Ruszył roczny okres przejściowy dla pracodawców zatrudniających na umowach cywilnoprawnych osoby, które w praktyce wykonują pracę jak na etacie. Firmy, które zdążą zmienić umowy w ciągu 12 miesięcy, unikną jednej z kar. Ci, którzy będą zwlekać, muszą liczyć się z konsekwencjami.
Pracodawcy mają 12 miesięcy na zmianę umów cywilnoprawnych na umowy o pracę
Od 8 lipca 2026 r. obowiązują przepisy, które pozwalają Państwowej Inspekcji Pracy wydawać decyzje administracyjne stwierdzające istnienie stosunku pracy, jeśli w rzeczywistości wykonuje pracę na warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, mimo że formalnie została zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jednocześnie w ustawie znalazł się przepis przejściowy, który daje przedsiębiorcom 12 miesięcy na dobrowolne dostosowanie się do nowych zasad.
Oznacza to, że firma, która przed wejściem w życie nowych przepisów zatrudniała osoby na umowach zlecenia lub B2B, choć charakter wykonywanej pracy odpowiadał stosunkowi pracy, może dobrowolnie zawrzeć z nimi umowy o pracę. Jeżeli zrobi to w ciągu roku od wejścia w życie nowelizacji, czyli do 8 lipca 2027 r. - nie poniesie odpowiedzialności za wykroczenie polegające na niezawarciu umowy o pracę.
Przykład
Spółka prowadząca sieć sklepów spożywczych zatrudniała kilkunastu kasjerów i pracowników wykładających towar na podstawie umów zlecenia. Osoby te pracowały według grafików ustalanych przez kierowników sklepów, w stałych godzinach i pod ich bieżącym nadzorem. Po wejściu w życie nowych przepisów zarząd przeanalizował sposób zatrudnienia i zdecydował o zawarciu z tymi osobami umów o pracę jeszcze przed upływem 12-miesięcznego okresu przejściowego. Gdy kilka miesięcy później w firmie pojawiła się kontrola PIP, inspektor uznał, że wcześniejszy model współpracy nosił cechy stosunku pracy. Ponieważ jednak przedsiębiorca sam dostosował formę zatrudnienia w przewidzianym przez ustawę terminie, nie poniósł odpowiedzialności za wykroczenie polegające na niezawarciu umowy o pracę.
Pracodawca uniknie grzywny, ale nie wszystkich konsekwencji. Za co nadal odpowiada
Choć nowe rozwiązanie bywa określane mianem swoistej „abolicji”, w rzeczywistości jego zakres jest ograniczony. Zwolnienie dotyczy wyłącznie odpowiedzialności za wykroczenie określone w art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli niezawarcie umowy o pracę w wymaganej formie przy zatrudnianiu pracownika. Nie oznacza więc, że przedsiębiorca zostanie całkowicie uwolniony od konsekwencji wcześniejszego nieprawidłowego zatrudniania pracowników. W dalszym ciągu może być zobowiązany między innymi do:
- opłacenia zaległych składek na ubezpieczenia społeczne,
- uregulowania należności podatkowych,
- wykonania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.
Co istotne, przepis nie pozbawia również pracownika możliwości dochodzenia swoich praw wynikających z zatrudnienia. Osoba zatrudniona nadal będzie mogła występować z roszczeniami związanymi ze stosunkiem pracy, niezależnie od zwolnienia pracodawcy z odpowiedzialności za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 k.p.
Którzy pracodawcy mogą skorzystać z 12-miesięcznego okresu przejściowego
Z preferencji mogą skorzystać pracodawcy, którzy:
- zawarli z pracownikami umowy cywilnoprawne jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów,
- w rzeczywistości powierzali pracę wykonywaną w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy,
- dobrowolnie zawrą z zatrudnioną osobą umowę o pracę w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji.
Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o pojedynczego pracownika, czy większą grupę zatrudnionych.
Dlaczego przepisy przewidują 12 miesięcy na dostosowanie sposobu zatrudnienia
Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy znacząco zwiększyła możliwości działania inspektorów. W przypadku stwierdzenia, że umowa cywilnoprawna zastępuje umowę o pracę, inspektor najpierw wydaje polecenie usunięcia naruszenia. Jeżeli pracodawca go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Okres przejściowy ma zachęcić przedsiębiorców do samodzielnego uporządkowania sytuacji jeszcze przed ewentualną kontrolą.
Co się stanie po upływie 12 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów
Po zakończeniu 12-miesięcznego okresu przejściowego przedsiębiorcy nie będą już mogli powoływać się na przepis zwalniający z odpowiedzialności za wykroczenie. Jeżeli kontrola PIP wykaże, że osoba wykonuje pracę w warunkach właściwych dla stosunku pracy, a pracodawca nie dostosował formy zatrudnienia, będzie musiał liczyć się z konsekwencjami przewidzianymi w nowych przepisach. Mogą one obejmować zarówno wydanie decyzji administracyjnej dotyczącej stosunku pracy, jak i odpowiedzialność za naruszenie przepisów prawa pracy.
Grzywny wzrosły nawet do 90 tys. zł. Za co PIP może ukarać pracodawcę
Pracodawcy powinni pamiętać, że wraz z nowelizacją wzrosły również sankcje za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Co do zasady grzywny zostały podwojone - zamiast od 1000 do 30 tys. zł, obecnie wynoszą od 2000 do 60 tys. zł. W przypadku nielegalnego zatrudniania pracownika będącego dłużnikiem alimentacyjnym oraz naruszeń związanych z wypłatą jego wynagrodzenia kary wzrosły z 1500 - 45 tys. zł do 3000 - 90 tys. zł.
Nowelizacja przewiduje również nowy rodzaj wykroczenia. Grzywna grozi pracodawcy, który będzie niekorzystnie traktował pracownika z powodu wydania przez PIP decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Oznacza to, że pracownik objęty taką decyzją zyska dodatkową ochronę przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy.
PIP planuje około 50 tys. kontroli. Pracodawcy nie powinni zwlekać ze zmianami
Pracodawcy nie powinni zakładać, że nowe przepisy pozostaną martwe. Państwowa Inspekcja Pracy zapowiada intensyfikację działań kontrolnych. Zgodnie z Programem działania PIP na 2026 r., przyjętym przez Radę Ochrony Pracy w ramach strategii na lata 2025 - 2027, inspekcja planuje przeprowadzić w tym roku około 50 tys. kontroli. Dodatkowo działaniami prewencyjnymi i informacyjnymi ma zostać objętych co najmniej 50 tys. podmiotów, w tym pracodawców, przedsiębiorców i pracowników.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu