Przewidywalne warunki zatrudnienia – wniosek w 2026 r. można złożyć tylko raz, podobnie w 2027 r. i 2028 r. Co to daje?

Czym jest wniosek o przewidywalne warunki pracy?

W polskim Kodeksie pracy funkcjonuje interesujące rozwiązanie, które pozwala zatrudnionym ubiegać się o korzystniejsze warunki świadczenia pracy. Mowa o wniosku o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia, uregulowanym w art. 29³ Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U. z 2025 r., poz. 277).

Skąd wzięła się ta regulacja?

Polski przepis stanowi implementację art. 12 dyrektywy 2019/1152 (DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej).

Artykuł 12 Przejście do innych form zatrudnienia

1. Państwa członkowskie zapewniają, aby pracownik, który przez co najmniej sześć miesięcy świadczył pracę u tego samego pracodawcy, a który zakończył swój ewentualny okres próbny, mógł wystąpić o formę zatrudnienia z bardziej przewidywalnymi lub bezpieczniejszymi warunkami pracy, jeżeli jest ona dostępna, i otrzymać pisemną odpowiedź na ten wniosek wraz z uzasadnieniem. Państwa członkowskie mogą ograniczyć częstotliwość składania wniosków skutkujących obowiązkiem określonym w niniejszym artykule.

2. Państwa członkowskie zapewniają, by pracodawca udzielał pisemnej odpowiedzi wraz z uzasadnieniem, o której mowa w ust. 1, w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku. W odniesieniu do osób fizycznych działających w charakterze pracodawców oraz małych i średnich przedsiębiorstw, państwa członkowskie mogą przewidzieć przedłużenie tego terminu nie więcej niż o trzy miesiące oraz umożliwić ustną odpowiedź na kolejny podobny wniosek złożony przez tego samego pracownika, jeśli uzasadnienie odpowiedzi odnośnie do sytuacji pracownika pozostaje bez zmian.

Zatem zgodnie z prawem unijnym państwa członkowskie powinny zapewnić, by pracownik świadczący pracę u danego pracodawcy przez minimum sześć miesięcy – po zakończonym ewentualnym okresie próbnym – mógł wystąpić o formę zatrudnienia o bardziej przewidywalnych lub bezpieczniejszych warunkach, jeżeli takie warunki są dostępne. Na pisemną odpowiedź z uzasadnieniem pracodawca ma miesiąc.

Przewidywalne warunki zatrudnienia – wniosek w 2026 r. można złożyć tylko raz, podobnie w 2027 r. i 2028 r. Co to daje? Komu przysługuje uprawnienie?

Uszczegóławiając, zgodnie z art. 29³ § 1 KP, pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy** może raz w roku kalendarzowym wystąpić – w formie papierowej lub elektronicznej – z wnioskiem o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony,
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy,
• zmianę rodzaju wykonywanej pracy,
• zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy.

Uwaga: uprawnienie to nie obejmuje pracowników zatrudnionych na okres próbny.

Jak liczy się "raz w roku kalendarzowym"?

Wystarczy, że dwa kolejne wnioski zostaną złożone w różnych latach kalendarzowych – nie musi pomiędzy nimi upłynąć 365 dni. W praktyce oznacza to, że pracownik może złożyć wniosek np. w grudniu 2026 r., a kolejny już w styczniu 2027 r. Tylko pierwszy wniosek złożony w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku rodzi po stronie pracodawcy obowiązek udzielenia odpowiedzi i ewentualnego uwzględnienia żądania. Następne wnioski w tym samym roku nie wywołują takich skutków prawnych.

Przewidywalne warunki zatrudnienia – obowiązki pracodawcy

Przepis art. 29³ § 2 KP wskazuje, że pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika. Sformułowanie "w miarę możliwości" stanowi pewnego rodzaju klauzulę generalną, która może obejmować różne sytuacje. Pracodawca może uzasadnić odmowę między innymi:

1. pogarszającą się sytuacją ekonomiczną firmy,
2. brakiem zakontraktowanych klientów na kolejny rok,
3. planowanymi zmianami organizacyjnymi,
4. restrukturyzacją działu, w którym pracuje wnioskodawca.

Sankcje za zaniechanie odpowiedzi

Brak odpowiedzi ze strony pracodawcy jest zagrożony karą pieniężną w wysokości do 30 000 zł. To realne narzędzie dyscyplinujące – pracodawca nie może po prostu zignorować wniosku pracownika. Omawianą regulację warto czytać łącznie z art. 94 pkt 2 KP, zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany organizować pracę tak, aby zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy oraz osiąganie przez pracowników – przy wykorzystaniu ich kwalifikacji i uzdolnień – wysokiej wydajności i należytej jakości pracy.

Podsumowując, wniosek o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia to instrument, z którego skorzystać może szerokie grono pracowników – przepis jest bowiem dość ogólny i niedookreślony. Pamiętać należy o trzech najważniejszych zasadach:

1. można złożyć jeden skuteczny wniosek w roku kalendarzowym (osobno w 2026, 2027 i 2028 r.),
2. pracodawca musi odpowiedzieć w ciągu miesiąca – pod groźbą kary do 30 000 zł,
3. Odmowa wymaga prawdziwego uzasadnienia, a uwzględnienie wniosku następuje "w miarę możliwości" pracodawcy.