Prawo kontra przyzwyczajenia: jakie uprawnienia mają związki zawodowe

Godziny doraźne dla związków zawodowych

W wielu firmach funkcjonują one niczym elastyczny „czas związkowy”, gdy pojawia się jakakolwiek sprawa dotycząca działalności związku. Z biegiem lat utrwaliło się przekonanie, że skoro dana aktywność ma charakter związkowy, to automatycznie mieści się w kategorii doraźnej. I tu właśnie zaczynają się schody, bo przepisy stanowią inaczej.

Nagłe, niespodziewane czynności

„Godziny doraźne” mają służyć nagłym, niespodziewanym czynnościom – takim, których obiektywnie nie dało się zaplanować. Klasycznym przykładem jest udział przedstawiciela związku w czynnościach powypadkowych albo nagłe spotkanie z inspektorem Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). To sytuacje, które pojawiają się z dnia na dzień i wymagają natychmiastowej reakcji. I właśnie pod takie przypadki ustawodawca stworzył tę instytucję.

W praktyce jednak wiele organizacji związkowych traktuje „godziny doraźne” bardzo szeroko. Bywają one wykorzystywane do udziału w szkoleniach, na które zaproszenia trafiają z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, do spotkań wewnętrznych władz związku albo do innych aktywności, które z samej swej natury są planowane. Tymczasem, czynność zaplanowana z góry nie może być jednocześnie nagła.

Weryfikacja wniosku

Pracodawcy nie powinni traktować wniosków o godziny doraźne jako formalności, które „i tak trzeba zaakceptować”. Warto spojrzeć na każdy taki wniosek indywidualnie i ocenić, czy opisane działanie rzeczywiście ma charakter nagły. Taka weryfikacja często pozwala wychwycić sytuacje, które z doraźnością nie mają wiele wspólnego – choć na pierwszy rzut oka mogą sprawiać zupełnie inne wrażenie.

Uwaga! Jeżeli okazuje się, że określone czynności da się zaplanować i zrealizować w ramach zwykłych godzin związkowych, pracodawca nie tylko może, ale wręcz powinien zwrócić na to uwagę organizacji związkowej. Sama rozmowa często wiele porządkuje. Działacze, którzy słyszą jasne uzasadnienie odmowy, zazwyczaj rozumieją, że chodzi o właściwe przypisanie trybu działania do odpowiedniej kategorii uprawnień, a nie o blokowanie aktywności związku. W efekcie godziny doraźne są wykorzystywane w sytuacjach naprawdę wyjątkowych.

Związki zawodowe przy każdej rozmowie z pracownikiem?

Jednym z częstszych źródeł napięć między stroną społeczną a pracodawcą są rozmowy o wynagrodzeniach oraz spotkania dotyczące ocen okresowych pracowników. Związki zawodowe postrzegają te procesy jako naturalną przestrzeń swojej obecności, odwołując się do roli „przedstawiciela pracowników”. W praktyce jednak przepisy nie dają im uprawnienia do uczestniczenia w tego rodzaju spotkaniach.

Podwyżka pensji

Przy podwyżkach indywidualnych związki często próbują wejść w rolę gwaranta „sprawiedliwości”, choć ustawodawca przewidział dla nich zupełnie inną funkcję. Prawo wyraźnie odróżnia sprawy zbiorowe, w których związek może działać, od indywidualnych decyzji płacowych, pozostających wyłącznie w gestii pracodawcy.

Mimo to, w wielu firmach związki próbują uczestniczyć w rozmowach o podwyżce, wychodząc z założenia, że skoro reprezentują pracowników, to „powinny być przy tym obecne”. Choć takie oczekiwanie bywa przedstawiane jako działanie w dobrej wierze, w praktyce często prowadzi do niepotrzebnego zamieszania. Rozmowa o wynagrodzeniu ma bowiem charakter indywidualny i osobisty – to dialog między pracownikiem a pracodawcą. Włączenie w niego organizacji związkowej nie tylko nie znajduje oparcia w przepisach, ale też zaburza charakter tej relacji i może wywołać dyskomfort u samego pracownika.

Oceny roczne

Podobnie jest przy ocenach rocznych. Związki zawodowe niekiedy próbują „asystować” pracownikom podczas takich spotkań, uzasadniając to potrzebą ochrony przed potencjalnie niesprawiedliwą oceną. Problem w tym, że przepisy nie przyznają im żadnej roli w procesie oceniania pracownika. Ocena roczna jest elementem zarządzania zespołem, a nie procedurą, w której związek ma uprawnienia kontrolne. To pracodawca ustala kryteria, narzędzia oraz sposób prowadzenia rozmów oceniających – i ponosi za ten proces wyłączną odpowiedzialność.

