Zwolnienie lekarskie od zagranicznego lekarza. Czy trzeba je uwzględniać?

Pracodawcy muszą uwzględniać także zwolnienia lekarskie, które zostały wystawione przez lekarzy zagranicznych dla cudzoziemców w ich krajach pochodzenia. Pracownik może np. pojechać w odwiedziny do rodziny, tam zachorować i przesłać zwolnienie lekarskie. W zależności od kraju, w jakim zaświadczenie zostało wydane, pracodawcy będą musieli żądać tłumaczenia.

Może to dotyczyć również urodzenia dziecka i nabycia prawa do zasiłku macierzyńskiego, a także zasiłku opiekuńczego z tytułu konieczności sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny mieszkającym w kraju pochodzenia cudzoziemca.

Dokumenty wymagane do zasiłków – zasady ogólne

Dokumentem wymaganym do otrzymania zasiłku chorobowego z powodu choroby jest zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje zaświadczenie lekarskie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Zaświadczenie trafia również na PUE ZUS płatnika.

To zasada ogólna wynikająca z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Szczegółowe zasady zawarte są w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

W przypadku zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka konieczne jest przedstawienie aktu urodzenia dziecka, zaś zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny – zaświadczenie o konieczności sprawowania takiej opieki wystawione przez lekarza.

Czy pracodawca musi uwzględniać zagraniczne zwolnienie lekarskie?

Zgodnie z § 5 rozporządzenia dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą jest przetłumaczone na język polski zaświadczenie lekarskie wystawione w zagranicznym zakładzie leczniczym lub przez zagranicznego lekarza:

• zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem;
• określające początkową i końcową datę tej niezdolności.

Z oczywistych względów zaświadczenie to nie wpłynie na profil PUE ZUS płatnika. W takim przypadku powinno zostać dostarczone w formie papierowej w oryginale. Przepisy nie przewidują, aby można było je przedstawić płatnikowi w formie kopii.

Czy pracownik musi przedstawić przetłumaczone zwolnienie?

To zależy od kraju, w którym zwolnienie zostało wystawione. Zgodnie z § 6 rozporządzenia nie trzeba tłumaczyć zaświadczeń lekarskich wystawionych w następujących krajach:

• państwach UE,
• Norwegii, Islandii, Liechtensteinu, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii,
• państwach stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego (Serbii, Czarnogóry, Bośni i Hercegowiny, Macedonii Północnej, USA, Kanady, Australii, Korei Południowej, Izraelu, Białorusi, Ukrainy, Mołdawii, Mongolii, Turcji).

Tu trzeba podkreślić, że zwolnione z obowiązku tłumaczenia jest zaświadczenie wystawione w języku urzędowym danego kraju. Gdyby zatem pracownik dostarczył zwolnienie wystawione np. na Ukrainie, ale po angielsku, to musiałby przedstawić tłumaczenie.

Obecnie na ratyfikację czeka umowa z Indiami, która spowoduje, że zwolnienie lekarskie wystawione w Indiach także nie będzie musiało być tłumaczone.

Czy pracodawca może badać autentyczność zagranicznego zaświadczenia lekarskiego?

Pracodawca (płatnik) nie tylko może, ale i musi badać autentyczność zagranicznego zaświadczenia lekarskiego. Zaświadczenie pełni dwojaką rolę – usprawiedliwia nieobecność w pracy oraz uprawnia do wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku.

W przypadku gdy płatnik jest jednocześnie płatnikiem zasiłków, jest on odpowiedzialny za prawidłową wypłatę zasiłków. Jeśli zaświadczenie budzi wątpliwości, płatnik powinien wstrzymać wypłatę zasiłku i zwrócić się do ZUS z pytaniem, czy dane zaświadczenie może być podstawą do wypłaty.

Jakie dokumenty są niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka za granicą?

Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą jest:

• zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza stwierdzające przewidywaną datę porodu – gdy kobieta wnioskuje o zasiłek macierzyński przed porodem;
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju.

Analogicznie w tym przypadku dokumenty te muszą być przetłumaczone na zasadach takich jak zaświadczenie lekarskie.

Czy pracownicy przysługuje urlop macierzyński i zasiłek macierzyński po poronieniu, które stwierdzi zagraniczna placówka medyczna?

Tak, w takiej sytuacji pracownicy również przysługuje urlop macierzyński na podstawie art. 180¹ § 1 k.p., a co za tym idzie także zasiłek macierzyński.

Zgodnie z tym przepisem w razie urodzenia martwego dziecka lub zgonu dziecka przed upływem 8 tygodni życia, pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze 8 tygodni po porodzie, nie krócej jednak niż przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka. Pracownicy, która urodziła więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie, przysługuje w takim przypadku urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu.

Przepisy prawa pracy nie rozróżniają pojęcia „martwe urodzenie” od „poronienia”, dlatego niezależnie od wieku ciąży w ujęciu tych przepisów mówi się o „martwym urodzeniu”. W zależności od tego, jaki dokument został wystawiony za granicą, pracownica, aby udowodnić prawo do urlopu, powinna przedstawić:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju – z adnotacją o martwym urodzeniu;
• a w przypadku gdy nie został sporządzony akt urodzenia dziecka lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka – zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza posiadającego tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii lub lekarza w trakcie odbywania specjalizacji w tej dziedzinie albo zagranicznej położnej o martwym urodzeniu, wydane na podstawie dokumentacji medycznej.

Dozwolone są kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

Czy płatnik powinien wypłacić zasiłek opiekuńczy na podstawie zagranicznego zaświadczenia o konieczności opieki?

Tak, podstawą do wypłaty zasiłku opiekuńczego są także zaświadczenia wystawione przez zagranicznego lekarza. Zgodnie z § 28 rozporządzenia dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki podczas pobytu za granicą jest zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza, spełniające warunki określone w § 5 i § 6 oraz wniosek.

Chodzi tu o wniosek określony w § 27 rozporządzenia, zgodnie z którym dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego jest złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego wniosek o zasiłek opiekuńczy, zawierający dane określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

Czy zawsze pracownik musi doręczać zagraniczne zwolnienie lekarskie?

Nie, § 32 rozporządzenia przewiduje, że za dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłków uznaje się również dokumenty przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS przez zagraniczną instytucję ubezpieczeniową państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej albo państwa strony umowy międzynarodowej w zakresie zabezpieczenia społecznego, której stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Brak przekazania takiego dokumentu przez zagraniczną instytucję i w związku z tym brak wypłaty nie obciąża ani ZUS, ani płatnika.