Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy? Zasady i przykłady

Chociaż przepisy gwarantują pracownikowi pełne wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, jego prawidłowe wyliczenie w praktyce może być wyzwaniem. Zmienność składników pensji, różne okresy rozliczeniowe i złożone sytuacje kadrowe sprawiają, że nietrudno o kosztowną pomyłkę. Jak ich uniknąć? Kiedy wystarczy średnia z trzech miesięcy, a kiedy należy sięgnąć po dane z całego roku? W poradniku wyjaśniamy - krok po kroku - jak poprawnie ustalić podstawę wynagrodzenia urlopowego i rozliczyć wypoczynek zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop – jak ustalić?

Rozpoczynając obliczanie wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. To kluczowy etap, ponieważ przyjęcie błędnych założeń może skutkować zarówno zaniżeniem, jak i zawyżeniem należnej kwoty.

Wskazówki dotyczące sposobu ustalania podstawy wynagrodzenia za urlop – w tym informacje, które składniki pensji oraz inne należności wynikające ze stosunku pracy należy uwzględnić, a które wyłączyć – zawarte są przede wszystkim w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (tzw. rozporządzeniu urlopowym).

Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, do podstawy wynagrodzenia za urlop należy wliczyć zarówno:

• stałe składniki wynagrodzenia, określone miesięczną stawką w niezmiennej wysokości,
• jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy lub liczby przepracowanych godzin w danym miesiącu.

Jakich składników wynagrodzenia nie należy wliczać do wynagrodzenia urlopowego?

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika,
• nagród jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagród z zakładowego funduszu nagród.

Jakich innych składników wynagrodzenia nie należy wliczać do wynagrodzenia urlopowego?

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy wliczać także:

• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, wsparcia o charakterze socjalnym finansowanego z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., II PK 183/07), np. wynagrodzeń z tytułu umowy cywilnoprawnej,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
• składników wynagrodzenia wypłaconych w poprzednim stosunku pracy (bez względu na przerwę lub jej brak między kolejnymi umowami o pracę).

Czy należy pomijać składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc?

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc – mimo że stanowią należności wynikające ze stosunku pracy – nie są uwzględniane przy obliczaniutzw. średniej urlopowej. Dotyczy to m.in. premii kwartalnych, półrocznych czy rocznych, które powinny być wypłacane zgodnie z ustalonym harmonogramem, np. co 3, 6 lub 12 miesięcy.

Jednocześnie fakt korzystania przez pracownika z płatnego urlopu nie powinien wpływać na obniżenie wysokości tych składników. Zgodnie z par. 12 rozporządzenia urlopowego okres urlopu traktowany jest na równi z okresem świadczenia pracy.

Stałe składniki wynagrodzenia – jak je wliczać do wynagrodzenia urlopowego?

Stałe składniki wynagrodzenia, przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne, należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu.

Jeśli wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie z elementów o stałej wysokości, nie ma potrzeby odrębnego ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. W takiej sytuacji pracownik za miesiąc, w którym przebywa na urlopie, powinien otrzymać pełne wynagrodzenie określone w umowie o pracę – niezależnie od liczby dni urlopu wypoczynkowego. Warunkiem jest brak innych nieobecności w pracy, takich jak urlop bezpłatny czy zwolnienie lekarskie.

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Zmienne składniki wynagrodzenia – jak wliczać do wynagrodzenia urlopowego?

Zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, należy uwzględniać w podstawie wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W przypadku, gdy wysokość tych składników znacznie się waha – na przykład w zależności od wyników sprzedaży lub wielkości produkcji – możliwe jest uwzględnienie ich w podstawie urlopowej na podstawie średniej z okresu nieprzekraczającego 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Zastosowanie dłuższego okresu niż trzy miesiące może być również uzasadnione organizacją pracy w firmie. W takim przypadku przyjęty okres powinien być jednoznacznie określony w przepisach wewnątrzzakładowych, z którymi pracownicy powinni zostać zapoznani.

Wypłata pensji w następnym miesiącu – jak wpłynie na wynagrodzenie urlopowe?

W sytuacji gdy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10. dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

Jak obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego?

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia według następujących wytycznych:

• podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (wypracowane w dni robocze, niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

Zmiana w składnikach wynagrodzenia – jak wpłynie na wynagrodzenie urlopowe?

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Jeśli natomiast pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

Ponowne przeliczenie podstawy urlopowej musi nastąpić np. w przypadku, gdy w miesiącu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop dokonano zmiany systemu wynagradzania pracownika. Gdy zmiana polega na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe, wówczas do podstawy urlopowej wlicza się stałą pensję należną w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku, ale bez uwzględniania zmiennych elementów płacy, których dotyczyła zmiana.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dochodzi do modyfikacji systemu wynagradzania sprowadzającej się do zmiany wynagrodzenia miesięcznego na stawkę godzinową. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć, mnożąc stawkę godzinową pracownika przez liczbę godzin wykorzystanego przez niego urlopu wypoczynkowego.