„Jak Bóg da, to zapłacę”, „wszystko wie księgowa” albo „proszę zadzwonić za tydzień” – przedsiębiorcy potrafią zaskakiwać powodami, dla których nie regulują faktur. Problem jest znacznie większy, niż mogłoby się wydawać. Najnowsze dane pokazują, jak wiele firm zetknęło się z opóźnionymi płatnościami i jak często kłopoty z tym samym kontrahentem wracają.
Z badania „Czy dłużnik to jeszcze klient”, przeprowadzonego na zlecenie Kaczmarski Inkasso w 2026 r., wynika, że 83 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP doświadczyło w ciągu ostatnich 18 miesięcy opóźnień w płatnościach. Co więcej, zaległości nie muszą oznaczać końca współpracy. 74 proc. firm nadal robi interesy przynajmniej z częścią kontrahentów, którzy wcześniej znacząco spóźnili się z zapłatą. Ryzyko jest jednak wysokie. W przypadku 85 proc. tych przedsiębiorstw problem z płatnościami później pojawił się ponownie.
Firma nie płaci, bo sama czeka na przelew. To jedno z najczęstszych tłumaczeń
Jednym z powodów najczęściej podawanych negocjatorom jest brak pieniędzy wynikający z zaległości innego kontrahenta. Przedsiębiorcy tłumaczą, że sami nie otrzymali jeszcze zapłaty albo uregulują zobowiązanie dopiero wtedy, gdy pieniądze wpłyną z innego zlecenia.
Dla negocjatora taka deklaracja jest dopiero początkiem rozmowy. Istotne jest m.in., czy przedsiębiorca potrafi wskazać termin spodziewanego przelewu, czy jest w stanie wcześniej uregulować część zadłużenia oraz czy może udokumentować przedstawioną wersję wydarzeń.
– Samo „czekam na pieniądze od klienta” niewiele nam mówi. Ważniejsze jest to, co przedsiębiorca odpowiada na kolejne pytania. Czy wie, kiedy ma dostać pieniądze. Czy może zapłacić część należności wcześniej. Czy potrafi pokazać dokumenty potwierdzające to, co mówi albo przedstawić plan spłaty. Gdy problem jest rzeczywisty, rozmowa zwykle staje się coraz bardziej konkretna. Natomiast jeśli ktoś tylko odwleka zwrot należności, zaczyna wtedy wspominać o kolejnych okolicznościach, nowych terminach i kolejnych osobach, od których rzekomo wszystko zależy – mówi Jakub Kostecki, wiceprezes zarządu Kaczmarski Inkasso.
Kwestionował 15 tys. zł z faktury na 50 tys. zł. Nie chciał zapłacić nawet pozostałych 35 tys. zł
Osobną grupę stanowią przypadki, w których dłużnik twierdzi, że wierzyciel niewłaściwie wykonał usługę albo nie posiada odpowiedniej dokumentacji. Zdarza się również, że spór dotyczy jedynie fragmentu należności, ale przedsiębiorca wstrzymuje zapłatę całej faktury.
Jeden z opisanych przypadków dotyczył faktury na 50 tys. zł. Zleceniodawca nie uznawał 15 tys. zł, ale jednocześnie nie chciał zapłacić pozostałych 35 tys. zł, których nie kwestionował. W innym przypadku przedsiębiorca odmówił zapłaty za wykonane malowanie, ponieważ kolor ścian okazał się jaśniejszy, niż oczekiwał.
Podwykonawca czeka na pieniądze, bo wykonawca nie rozliczył się z inwestorem
Podobne problemy pojawiają się w budownictwie. Firmy potrafią uzależniać uregulowanie faktur podwykonawców od tego, czy same otrzymały pieniądze od głównego inwestora. Jeden z przedsiębiorców wyjaśniał, że nie może uzyskać protokołu odbioru, inwestor blokuje rozliczenie, a firma musi wykonywać dodatkowe prace i poprawki. W takiej sytuacji konieczne jest ustalenie, czy problem rzeczywiście dotyczy należności wierzyciela, czy przedsiębiorca próbuje uzależnić jej uregulowanie od własnego, odrębnego sporu z innym kontrahentem.
Nie każda wymówka dłużnika jest wymówką. Czasem dokumenty potwierdzają problemy
Nietypowe lub powtarzające się wyjaśnienia nie muszą oznaczać świadomej gry na czas. Negocjatorzy Kaczmarski Inkasso wskazują również sprawy, w których dokumentacja potwierdziła, że przedsiębiorca rzeczywiście znalazł się w trudnej sytuacji.
