Operacyjne kompetencje związków zawodowych wzmacniają dialog w firmie

Jednym z podstawowych uprawnień organizacji związkowych jest prawo do informacji. Bywa ono jednak często błędnie rozumiane jako nieograniczony dostęp do wszelkich wnioskowanych przez związki zawodowe danych, co prowadzi do nieporozumień.

Zarówno organizacje związkowe, jak i pracodawcy powinni mieć świadomość, że prawo do informacji nie ma charakteru nieograniczonego. Choć przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przekazywania związkom zawodowym danych dotyczących m.in. warunków pracy, zasad wynagradzania czy zmian w zatrudnieniu, obowiązek ten dotyczy wyłącznie takiego zakresu informacji, który jest rzeczywiście niezbędny do prowadzenia działalności związkowej.

Organizacja związkowa powinna zatem każdorazowo wskazać, dlaczego żądane dane są faktycznie niezbędne do działalności związkowej. Przykładowo, jeśli toczą się negocjacje płacowe, zwykle zasadny będzie wniosek o przedstawienie informacji finansowych, które pozwolą działaczom związkowym merytorycznie porozmawiać o możliwościach ekonomicznych firmy. Trudno jednak będzie uzasadnić żądanie dużej liczby dokumentów np. sprzed kilku lat, które nie mają znaczenia dla bieżących rozmów.

Te zwykle uważają, że powinny otrzymywać odpowiedzi na piśmie i „na własność”. Tymczasem przepisy zobowiązują pracodawców wyłącznie do udzielenia informacji. Prawidłowe jest zatem przekazanie danych chociażby podczas spotkania z organizacjami związkowymi, w formie prezentacji. Ważne, aby przekaz był rzetelny i umożliwiał związkom działanie.

Uwaga! Dobrze funkcjonujące prawo do informacji opiera się na wzajemnym zaufaniu i odpowiedzialności. Związki powinny ograniczać swoje wnioski do tego, co rzeczywiście jest niezbędne, a pracodawcy – udostępniać dane w takim zakresie, by dialog był partnerski.

Uzgadnianie regulaminów

Istotnym obszarem aktywności organizacji związkowych jest udział w uzgadnianiu regulaminów. Chodzi przede wszystkim o regulaminy: pracy, wynagradzania oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Co do zasady pracodawca nie może dokonywać w nich zmian samodzielnie – musi je uzgodnić z organizacją (lub organizacjami) związkowymi działającymi w zakładzie pracy.

Rola związków polega na opiniowaniu projektów przygotowanych przez pracodawcę, zgłaszaniu uwag oraz własnych propozycji zmian. Zasadą jest, że bez zgody związków nowe regulacje nie mogą wejść w życie. Wyjątek dotyczy regulaminu pracy: jeśli w określonym terminie nie uda się osiągnąć porozumienia, co do zasady pracodawca ma prawo wprowadzić zmiany jednostronnie.

Bywa, że organizacje związkowe sprzeciwiają się wprowadzeniu rozwiązań uzasadnionych i potrzebnych jedynie z powodu samej chęci ich zablokowania. Tego rodzaju postawa osłabia zaufanie i podważa sens dialogu społecznego. Dlatego przed rozpoczęciem negocjacji warto ustalić jasne ramy rozmów – zasady, harmonogram oraz wzajemne oczekiwania – co pozwala nadać procesowi uzgadniania regulaminów większą przejrzystość i przewidywalność.

Uwaga! Dobrą praktyką jest wcześniejsze ustalenie ze związkami sposobu komunikowania zmian pracownikom. Jeżeli obie strony wspólnie zdecydują, jak i kiedy informacje będą przekazywane, unikają chaosu i nieporozumień.

W obronie pracowników – troska czy nadmierna ingerencja?

Jednym z kluczowych uprawnień organizacji związkowych jest reprezentowanie pracowników wobec pracodawcy. Dotyczy to zarówno spraw zbiorowych, jak i indywidualnych.

