Wynagrodzenie urlopowe – co wliczyć do podstawy wymiaru, a co z niej wyłączyć

Dokładne wytyczne co do ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Zostało ono tak skonstruowane, by była możliwa realizacja przywołanej wyżej zasady wynikającej z art. 172 k.p. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy wysokość pensji jest różna ze względu na system wynagradzania.

Aby obliczyć wysokość wynagrodzenia urlopowego, należy wyznaczyć tzw. podstawę wymiaru. Ustalając ją, trzeba zwrócić uwagę na:

• rodzaj składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy oraz pomijanych,
• stałość bądź zmienność wysokości poszczególnych elementów pensji,
• długość okresów, za które dany składnik wynagrodzenia przysługuje.

Wypłaty uwzględniane i pomijane

Wynagrodzenie za czas urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, ale z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop nie wchodzą więc m.in.:

• wypłaty jednorazowe oraz niepowiązane z żadnym okresem czasu,
• elementy pensji, które przysługują za czas urlopu albo są tak obliczane, że urlop nie ma wpływu na ich wysokość (np. premie, których wysokość nie zależy od osobistego wkładu pracy pracownika),
• wynagrodzenia z dodatkowych umów zlecenia lub o dzieło.

Natomiast podstawę wynagrodzenia urlopowego tworzą wypłaty, które:

• mają charakter roszczeniowy,
• cechuje periodyczność – następują co pewien czas, np. za wykonywanie pewnego typu zadań, przy czym nie muszą mieć one charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane.

Stała miesięczna stawka wynagrodzenia

Gdy pracownik uzyskuje składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, nie ma potrzeby obliczania podstawy wymiaru i samego wynagrodzenia urlopowego. Wówczas wypłaca się pensję w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Do omawianej grupy składników należą m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze w stawce miesięcznej – np. 5000 zł,
• premie regulaminowe oraz dodatki miesięczne (za staż pracy, funkcyjny, zmianowy, za pracę w warunkach uciążliwych, za zwiększenie obowiązków służbowych itd.), ustalone jako stała kwota bądź stały procent niezmiennego wynagrodzenia zasadniczego, np. 5 proc. wynagrodzenia wynoszącego 5000 zł.

Składniki płacy zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się jeden rodzaj składników wynagrodzenia, tj. przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, inne niż stałe. W podstawie urlopowego ujmuje się m.in.:

• wynagrodzenie zmienne czasowe lub wynikowe np. prowizyjne, godzinowe, akordowe,
• dodatki: za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych dobowych, a także z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym oraz inne ustalone np. jako stały procent, ale od zmiennej pensji podstawowej, premie regulaminowe zmienne, ustalone w procentowych widełkach (np. od 10 do 30 proc. płacy zasadniczej) lub premie uzależnione od poziomu sprzedaży, wykonanych zadań itp.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość tych składników znacznie się waha, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6, 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jaki wzór zastosować do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

• dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ona ustalona, a następnie
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, bierze się pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny (a nie wynikające z nominału), a więc również godziny nadliczbowe, dyżuru, w których wykonywana była praca, przepracowane w niedziele, święta i w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pomija się natomiast godziny nieprzepracowane, choćby nawet przysługiwało za nie wynagrodzenie, np. za przestój czy chorobę. Wynagrodzenia z tych tytułów są wyłączone z podstawy urlopowej na podstawie par. 6 rozporządzenia urlopowego.

przykład 1

• 2060,56 zł : 482 godz.= 4,28 zł,
• 4,28 zł x 40 godz. = 171,20 zł.

przykład 2

• pensji zasadniczej – 6000,00 zł,
• prowizji od sprzedaży – w wysokości od 10 do 25 proc. wartości podpisanych umów z klientami (prowizje wypłacone w: lutym 2843,00 zł, marcu 1950,00 zł, kwietniu 2370,00 zł – łącznie 7163,00 zł)
• dodatku paliwowego – 800 zł.

• 7163 zł : 496 godz. (liczba godzin przepracowanych w okresie styczeń – marzec) = 14,44 zł,
• 14,44 zł x 72 godz. = 1039,68 zł.

przykład 3

Zmiana w zasadach wynagradzania

W razie zmiany w ruchomych składnikach wynagrodzenia (przyznania lub likwidacji danego składnika) lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (par. 10 rozporządzenia urlopowego). Zasada ta ma urealnić wynagrodzenie bieżące (czyli już po zmianach), które pracownik uzyska w miesiącu wykorzystania urlopu.

Zmiana systemu wynagradzania wymaga przeliczeń wynagrodzeń. O ile nie jest to trudne przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w przypadku przejścia z systemu zmiennego na stały miesięczny (np. z akordu na stały ryczałt) lub na godzinowy, o tyle problematyczna wydaje się zamiana systemu stałego wynagrodzenia na oparty na wynikach pracy, np. prowizyjny czy akordowy. Trudno wówczas oszacować, jakie pracownik osiągnąłby wyniki. W takim przypadku najrozsądniejsze wydaje się uwzględnienie wynagrodzenia z okresu po zmianie systemu opłacania pracy pracownika.

przykład 4

przykład 5

przykład 6

przykład 7

• 1 610 zł : 248 godz. (liczba godzin przepracowanych w kwietniu i maju) = 6,49 zł,
• 6,49 zł x 16 godz. = 103,84 zł.

Pełne miesiące nieobecności

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (par. 11 rozporządzenia urlopowego). Chodzi tu o sytuację, gdy w którymś z trzech (bądź maksymalnie 12) miesięcy lub w całym tym okresie, z którego liczona jest podstawa do urlopu, pracownikowi nie przysługiwało żadne wynagrodzenie zmienne. Musi to być pełny miesiąc, za który pracownik nie nabył prawa do jakiegokolwiek zmiennego składnika, np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego. Jeśli natomiast choć za część miesiąca pracownik dostał tego rodzaju składnik, to trzeba go wliczyć do podstawy urlopowej i par. 11 rozporządzenia nie ma zastosowania. W przeciwnym razie należy cofnąć się do najbliższego miesiąca (miesięcy) sąsiadującego z tym pustym okresem, w którym zmienne elementy przysługiwały.

Podstawa przy krótszym zatrudnieniu

Jeżeli przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, wówczas podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone mu za okres faktycznie przepracowany. Chodzi tu o pracowników, których zatrudnienie nie obejmuje jeszcze 3 miesięcy.

Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (par. 12 rozporządzenia urlopowego). Przykładowo, z premii kwartalnych czy nagród rocznych nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Są one po prostu wypłacane w normalnych terminach, po upływie danego okresu, za jaki przysługują. ©℗

Podstawa prawna

art. 171, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)

rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1335)