Pracodawcy biorą L4 pod lupę. Algorytm wskaże, kogo skontrolować

Weryfikacja L4 może obejmować dwa odrębne zagadnienia. Pierwszym jest kontrola prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy. Jej podstawę stanowi art. 59 ustawy zasiłkowej, a przeprowadzają ją lekarze orzecznicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W tym postępowaniu ZUS bada, czy stan zdrowia ubezpieczonego rzeczywiście uzasadnia zwolnienie i czy wskazany przez lekarza okres niezdolności do pracy jest prawidłowy. Organ może skierować chorego na badanie, zlecić badania pomocnicze oraz zażądać dokumentacji medycznej od lekarza, który wystawił zaświadczenie.

Jeżeli lekarz orzecznik stwierdzi, że zdolność do pracy została odzyskana wcześniej, może wskazać nową datę zakończenia niezdolności. Od tego dnia pierwotne zaświadczenie traci ważność. Niestawienie się na badanie bez uzasadnionej przyczyny albo niedostarczenie żądanych wyników również może prowadzić do utraty prawa do świadczenia.

Drugim rodzajem postępowania jest kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia. W tym przypadku nie podważa się diagnozy lekarskiej, ale sprawdza, co ubezpieczony robi podczas L4 i czy jego zachowanie jest zgodne z celem zwolnienia.

Kiedy można stracić zasiłek chorobowy?

Kluczowe znaczenie ma art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim ubezpieczony traci prawo do zasiłku za cały okres objęty konkretnym zwolnieniem, jeżeli wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność niezgodną z celem L4.

Od 13 kwietnia 2026 roku ustawa zawiera definicje obu przesłanek. Pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od rodzaju umowy lub innej podstawy prawnej. Może to być praca na etacie, realizowanie zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej, obsługiwanie klientów, wykonywanie usług, nadzorowanie pracowników albo realizowanie obowiązków członka organu spółki.

Wyjątkiem są czynności incydentalne, których wykonania wymagają istotne okoliczności. Może chodzić o jednorazowe podpisanie dokumentu lub przeprowadzenie operacji, której zaniechanie spowodowałoby poważne straty. Ustawa wyraźnie zastrzega jednak, że istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy. Szef nie może więc zobowiązać chorego pracownika do wykonania „tylko jednego pilnego zadania” i w ten sposób przenieść na niego ryzyka utraty zasiłku.

Drugą podstawą odebrania świadczenia jest aktywność utrudniająca lub wydłużająca leczenie albo rekonwalescencję. Nie musi ona przynosić dochodu. Ciężki remont, praca w ogrodzie, intensywny wysiłek fizyczny czy daleki wyjazd mogą zostać ocenione jako sprzeczne z celem zwolnienia, jeżeli w konkretnym stanie zdrowia opóźniają powrót do sprawności.

Zwykłe czynności życia codziennego dozwolone na L4

Ustawa wyłącza z zakazanej aktywności zwykłe czynności dnia codziennego. Osoba przebywająca na zwolnieniu może pójść do lekarza, na badanie, rehabilitację lub zabieg, wykupić leki, zrobić podstawowe zakupy albo załatwić inną konieczną sprawę.

Nie można więc uznać, że każde opuszczenie domu stanowi naruszenie zasad L4. Znaczenie mają charakter czynności, diagnoza, zalecenia lekarza oraz wpływ aktywności na proces leczenia. To samo zachowanie może być dozwolone w przypadku jednej choroby i niedopuszczalne w przypadku innej.

Adnotacja „chory może chodzić” nie oznacza zgody na dowolną aktywność. Informuje jedynie, że stan pacjenta nie wymaga stałego leżenia. Nadal obowiązuje zakaz wykonywania pracy zarobkowej oraz podejmowania działań utrudniających rekonwalescencję.

Z kolei wskazanie „chory powinien leżeć” nie oznacza bezwzględnego zakazu opuszczenia mieszkania. Pacjent może udać się do lekarza, apteki albo na konieczne badanie. Powinien jednak być w stanie wykazać, że wyjście było potrzebne i nie pozostawało w sprzeczności z zaleceniami.

Kto może skontrolować pracownika przebywającego na L4?

ZUS jest uprawniony do kontrolowania ubezpieczonych oraz osób pobierających świadczenia po ustaniu ubezpieczenia chorobowego. Kontrolę może przeprowadzić z urzędu albo na wniosek pracodawcy.

Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób ustalają prawo do zasiłków i wypłacają je swoim ubezpieczonym. Na podstawie art. 68 ust. 1a ustawy mogą również kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień przez osoby, którym wypłacają świadczenia.

Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku. Jeżeli płatnik nie zgłaszał w tym dniu nikogo, znaczenie ma pierwszy miesiąc, w którym dokonał zgłoszenia.

Każdy płatnik składek może natomiast przeprowadzić kontrolę dla celów wypłaty wynagrodzenia chorobowego przewidzianego w art. 92 Kodeksu pracy. Chodzi o świadczenie finansowane przez pracodawcę co do zasady za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – za pierwsze 14 dni, począwszy od następnego roku po osiągnięciu tego wieku.