W obszarze zbiorowym uprawnienia związków zawodowych przejawiają się m.in. w uzgadnianiu zmian w regulaminach, udziale w procesach restrukturyzacyjnych czy zgłaszaniu postulatów dotyczących interesów pracowników. Co istotne, organizacje związkowe mogą zgłaszać postulaty dotyczące zbiorowych interesów pracowników nie tylko w procedurze sporów zbiorowych, ale także w ramach „codziennego” dialogu, co często bywa bardziej efektywne.

Uwaga! Pracodawcy coraz częściej decydują się na organizowanie cyklicznych spotkań z przedstawicielami związkowymi – co pozwala na bieżąco omawiać tematy ważne dla załogi i reagować na podnoszone problemy, zapobiegając eskalacji.

Prawo do reprezentacji pracowników znajduje też zastosowanie w sprawach indywidualnych – przykładowo w procesie konsultacji zwolnień czy odwołań od kar porządkowych. To właśnie te obszary zostały jednoznacznie wskazane w przepisach i tu rola związków jest oczywista. Wątpliwości pojawiają się w zakresie tego czy działacze związkowi mogą towarzyszyć pracownikom np. podczas rozmów rocznych, spotkań feedbackowych czy dotyczących planów naprawczych. Odpowiedź brzmi: co do zasady nie.

Uwaga! Oceny okresowe czy rozmowy o efektywności powinny się odbywać wyłącznie między pracownikiem a pracodawcą.

Ochrona zatrudnienia to nie zawsze tarcza!

Kolejnym uprawnieniem związków zawodowych jest umożliwienie obejmowania szczególną ochroną ich działaczy. Przepisy przewidują, że wskazanych w uchwale przedstawicieli pracodawca nie może, co do zasady, zwolnić ani jednostronnie pogorszyć im warunków pracy bez zgody związku.

Ochrona związkowa ma chronić przed odwetem za aktywność związkową. Takie rozwiązanie ma logiczne uzasadnienie. Trudno oczekiwać, aby ktoś podejmował się reprezentowania pracowników, jeśli miałby obawiać się utraty zatrudnienia.

Uwaga! Ochrona nie oznacza pełnej nietykalności. Nie może być traktowana jako narzędzie do blokowania decyzji kadrowych. Wątpliwe będzie zwłaszcza obejmowanie ochroną osób, które nie prowadzą żadnej działalności związkowej – np. są długo nieobecne w pracy. Podobnie, za nadużycie można zwykle uznać sytuację, w której ochroną obejmowany jest pracownik już po tym, jak otrzymał wypowiedzenie (lub został zwolniony dyscyplinarnie) z przyczyn niezwiązanych z działalnością związkową.

Szafka, pokój czy całe piętro?

Ustawodawca przewidział też prawo do korzystania z pomieszczeń i środków technicznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności związkowej. W praktyce oznacza to możliwość zorganizowania spotkania wewnątrzzwiązkowego czy przechowywania dokumentów – bez konieczności każdorazowego „proszenia się” pracodawcy o zgodę.

Najwięcej wątpliwości rodzi granica pomiędzy „niezbędnym minimum” a nadmiernymi oczekiwaniami związków. Przepisy nie zobowiązują pracodawcy do udostępniania pomieszczeń na wyłączność. W pełni dopuszczalny jest np. wynajem pomieszczenia do dyspozycji związków zawodowych „na godziny” oraz wprowadzenie opłaty za jego użytkowanie.

W praktyce związkom udostępniane są: pomieszczenie (na wyłączność lub „na godziny”), szafka na dokumenty, komputer. Wbrew przekonaniom, przepisy nie nakładają obowiązku udostępnienia związkom tablic informacyjnych lub przestrzeni na umieszczenie tych tablic. Wielu pracodawców decyduje się na to dobrowolnie.

Uwaga! Dobrą praktyką jest zawarcie pisemnego porozumienia określającego zasady korzystania z pomieszczenia czy udostępnionego związkom sprzętu. Jasne reguły porządkują współpracę i chronią obie strony przed nieporozumieniami. Pozwalają także pracodawcy reagować w razie ewentualnych nadużyć. ©℗