Dyscyplinarka dla pracownika. O czym muszą pamiętać pracodawcy?

Dyscyplinarka to potoczne określenie na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 51 § 1 pkt 1 kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Pracodawca musi zachować określoną procedurę, aby rozwiązanie umowy w tym trybie zostało uznane za poprawne:

• rozwiązanie umowy o pracę nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy;
• pracodawca musi zawiadomić o tym organizację związkową;
• musi doręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy zawierające prawdziwą przyczynę rozwiązania umowy.

Jak obliczyć termin 1 miesiąca na wręczenie dyscyplinarki?

Termin na wręczenie dyscyplinarki liczy się od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. W praktyce sposób obliczania tego terminu może okazać się skomplikowany, bo niekoniecznie dzień naruszenia obowiązków będzie jednocześnie dniem, w którym pracodawca się o tym dowiedział albo pozyskał pełną wiedzę co do jego przebiegu. Dlatego istnieje na ten temat bogate orzecznictwo.

Jak zwrócił uwagę SN w wyroku z 5 lutego 2025 r., III PSKP 28/23, termin 1 miesiąca na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika zaczyna biec od chwili, gdy - obiektywnie mierząc - stan wiedzy pracodawcy pozwala na ocenę, że doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Chodzi o to, żeby pracodawca miał rozeznanie co do bezprawności zachowania pracownika, naruszenia albo (poważnego) zagrożenia interesów pracodawcy, a także zawinienia pracownika.

Jak liczyć termin, gdy prowadzone jest postępowanie wyjaśniające?

To, że pracodawca powziął informacje o zdarzeniu, nie oznacza zawsze, że ma pełną wiedzę o jego przebiegu. Może pojawić się wątpliwość, jak w takich przypadkach obliczać termin na wręczenie dyscyplinarki.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę np. na postanowienie SN z 19 lipca 2023 r., III PSK 120/22. SN stwierdził, że miesięczny termin na wręczenie dyscyplinarki rozpoczyna się od chwili, w której pracodawca uzyskał w dostatecznym stopniu wiarygodne informacje o tym, że pracownik dopuścił się czynu nagannego. I to w stopniu usprawiedliwiającym niezwłoczne rozwiązanie z nim umowy o pracę, a więc ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Termin ten nie jest przeznaczony dla ustalania (prowadzenia postępowania wyjaśniającego) przez pracodawcę, czy pracownik w ogóle dopuścił się określonego czynu oraz jaki jest stopień jego naganności. Ma służyć zastanowieniu się i podjęciu decyzji przez pracodawcę, który wie już, że określony czyn został popełniony oraz jakie są towarzyszące mu okoliczności.

Ukrywanie informacji o naruszeniu – czy termin na dyscyplinarkę biegnie?

Ważne jest również to, kto dowiedział się o naruszeniu. SN we wspomnianym wyroku z 5 lutego 2025 r. uszczegółowił, że termin zaczyna biec od dnia, w którym osoba upoważniona do rozwiązania stosunku pracy albo inna osoba należąca do kierownictwa zakładu pracy uzyskała wiadomość o takim postępowaniu pracownika, które uzasadnia zastosowanie wobec niego dyscyplinarki. Sąd podkreślił, że jeśli bezpośredni przełożeni pracownika, mimo takiej powinności, nie przekazują osobie reprezentującej pracodawcę w stosunkach pracy informacji o zachowaniu pracownika uzasadniającym dyscyplinarkę, termin nie zaczyna biec do czasu powzięcia wiadomości o tym zachowaniu przez tę osobę. [Przykład]

Zawiadomienie związku zawodowego

Zawiadomienie związku zawodowego jest konieczne. Zgodnie z art. 52 § 3 k.p. pracodawca podejmuje decyzję w sprawie rozwiązania umowy po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni. W tym przypadku również może pojawić się wątpliwość, jak liczyć ten termin.

Jak zwrócił uwagę SN w postanowieniu z 13 listopada 2018 r., III PK 5/18, do zawiadomienia organizacji związkowej o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia stosuje się odpowiednio przepisy o oświadczeniach woli. A zatem bieg terminu z art. 52 § 3 k.p. rozpoczyna się z chwilą, gdy zawiadomienie doszło do zarządu organizacji związkowej w taki sposób, że możliwe było zapoznanie się z jego treścią.

Jakie są wymagania oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia?