W jednym przypadku firma zamówiła na potrzeby większego projektu usługę o wartości kilkudziesięciu tysięcy złotych. Praca została wykonana, ale końcowy odbiorca wycofał się z przedsięwzięcia. Przedstawione umowy i korespondencja potwierdziły wersję przedsiębiorcy.
Negocjatorzy spotkali się również z firmą meblarską, która nagle straciła nowe zamówienia, oraz przedsiębiorstwem budowlanym mającym poważne problemy kadrowe. Dłużnicy wskazują też na chorobę, śmierć bliskiej osoby, utratę lokalu czy gwałtowny spadek liczby zamówień. Takie argumenty wymagają sprawdzenia i nie powinny być z góry uznawane za próbę uniknięcia zapłaty.
„Jestem prezesem, ale wszystko wie księgowa”. Tak firmy próbują odsunąć zapłatę
Inaczej oceniane są sytuacje, w których kolejne rozmowy nie przynoszą żadnych konkretnych ustaleń. Negocjatorzy regularnie słyszą, że przedsiębiorca musi sprawdzić dokumentację, czeka na finansowanie albo nie otrzymał faktury.
Czasami odpowiedzialność za płatność zostaje przeniesiona na pracownika. Padają m.in. wyjaśnienia, że choć rozmówca jest prezesem, sprawą zajmuje się księgowa albo dostęp do konta ma tylko podczas pobytu w biurze.
Innym razem powodem kolejnego przesunięcia rozmowy jest urlop, spotkanie lub podróż samochodem. Negocjatorzy słyszą wówczas prośby, aby skontaktować się ponownie – na przykład za tydzień.
„Jak Bóg da, to zapłacę”. Negocjatorzy słyszą też znacznie bardziej nietypowe tłumaczenia
Lista powodów przedstawianych przez przedsiębiorców potrafi być znacznie bardziej zaskakująca. Wśród przytaczanych przez Kaczmarski Inkasso wyjaśnień pojawiają się m.in. brak sprzedaży zamówionej palety towaru czy zajęcie konta przez komornika.
Jeden z dłużników odpowiedział natomiast: „Jak Bóg da, to zapłacę”. Dla negocjatora najważniejsze nie jest jednak samo brzmienie tłumaczenia, ale to, czy przedsiębiorca przechodzi od deklaracji do konkretnych działań.
Konkretna data i pierwsza rata pokazują, czy dłużnik rzeczywiście zamierza zapłacić
W windykacji polubownej zapewnienie o przyszłej zapłacie nie kończy sprawy. Po ustaleniu sytuacji negocjator dąży do uzgodnienia konkretnego terminu, wysokości pierwszej wpłaty oraz sposobu uregulowania pozostałej części zobowiązania. To pozwala zweryfikować, czy deklaracje przedsiębiorcy mają pokrycie w jego działaniach.
- W windykacji łatwo pomylić obietnicę z ustaleniami. „Zapłacę w przyszłym tygodniu” brzmi dobrze, dopóki tydzień później nie słyszymy tego samego. Dlatego patrzymy na działania, a nie na samą deklarację. Czasem będzie to przelew części należności, innym razem dokumenty potwierdzające spór albo zaakceptowanie harmonogramu spłaty. Jeśli po każdej rozmowie dłużnik podaje inny powód opóźnienia, a na konto wierzyciela nie wpływa żadna kwota, negocjator dostaje jasny sygnał, że problemem nie są już wyjaśnienia, lecz brak decyzji o zapłacie– podkreśla Jakub Kostecki.
70 proc. przedsiębiorców uważa, że windykacja zwiększa szansę odzyskania długu
O tym, jak przedsiębiorcy oceniają windykację, mówi drugie badanie Kaczmarski Inkasso – „Postrzeganie firm windykacyjnych 2026”. Wśród przedsiębiorców znających przynajmniej jedną firmę windykacyjną niemal 70 proc. uważa, że przekazanie należności negocjatorom zwiększa szansę odzyskania długu.
Jednocześnie 62 proc. jest zdania, że w ten sposób można odzyskać pieniądze szybciej niż w postępowaniu sądowym. Z kolei 48 proc. badanych uważa, że specjaliści są w stanie prowadzić windykację bez pogorszenia relacji pomiędzy kontrahentami.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu