Wiele uprawnień przysługujących pracownikowi jest uzależnionych od okoliczności, które trzeba udokumentować. Na przykład pracodawca, chcąc prawidłowo ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego lub prawo do gratyfikacji jubileuszowej, musi wiedzieć, jaki jest staż pracy danego pracownika. Jest to możliwe tylko wówczas, gdy pracodawca dysponuje odpowiednimi dokumentami.
Ponadto spełnienie wielu obowiązków przez pracodawcę musi znaleźć swój formalny wyraz np. w postaci konkretnego pisma. W wielu przypadkach musi on również uzyskać od pracownika stosowne oświadczenia, np. w zakresie korzystania z uprawnień rodzicielskich, zgody na bezgotówkową wypłatę wynagrodzenia czy potwierdzenia zapoznania się z przepisami zakładowymi. To wszystko wymaga gromadzenia licznych dokumentów.
Zbiór dokumentów związanych z nawiązaniem i trwaniem zatrudnienia określa się ogólnym pojęciem dokumentacja pracownicza. W terminologii ustawowej określenie to występuje jednak obok pojęcia akta osobowe pracownika. Przepisy prawa rozgraniczają bowiem oba terminy, statuując obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika.
Dane kandydata
W procesie rekrutacji pracodawca ocenia przydatność kandydatów do pracy i zbiera informacje na ich temat. Granice uprawnień pracodawcy zostały jednak wyraźnie zakreślone. Ich przekroczenie może narazić go na konsekwencje wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jedynie danych osobowych określonych w kodeksie pracy. Obejmują one takie informacje jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. W celu potwierdzenia ich autentyczności pracodawca może zażądać od pracownika przedłożenia stosownych dokumentów. Kandydat do pracy może natomiast dodatkowo dostarczyć dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się on o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pracodawca może domagać się od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów:
  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Dodatkowe informacje
Przepisy prawa pracy wyczerpują w zasadzie zakres uprawnień pracodawcy do żądania określonej dokumentacji od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pewnym odstępstwem jest prawo domagania się od kandydata do pracy informacji, których podanie wynika z przepisów odrębnych, np. przedstawienie zaświadczenia o niekaralności. W każdym jednak przypadku należy pamiętać, że prawo do dodatkowych informacji musi wynikać bezpośrednio z przepisów prawa, a nie z ciekawości pracodawcy.
Nowo zatrudniony pracownik, oprócz informacji ujawnionych w procesie rekrutacji, powinien wskazać imiona i nazwiska oraz daty urodzenia swoich dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca może ponadto żądać podania numeru PESEL, a także przedłożenia kwestionariusza osobowego.
Charakter dowodowy
Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest obowiązkiem pracodawcy. Kodeks pracy nie określa jednak sposobu realizacji tego obowiązku, odsyłając w tym zakresie do przepisów wykonawczych. Obowiązku pracodawcy w tym zakresie nie należy jednak traktować tylko w aspekcie formalnym, jego realizacja leży bowiem również w jego interesie. Zgromadzone dokumenty są dowodem na wywiązywanie się przez niego z obowiązków wobec pracownika. Dokumentacja ma także charakter dowodowy dla pracowników. Na jej podstawie mogą oni dochodzić ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy.
Dla każdego pracownika
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Umieszcza w nich wszystkie dokumenty dotyczące osoby zatrudnionej, od momentu ubiegania się przez nią o pracę, aż do momentu jej zakończenia. W aktach przechowuje się różnego rodzaju pisma, oświadczenia, wnioski, korespondencję pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, zawierane umowy i informacje o ich zmianach.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów może żądać tylko do wglądu lub sporządzenia z nich odpisów albo kopii.
Inne dokumenty
Pracodawca obok prowadzenia akt osobowych poszczególnych pracowników ma również obowiązek gromadzenia innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Należą do nich: dokumentacja wypadkowa, dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Poza tym pracodawca prowadzi kartę ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika. Obejmuje ona pracę w poszczególnych dniach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Do dodatkowej dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę należy ponadto imienna karta (lista) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
ZAWARTOŚĆ AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA
Akta osobowe pracownika składają się z trzech części i obejmują:
  • w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
DANUTA KLUCZ
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).