Mały pracodawca nie jest zatem całkowicie pozbawiony możliwości sprawdzania L4. Może kontrolować sposób wykorzystywania zwolnienia w okresie, za który finansuje wynagrodzenie chorobowe, a w sprawie zasiłku wypłacanego przez ZUS może wystąpić o przeprowadzenie kontroli przez Zakład.

Czy kontrola obejmuje również zasiłek opiekuńczy?

Kontrola nie dotyczy wyłącznie zwolnienia wystawionego z powodu choroby pracownika. Artykuł 68a ustawy obejmuje także świadczenie rehabilitacyjne oraz zwolnienia związane z koniecznością osobistego sprawowania opieki, za które przysługuje zasiłek opiekuńczy.

W przypadku opieki kontrolujący może ustalać, czy ubezpieczony rzeczywiście zajmuje się chorym członkiem rodziny. Sprawdza również, czy w tym samym gospodarstwie domowym nie ma innej osoby mogącej zapewnić opiekę. Ostatnia przesłanka nie ma zastosowania do opieki nad chorym dzieckiem w wieku do dwóch lat.

Naruszeniem może być zatem nie tylko podjęcie dodatkowej pracy, lecz również pozostawienie podopiecznego w szkole, placówce albo pod opieką innej osoby i wykorzystanie wolnego czasu w innym celu.

Kontrole L4 będą bez wcześniejszego uprzedzenia

Ustawa nie przewiduje obowiązku wcześniejszego informowania pracownika o planowanej kontroli sposobu wykorzystywania L4. Artykuł 68a ust. 3 wskazuje, że kontrole przeprowadza się w miarę potrzeb, bez ustalania z góry stałych terminów. Mogą być nasilane w okresach zwiększonej absencji z powodu choroby lub sprawowania opieki.

Pozwala to częściej sprawdzać zwolnienia wystawiane w terminach, w których przedsiębiorstwo odnotowuje podwyższoną liczbę nieobecności. Nie oznacza to jednak, że piątkowe lub poniedziałkowe L4 może zostać automatycznie uznane za nadużycie. Termin wystawienia zaświadczenia może być przesłanką do przeprowadzenia kontroli, ale nie dowodem naruszenia prawa.

Systemy analizujące absencję mogą wspierać wybór przypadków wymagających sprawdzenia. Ostateczna ocena nie może jednak opierać się wyłącznie na wyniku działania algorytmu. Każda sprawa musi zostać zbadana indywidualnie.

Gdzie może zostać przeprowadzona kontrola L4?

Na podstawie art. 68c ustawy czynności mogą być prowadzone w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu, miejscu pracy, miejscu wykonywania działalności gospodarczej albo w innym miejscu, jeżeli jest to konieczne ze względu na cel kontroli.

Kontrolujący ma prawo wejść do miejsca przeprowadzania czynności, ustalić tożsamość kontrolowanego oraz żądać informacji związanych z zakresem kontroli. Uprawnienia te nie są jednak nieograniczone. Kontrola musi być adekwatna i proporcjonalna, respektować prywatność chorego oraz innych osób, a także nie może powodować ryzyka pogorszenia stanu zdrowia lub zakłócenia rekonwalescencji.

Czas czynności powinien zostać ograniczony do okresu niezbędnego do dokonania ustaleń. Kontroler nie może zamieniać wizyty w szczegółowe przesłuchanie dotyczące diagnozy. Badanie medycznej zasadności zwolnienia należy do lekarzy orzeczników ZUS, a nie do przedstawiciela działu kadr.

Czy kontroler musi mieć upoważnienie?

Kontrola rozpoczyna się od okazania upoważnienia. Dokument powinien zawierać podstawę prawną, oznaczenie jednostki ZUS albo płatnika składek, datę i miejsce wystawienia, dane kontrolera, zakres kontroli oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Kontroler z ZUS powinien podać numer legitymacji służbowej. Osoba działająca z ramienia pracodawcy posługuje się numerem legitymacji pracowniczej albo dokumentu tożsamości wraz z datą jego wydania.

Osoba przeprowadzająca kontrolę ma obowiązek poinformować pracownika o jego prawach, w tym o możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu. Musi również zachować w tajemnicy informacje dotyczące życia prywatnego uzyskane podczas czynności.

Pracownik ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie kontroli, udostępnić informacje związane z jej zakresem oraz złożyć wyjaśnienia. Nie oznacza to jednak obowiązku przekazywania nieograniczonych informacji o stanie zdrowia albo sprawach rodzinnych niezwiązanych z celem wizyty.

Czy brak pracownika w domu oznacza automatyczną utratę zasiłku?

Jeżeli kontroler nie zastanie pracownika pod wskazanym adresem, powinien w miarę możliwości ponowić wizytę i ustalić powód nieobecności. Sam fakt niezastania chorego nie przesądza o wykorzystywaniu zwolnienia niezgodnie z celem.