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia musi być dokonane na piśmie i zawierać przyczynę rozwiązania umowy oraz pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu.

Pracodawcy muszą pamiętać, że tylko przyczyna wskazana w oświadczeniu będzie rozpatrywana przed sądem w razie odwołania. Podkreślił to SN w postanowieniu z 28 listopada 2023 r., III PSK 1/23. SN stwierdził, że istotne jest również to, że wskazanie przyczyny (przyczyn) rozwiązania (wypowiedzenia) umowy przesądza o tym, że spór przed sądem pracy może się toczyć tylko w jej (ich) granicach. Okoliczności podane pracownikowi na uzasadnienie decyzji o rozwiązaniu (wypowiedzeniu) stosunku pracy, a następnie ujawnione w postępowaniu sądowym, muszą być takie same, zaś pracodawca jest pozbawiony możliwości powoływania się przed organem rozstrzygającym spór na inne przyczyny mogące przemawiać za słusznością rozwiązania.

Nie oznacza to jednak, że oświadczenie musi zawierać szerokie omówienie przyczyny rozwiązania umowy o pracę z podaniem wszystkich istniejących okoliczności. Potwierdził to SN w wyroku z 3 sierpnia 2012 r., I PK 45/12. Zdaniem SN przyczyny zwolnienia wskazane w oświadczeniu o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia mogą być szerzej omówione dopiero w trakcie postępowania przed sądem.

Co może być przyczyną dyscyplinarki?

Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków to pojęcie bardzo szerokie. W orzecznictwie zwraca się uwagę, że służy to „elastyczności stosowania tego przepisu i możliwości odniesienia go do wielu zróżnicowanych stanów faktycznych” – jak zwrócił uwagę SN w postanowieniu z 10 lutego 2022 r., III PSK 148/21. Dlatego też istotny jest całokształt okoliczności faktycznych danej sprawy, który może być szeroko przedstawiony na etapie postępowania sądowego.

Kluczowe znaczenie dla zastosowania dyscyplinarki ma wina pracownika, stanowiąca jeden z wymaganych elementów konstrukcji ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. SN w wyroku z 8 listopada 2023 r., I PSKP 8/23, podkreślił, że warunkiem zastosowania art. 52 § 1 pkt 1 k.p. jest stosunek psychiczny pracownika do skutków swojego postępowania,a więc jego wolę i możliwości przewidywania. Chodzi o to, że pracownik musi mieć świadomość, że narusza obowiązki o podstawowym charakterze oraz że spowoduje to negatywne skutki dla pracodawcy. Przypisanie pracownikowi ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych nie jest możliwe bez wykazania mu winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, a ocena ta powinna odbywać się przez pryzmat całokształtu okoliczności.

Na czym polega ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych?

Kodeks pracy nie zawiera dokładnej definicji tego wyrażenia, dlatego należy odwołać się do orzecznictwa SN.

SN m.in. w postanowieniu z 23 czerwca 2025 r., III PSK 115/24, wyjaśnił, że w pojęciu "ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych" mieszczą się trzy elementy. Są to:

• bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego);
• naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy;
• zawinienie obejmujące zarówno winę umyślną, jak i rażące niedbalstwo.

Bezprawność zachowania pracownika jest przy tym rozumiana jako zachowanie sprzeczne z obowiązującymi tego pracownika regułami wynikającymi z przepisów prawa pracy, które może polegać zarówno na działaniu, jak i na zaniechaniu. Sama bezprawność zachowania pracownika nie uzasadnia jeszcze rozwiązania z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Określenie "ciężkie naruszenie" należy zatem tłumaczyć z uwzględnieniem stopnia winy pracownika i zagrożenia dla interesów pracodawcy, powstałego wskutek jego działania lub zaniechania.

Jakie roszczenia ma pracownik zwolniony dyscyplinarnie?

Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę bez wypowiedzenia, może złożyć odwołanie do sądu w terminie 21 dni od otrzymania oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Pracownik może wnioskować o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie.

Pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, nie więcej jednak niż za 3 miesiące i nie mniej niż za 1 miesiąc.

Jeżeli jednak umowę o pracę rozwiązano z pracownikiem znajdującym się w ochronie przedemerytalnej albo z pracownicą w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego lub od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części - do dnia zakończenia tego urlopu, wynagrodzenie przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy. Dotyczy to także przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę podlega ograniczeniu z mocy przepisu szczególnego (dotyczy to np. działaczy związkowych).