Zwolnienie pracownika z wykorzystaniem wiadomości SMS jest wadliwe, ale skuteczne

Sąd Najwyższy rozstrzygnął sprawę odwołania od oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę złożonego pracownikowi przez pracodawcę w postaci wiadomości elektronicznej SMS. Uznał, że rozwiązanie umowy za pomocą takiej wiadomości było skuteczne, ale wadliwe (wyrok z 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt II PSKP 86/22). Z tego względu pracownikowi przyznano odszkodowanie. Warto zwrócić szczególną uwagę na całe uzasadnienie wyroku, bo stan faktyczny sprawy stał się przyczynkiem do szerszych rozważań SN na temat oświadczeń w formie elektronicznej, warunków ich poprawności i sposobów doręczenia, a także dopuszczalności ich stosowania w stosunkach pracowniczych.

Zasady ogólne

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę lub wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę powinno zostać złożone na piśmie. Forma pisemna jest wymagana, aby złożone oświadczenie było prawidłowe. Zachowanie formy pisemnej wymaga złożenia odręcznego podpisu przez osobę składają to oświadczenie. Równocześnie zgodnie z kodeksem cywilnym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takie oświadczenie jest zatem równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej.

Dla skutecznego złożenia wypowiedzenia lub oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę konieczne jest także prawidłowe doręczenie oświadczenia pracownikowi, który musi mieć możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia. W przypadku tradycyjnego oświadczenia na piśmie najczęściej wręcza się je na spotkaniu. Wówczas nie ma wątpliwości, że pracownik otrzymuje dokument. Czasem pracodawcy decydują się na doręczenie za pomocą tradycyjnej poczty, co wydłuża proces doręczenia, a zdarza się, że do skutecznego doręczenia nie dojdzie lub pojawią się wątpliwości, czy pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią.

W dobie pracy zdalnej pracodawcy coraz częściej stosują wypowiedzenia w formie elektronicznej. W czasie pandemii taka forma była czasem jedynym rozwiązaniem, aby skutecznie doręczyć oświadczenie pracownikowi pracującemu zdalnie. Należy w tym miejscu przypomnieć, że w czasie pandemii wyłączone było domniemanie doręczenia za pomocą poczty nawet po dwukrotnym awizowaniu przesyłki poleconej.

Większość doktryny i praktyków potwierdzała dopuszczalność i prawidłowość formy elektronicznej. Zwracano uwagę na konieczność opatrzenia oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zatem oświadczenie w postaci elektronicznej bez takiego podpisu, np. w treści samego e-maila, nie spełniało tych wymagań. Ponadto konieczne jest znalezienie kanału umożliwiającego skuteczne doręczenie, np. służbowy e-mail.

Potwierdzenie praktyki

W rozpatrywanej przez SN sprawie dyrektor generalny 27 grudnia 2017 r. wysłał pracownikowi wiadomość SMS o treści: „Rozwiązuję z Panem umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Uzasadnienie przesyłam za pośrednictwem poczty”. Tego samego dnia za pośrednictwem firmy kurierskiej na adres pracownika nadane zostało pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia podpisane przez dyrektora generalnego. Oświadczenie zostało jeszcze wysłane na inne znane pracodawcy adresy za pośrednictwem firm kurierskich i Poczty Polskiej. Jedna z przesyłek została odebrana finalnie przez pracownika 11 stycznia 2018 r. Jednak sądy uznały, że skutek rozwiązania wywołała pierwsza wiadomość SMS, a następcze doręczenie oświadczenia w formie pisemnej nie usunęło pierwotnej wadliwości tego oświadczenia.

Wyrok SN z 22 kwietnia 2024 r. potwierdza szeroko stosowaną praktykę i doprecyzowuje warunki skuteczności takiego oświadczenia. Sąd potwierdził, że rozwiązanie stosunku pracy przez wysłanie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej w trybie natychmiastowym – w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu – nie narusza art. 30 par. 3 kodeksu pracy w związku z art. 781 par. 1 kodeksu cywilnego w stosunku do pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze sprzętu komputerowego dostarczonego przez pracodawcę.

Równocześnie wysłanie do pracownika oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy w drodze SMS nie spełnia wymogu rozwiązania umowy o pracę w formie pisemnej, jeśli nie zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

SN potwierdził, że otrzymanie przez pracownika jedynie krótkiej wiadomości tekstowej w postaci zwykłego SMS (przekazu elektronicznego) o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie natychmiastowym, zwłaszcza bez podania przyczyny rozwiązania stosunku pracy, narusza przepisy zarówno co do wymaganej dla jednostronnego oświadczenia formy, jak i treści. W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie albo rozwiązanie umowy, a tego w krótkiej wiadomości SMS nie było.

Ponadto SN wskazał, że w przypadku pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych i biznesowych komunikacją elektroniczną, takie oświadczenie powinno zostać wysłane na służbowy adres mailowy pracownika. Ciężar dowodu, że pracownik nie zapoznał się z takim oświadczeniem w godzinach jego pracy, obciążać powinien pracownika.

Z kolei w przypadku wysłania wiadomości na prywatną skrzynkę pocztową pracownika nie ma on obowiązku otwierania wiadomości służbowych, jeśli takiej praktyki nie uzgodniono między stronami, ani obowiązku potwierdzenia otrzymania elektronicznego oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy.

Co istotne, SN dopuścił taką formę rozwiązania umowy o pracę z pracownikami, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze sprzętu komputerowego dostarczonego przez pracodawcę. Natomiast w stosunku do pozostałych pracowników, z uwagi na ochronną rolę prawa pracy, konieczne jest zastosowanie zwykłej, czyli papierowej formy pisemnej. ©℗