Praktyka pokazuje, że dopuszczanie związków do takich spotkań bywa źródłem dodatkowych napięć. Rozmowa, która powinna koncentrować się na rozwoju pracownika, szybko zamienia się w dyskusję o zasadności kryteriów czy „sprawiedliwości” całego procesu. W efekcie gubi się zasadniczy sens oceny, a spotkanie staje się polem sporu o sprawy, które nie mają charakteru zbiorowego.

Samochód służbowy na potrzeby związków zawodowych?

W wielu firmach powtarza się ten sam schemat: związek zawodowy planuje wyjazd (szkoleniowy, organizacyjny, na zebranie delegatów) i automatycznie zgłasza potrzebę wykorzystania w tym celu samochodu służbowego albo występuje o zwrot kosztów podróży. Jednak przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku finansowania takich wyjazdów.

Warto omówić tę kwestię. Gdy obie strony mają jasność, że koszty działalności związkowej obciążają związek, a nie pracodawcę, wiele nieporozumień znika samoistnie. To proste ustalenie, ale potrafi skutecznie zamknąć temat na przyszłość i uporządkować relacje.

Pomieszczenie „na wyłączność” związków zawodowych?

W wielu firmach nadal funkcjonuje przekonanie, że związek zawodowy powinien dysponować własnym, stałym pomieszczeniem. Czasem to efekt dawnych praktyk, a czasem brak sprzeciwu, który z biegiem lat urósł do rangi swoistego „prawa zwyczajowego”.

To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie. Pomieszczenie udostępniane doraźnie spełnia swoją funkcję: pozwala związkowi prowadzić spotkania i wykonywać niezbędne czynności. Pomieszczenie oddane „na stałe” tworzy natomiast zupełnie inną sytuację: sugeruje istnienie trwałego uprawnienia, którego prawo nie przyznaje, i może rodzić problemy zarówno organizacyjne, jak i prawne.

Dlatego coraz więcej pracodawców rezygnuje z koncepcji stałego „biura związku”. Rozwiązaniem, które najlepiej odpowiada przepisom, jest udostępnianie pomieszczeń wtedy, gdy związek rzeczywiście ich potrzebuje, ale bez nadawania temu charakteru trwałego czy wyłącznego (np. poprzez korzystanie z sal konferencyjnych).

Wyjazdowe szkolenia dla społecznych inspektorów pracy?

W ostatnim czasie coraz częściej pojawiają się oczekiwania, że pracodawca powinien finansować udział społecznych inspektorów pracy w szkoleniach wyjazdowych. Chodzi przy tym nie o podstawowe przeszkolenie z zakresu BHP, lecz o kursy organizowane przez firmy zewnętrzne, często w formule konferencyjnej, połączone z noclegami i dodatkowymi usługami.

Warto tu oddzielić dwie kwestie. Szkolenia rzeczywiście niezbędne, związane z realną specyfiką danego zakładu, powinny być społecznym inspektorom pracy (SIP) zapewnione – pracodawca ma obowiązek umożliwić im wykonywanie ustawowych zadań i finansuje działalność SIP. W praktyce oznacza to dostęp do wiedzy o zagrożeniach, procedurach bezpieczeństwa czy zasadach obowiązujących na terenie zakładu pracy. Często takie szkolenia można przeprowadzić wewnętrznie, a jeśli nie – warto sprawdzić, czy PIP nie oferuje bezpłatnych szkoleń.

Drogie, kilkudniowe kursy wyjazdowe to jednak zupełnie inna kategoria. Są to szkolenia fakultatywne, które nie wynikają z obowiązków pracodawcy i nie są niezbędne do wykonywania bieżących zadań SIP w konkretnym zakładzie.

Dlatego pracodawca ma pełne prawo weryfikować każdy taki wniosek. Jeśli szkolenie ma charakter wyjazdowy, decyzja o udziale – wraz z jego finansowaniem – należy do samej organizacji związkowej. Jasne rozróżnienie pozwala uniknąć nieporozumień i utrzymać przejrzystość zasad.

Konieczne ustalenie zasad współpracy ze związkami zawodowymi

Wspólnym mianownikiem wszystkich opisanych sytuacji jest to, że brak jasnych zasad zawsze działa na niekorzyść obu stron. Gdy oczekiwania związków opierają się bardziej na utrwalonej praktyce niż na przepisach, a pracodawcy nie reagują w odpowiednim momencie, przestrzeń do nieporozumień szybko się poszerza.

Dlatego tak ważne jest regularne „odświeżanie” zasad współpracy, powrót do ustawowych podstaw i jasne komunikowanie granic. Im bardziej przejrzyste reguły gry, tym mniej emocji i tym więcej realnego dialogu, który rzeczywiście wspiera funkcjonowanie i rozwój organizacji. ©℗