyzacji ustawa przewiduje szerszą wymianę danych między systemem a ZUS, KAS, KRS i CEIDG. Ma to umożliwić automatyczne pobieranie danych identyfikacyjnych, weryfikację osób uprawnionych do reprezentacji podmiotów oraz pozyskiwanie danych potrzebnych do prawidłowego rozliczenia umów, np. o zwolnieniach lekarskich, opiece nad dzieckiem czy stażu pracy. System ma też wspierać pracodawców w realizacji obowiązków wobec cudzoziemców oraz oferować dodatkowe funkcje, takie jak potwierdzanie obecności pracownika, zgłoszenie rozpoczęcia pracy zdalnej czy dołączanie dokumentów z zakresu BHP.

Istotnym elementem projektu jest ochrona danych osobowych. Zakres przetwarzanych danych ma być ograniczony do niezbędnego minimum, zgodnie z RODO. Zrezygnowano m.in. z pozyskiwania informacji o rodzaju, numerze i serii dokumentu tożsamości. Dane będą przechowywane przez 10 lat. System ma być oparty na zasadach privacy by design i privacy by default, z zapewnieniem poufności, integralności, dostępności, autentyczności i rozliczalności operacji.

Projekt ma przynieść korzyści szczególnie małym i średnim przedsiębiorcom, ale także większym podmiotom, które zyskają dostęp do elektronicznej obsługi umów. Pozytywnie wpłynie też na osoby z niepełnosprawnościami, ponieważ umożliwi zawieranie umów na odległość, bez konieczności osobistej wizyty u pracodawcy. Ustawa ma wejść w życie zasadniczo po 14 dniach od ogłoszenia, natomiast część przepisów dotyczących ZUS – po 6 miesiącach. Nowe funkcjonalności systemu mają być uruchamiane stopniowo, w terminie do 3 lat od wejścia w życie ustawy.

Celem ustawy było utworzenie systemu teleinformatycznego „eUmowy do obsługi niektórych umów” - kancelaria Prezydenta RP podsumowuje

Celem ustawy było utworzenie systemu teleinformatycznego „eUmowy do obsługi niektórych umów”. Umożliwi on podmiotom zainteresowanym zawieranie, zmianę oraz rozwiązywanie umów w postaci elektronicznej wraz z możliwością ich podpisywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Ustawa przewiduje m.in.:

• rozszerzenie zakresu przedmiotowego ustawy – możliwość zawarcia w Systemie również porozumień o wolontariat oraz innych umów związanych z zatrudnieniem w tym: umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy oraz po jego ustaniu, umowy z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe, umowy o współodpowiedzialności materialnej;
• rozszerzenie zakresu podmiotowego ustawy na wszystkie podmioty chcące skorzystać z Systemu;;
• doprecyzowanie udostępnionych w Systemie metod obsługi umów – podstawowym sposobem obsługi umowy będzie wykorzystanie formularza udostępnionego w tym Systemie;
• uregulowanie sposobu uwierzytelniania użytkowników – uwierzytelnienie użytkownika w Systemie będzie możliwe jedynie z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego;
• doprecyzowanie sposobu dostępu do Systemu przez moduł Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy na portalu biznes.gov.pl;
• rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych w sposób elektroniczny z KRS i CEIDG – przewiduje się pozyskiwanie takich danych identyfikacyjnych, jak nazwa, NIP i REGON, a także danych adresowych i kontaktowych dotyczących prowadzonej działalności, osób prawnych albo osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz danych identyfikacyjnych osób uprawnionych do reprezentowania tych podmiotów;
• doprecyzowanie zakresu danych, jakie za pośrednictwem Systemu będą przekazywane do organów Krajowej Administracji Skarbowej;
• w Systemie ujęte będą również informacje o możliwości zgłoszenia naruszenia praw pracowniczych lub uzyskania przez pracowników bezpłatnej porady;
• doprecyzowanie zasad zawierania, zmiany oraz rozwiązywania umów, a także porozumień obsługiwanych w Systemie – do obsługi umowy za pośrednictwem Systemu będzie wymagana zgoda stron umowy; zgoda nie będzie mogła być odwołana;
• umożliwienie obsługi w Systemie umów zwartych poza Systemem, w tym ich zmiany oraz rozwiązywania, a także dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy (po uzyskaniu zgody strony na prowadzenie obsługi umowy w Systemie); z takiego rozwiązania będą mogli skorzystać pracodawcy lub zleceniodawcy, będący mikroprzedsiębiorcami lub małymi przedsiębiorcami;
• rezygnację z pozyskiwania od osoby fizycznej danych o rodzaju, numerze i serii dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku braku numeru PESEL – przepisy opiniowanej ustawy przewidują rozwiązanie, zgodnie z którym umowy w Systemie będą mogły być zawierane jedynie przez użytkowników, którzy będą zweryfikowani w rejestrze PESEL.

Podsumowując, najważniejsze postanowienia w zakresie zmian w systemie teleinformatycznym eUmowy do obsługi niektórych umów to:

• otwarcie systemu dla wszystkich podmiotów,
• rozszerzenie katalogu obsługiwanych umów,
• możliwość obsługi umów zawartych poza systemem,
• elektroniczne sporządzanie, podpisywanie i doręczanie dokumentów,
• większa integracja z ZUS, KAS, KRS i CEIDG,
• dodatkowe funkcje dla pracodawców i pracowników,
• zachowanie wysokich standardów ochrony danych,
• dalsze korzystanie z podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego.

Kiedy ustawa wejdzie w życie?

Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia jej ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów mających na celu zmianę sposobu informowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez ubezpieczonego o zmianie danych kontaktowych. Przepisy te wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.