Pracownik może wyjaśnić, że przebywał na wizycie lekarskiej, badaniu, rehabilitacji, w aptece albo wykonywał niezbędne zakupy. Pomocne mogą być potwierdzenie wizyty, dokument z placówki medycznej, recepta, paragon z apteki, skierowanie albo inne dowody wskazujące, gdzie znajdował się w czasie kontroli.

Inaczej może zostać oceniona sytuacja, w której pracownik nie potrafi racjonalnie wyjaśnić nieobecności, konsekwentnie unika kontroli albo przebywa pod innym adresem, o czym nie poinformował właściwych podmiotów.

Artykuł 59 ust. 5e ustawy nakłada na ubezpieczonego obowiązek poinformowania pracodawcy i ZUS o zmianie adresu pobytu podczas zwolnienia. Należy to zrobić najpóźniej w ciągu trzech dni od zmiany. Brak aktualizacji danych może spowodować, że zawiadomienie o badaniu wysłane na dotychczasowy adres zostanie uznane za skutecznie doręczone.

Protokół kontroli i siedem dni na zastrzeżenia

Ustalenia z kontroli są opisywane w protokole. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kontrolowana. Powinien zawierać między innymi datę, godzinę i miejsce czynności, dane uczestników, okres zwolnienia, numer zaświadczenia, opis ustaleń oraz pouczenie o prawie wniesienia zastrzeżeń.

Odmowa podpisania protokołu nie powoduje jego nieważności. Kontroler umieszcza wówczas odpowiednią wzmiankę w dokumencie.

Pracownik ma siedem dni od otrzymania protokołu lub aneksu na przedstawienie zastrzeżeń. Powinien jednocześnie wskazać dowody potwierdzające jego wersję wydarzeń. Mogą to być dokumenty, informacje z placówek medycznych, zeznania świadków lub materiały wykazujące, że dana aktywność nie pozostawała w sprzeczności z celem zwolnienia.

Zastrzeżenia rozpatruje ZUS. Jeżeli powstają wątpliwości medyczne, Zakład może uzyskać opinię lekarza wystawiającego zwolnienie albo lekarza orzecznika.

Kontrola odbiera zasiłku automatycznie?

Protokół nie jest jeszcze decyzją pozbawiającą świadczenia. Stanowi dowód oraz podstawę do wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.

Dopiero po przeprowadzeniu postępowania ZUS rozstrzyga o uprawnieniu do świadczenia. Jeżeli pracownik uważa, że pracodawca bezpodstawnie odmówił wypłaty, może sam wystąpić do Zakładu z wnioskiem o ustalenie prawa do zasiłku.

Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu ubezpieczeń społecznych, składane za pośrednictwem jednostki Zakładu, która wydała decyzję. Termin wynosi miesiąc od doręczenia rozstrzygnięcia.

Utrata świadczenia za cały okres zwolnienia

Sankcja z art. 17 ustawy jest dotkliwa, ponieważ obejmuje cały okres wskazany w zakwestionowanym zaświadczeniu, a nie tylko dzień, w którym pracownik został zastany podczas niedozwolonej aktywności.

Jeżeli pieniądze nie zostały jeszcze wypłacone, ich wypłatę można wstrzymać. Jeżeli świadczenie już przekazano, może powstać obowiązek jego zwrotu. Na podstawie art. 66 wypłacone kwoty mogą zostać potrącone z bieżących zasiłków lub innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także dochodzone w postępowaniu egzekucyjnym.

Inaczej wygląda kwestia wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. W tym przypadku ustalenia z kontroli mogą prowadzić do odmowy wypłaty przez pracodawcę. Jeżeli powstanie spór, pracownik może domagać się rozstrzygnięcia przez ZUS, a w zakresie roszczeń pracowniczych również dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

Nadużywanie L4 a rozwiązanie umowy o pracę

Utrata świadczenia nie jest jedyną możliwą konsekwencją. W szczególnie poważnych przypadkach pracodawca może rozważyć wypowiedzenie umowy albo jej rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Nie każde naruszenie zasad L4 uzasadnia jednak zwolnienie dyscyplinarne. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że konieczne jest ustalenie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych oraz winy umyślnej albo co najmniej rażącego niedbalstwa. Znaczenie mają charakter aktywności, jej wpływ na leczenie, świadomość pracownika oraz zagrożenie interesów pracodawcy.

Jednorazowe, usprawiedliwione wyjście z domu nie może być traktowane tak samo jak regularne świadczenie pracy dla innego podmiotu, prowadzenie działalności gospodarczej lub wykonywanie ciężkich prac mogących przedłużyć chorobę.

Kontrole L4 w liczbach

W 2025 roku ZUS przeprowadził 452,3 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy. Skutkiem było 28,1 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłku. Wartość wstrzymanych świadczeń wyniosła niemal 45,4 mln zł.

W pierwszym kwartale 2026 roku Zakład przeprowadził 111,6 tys. kontroli i wydał 5,3 tys. decyzji wstrzymujących wypłatę świadczeń. Dane obejmują działania ZUS związane z kontrolowaniem czasowej niezdolności do pracy i pokazują, że weryfikacja zwolnień ma charakter systemowy, a nie incydentalny.