Pracujemy w systemie podstawowym, w różnym rozkładzie godzinowym, we wszystkie dni tygodnia, także świąteczne. Mamy dwumiesięczne okresy rozliczeniowe obejmujące miesiące kalendarzowe. Od listopada rozpoczął się kolejny taki okres. Harmonogramy tworzymy na okresy miesięczne. Zatrudniony pracował w niedziele 23 i 30 października, wcześniejsze niedziele październikowe miał wolne. 31 października świadczył pracę od godz. 12.00 do 20.00. W harmonogramie na listopad zaplanowano mu pracę m.in. 1 listopada w godz. 8.00–16.00 oraz w niedziele 6, 13 i 20 listopada. Jako wolną niedzielę oznaczono 27 listopada. Czy jest to prawidłowe?
Zarówno czas pracy 1 listopada, jak i wyznaczenie pracy w niedzielę 13 listopada są nieprawidłowe. Koniec okresu rozliczeniowego nie kasuje bowiem ani doby pracowniczej, ani też liczenia kolejnych czterech tygodni, w których co najmniej jedna niedziela powinna być wolna od pracy.
Nie zawsze koniec
Okres rozliczeniowy czasu pracy zamyka pewne rozliczenia. Na jego przestrzeni udzielany jest dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto oraz w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W okresie tym ustalamy też przekroczenia wymiaru czasu pracy oraz to, czy wraz z godzinami nadliczbowymi nie przekroczono średnio 48 godzin pracy na tydzień. Okres rozliczeniowy jest też przedziałem czasu, na który określamy podstawowe parametry związane z czasem pracy – wymiar czasu pracy, maksymalną liczbę dni pracy i minimalną liczbę dni wolnych od pracy.
Koniec okresu rozliczeniowego nie zamyka jednak wszystkich kwestii przy liczeniu czasu pracy. Poprzedni okres rozliczeniowy musi być brany pod uwagę przy planowaniu kolejnego w odniesieniu zarówno do doby pracowniczej, jak i zasady co najmniej jednej niedzieli wolnej od pracy raz na cztery tygodnie.
Do celów rozliczania czasu pracy przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Planowanie w harmonogramach początku pracy przed upływem 24 godzin od rozpoczęcia pracy poprzedniego dnia kalendarzowego co do zasady jest niedopuszczalne. Możliwe byłoby tylko w razie stosowania u pracodawcy zmiennych rozkładów czasu pracy z art. 1401 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666, dalej: k.p.). Kodeks nie zamyka więc doby pracowniczej z końcem dnia kalendarzowego, w którym kończy się okres rozliczeniowy. W związku z tym nieprawidłowo zaplanowano godzinę rozpoczęcia pracy 1 listopada – w niezakończonej, poniedziałkowej dobie roboczej. W tym dniu pracownik może rozpocząć pracę najwcześniej o godz. 12.00.
Od okresów rozliczeniowych odrywa się również zasada mówiąca, że przy pracach wykonywanych w niedziele pracownik ma mieć wolną niedzielę co najmniej raz na 4 tygodnie (art. 15112 k.p.). Nie dotyczy to jedynie pracowników instytucji kultury i zatrudnionych w weekendowym systemie czasu pracy. Wolna niedziela będzie zapewniona, jeśli w tym dniu nie zaplanowano pracy w rozkładzie ani też pracownik nie został wezwany do jej świadczenia i nie wykonywał jej w przedziale czasu przyjętym w zakładzie pracy jako niedziela. Jak wynika ze stanowiska GIP z 4 sierpnia 2009 r., nr GPP-459-4560-49/09/PE/RP: „art. 15112 k.p. nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy”.
Skoro pracownik pracował 23 i 30 października, to może mieć wyznaczoną pracę w jeszcze jedną z rzędu niedzielę – 6 listopada. W takim przypadku niedziela 13 listopada musi być oznaczona w grafiku jako dzień wolny.
Dni wolne
Minimalna liczba dni wolnych od pracy rozliczana jest na przestrzeni okresu rozliczeniowego, a nie harmonogramowego. Planując pracę na listopad, nie trzeba zatem zapewnić ich co najmniej 10 (tyle powinno ich być przy okresie rozliczeniowym obejmującym tylko miesiąc). Należy jednak pamiętać o tym, by pracownik miał w każdym tygodniu zapewnione minimum 35 godzin odpoczynku, by dzień wolny za pracę w niedzielę przypadał na 6 dni przed nią lub po niej (dopiero gdyby było to niemożliwe – do końca okresu rozliczeniowego), a dzień wolny za pracę w święto wyznaczyć do końca okresu rozliczeniowego.
W przykładowym harmonogramie (sporządzonym przy założeniach wskazanych w pytaniu) oznaczono dla listopada minimalną liczbę dni wolnych i zaplanowano pracę w wymiarze czasu pracy dla tego miesiąca (choć jak już wspomniano, w przypadku tworzenia harmonogramu tylko dla części okresu rozliczeniowego nie jest to konieczne). ⒸⓅ
Przykładowy grafik czasu pracy na listopad ⒸⓅ
Pon. Wt. Śr. Czw. Pt. Sob. Ndz.
1 2 3 4 5 6
12.00–20.00 14.00–22.00 Wn 8.00–16.00 8.00–16.00 10.00–18.00
7 8 9 10 11 12 13
W5 10.00–18.00 10.00–18.00 12.00–20.00 Wś 8.00–16.00 Wn
14 15 16 17 18 19 20
12.00–20.00 W5 6.00–14.00 W5 Wn 10.00–18.00 10.00–18.00
21 22 23 24 25 26 27
10.00–18.00 10.00–18.00 10.00–18.00 W5 8.00–16.00 8.00–16.00 12.00–20.00
28 29 30
Wn 12.00–20.00 Wś
Legenda:
Wn – niedziela wolna od pracy albo dzień wolny za pracę w niedzielę
W5 – dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
Wś – święto wolne od pracy albo dzień wolny za pracę w święto