Częsty błąd przedsiębiorców: pozycje niepodlegające VAT umieszczone na fakturze z adnotacją NP

Oceniając prawidłowość tego rozwiązania należy podkreślić, iż wskazana w przykładzie kaucja, czy też opłata administracyjna (urzędowa) to zdarzenia nieobjęte podatkiem VAT. W sytuacji wzorcowej powinny być zatem dokumentowane notą lub innym dokumentem wewnętrznym. Takie rozwiązanie komplikowałoby jednak zdecydowanie proces doliczania do ceny za towar bądź usługę tych kwot (którymi ostatecznie ma być obciążony nabywca). Stąd właśnie częsta praktyka przedsiębiorców i umieszczanie tych pozycji na fakturze.

O ile można znaleźć argumenty na obronę stanowiska, iż umieszczenie tego typu kwot na fakturze (obok pozycji podlegających opodatkowaniu) nie jest błędem (w ramach przysługującej przedsiębiorcy swobody w kształtowaniu treści faktury), o tyle już nie da się obronić prawidłowości przyporządkowania do nich adnotacji NP..

Do kaucji, czy też innych opłat nieopodatkowanych VAT ujętych na fakturze nie powinna być przypisana żadna stawka podatku, czy też inna adnotacja wskazująca na sposób ich opodatkowania (NP). Na fakturze ustrukturyzowanej oznaczenie: „np I” oraz „np II” stosuje się – w dużym uproszczeniu - w przypadku niepodlegających opodatkowaniu dostaw towarów oraz świadczenia usług, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju (w Polsce nie są w związku z tym opodatkowane, VAT od transakcji rozlicza nabywca).

Omawiana kaucja, czy też opłaty administracyjne nie kwalifikują się więc, ani do zastosowania względem nich „np I”, ani też „np II”.

Z drugiej strony – wymogi dotyczące treści faktury ustrukturyzowanej powodują, iż do każdej pozycji na fakturze musi zostać przypisana stawka podatku, ew. adnotacja wskazująca na sposób opodatkowania transakcji (np. ZW, np). Bez podania stawki (lub adnotacji) system KSeF nie zatwierdzi faktury, w konsekwencji faktura nie zostanie skutecznie wysłana do KSeF (a co za tym idzie – wystawiona).

Jak w takim razie postąpić z kaucją, opłatą administracyjną itd. ?

Otóż te dodatkowe kwoty zwiększające (lub zmniejszające) należność i niepodlegające VAT powinny zostać uwzględnione w ramach fakultatywnego węzła: Rozliczenie na fakturze ustrukturyzowanej.

Węzeł ten umożliwia zawarcie w treści faktury ustrukturyzowanej informacji w zakresie dodatkowych obciążeń lub odliczeń, wpływających na ostateczną kwotę zapłaty, którą zobowiązany jest uiścić nabywca lub usługobiorca. Dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy faktura dokumentuje czynność podlegającą ustawie, a oprócz tego zawiera ww. dane dodatkowe o obciążeniach lub odliczeniach np.:

• zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy (np. opłata urzędowa uiszczona przez pełnomocnika w imieniu i na rzecz klienta),
• rozliczenie salda klienta (np. w związku z wpłatami klienta w zbyt wysokiej wartości),
• rozliczenie kwot (różnicy) wynikających z wystawionych wcześniej faktur korygujących in minus/in plus,
• kaucje pobierane od nabywców przez uczestników systemu kaucyjnego itd..

Jeżeli przedsiębiorca chcąc obciążyć nabywcę np. kwotą kaucji, czy też kosztami opłat administracyjnych zdecyduje się na wypełnienie danych w ramach węzła: Rozliczenie, powinien wypełnić pole: Obciażenia (schema narzuci wówczas z góry pozycje, które w takim przypadku muszą być obowiązkowo wypełnione tj.: Kwota oraz Powód), SumaObciążeń i DoZapłaty określające kwotę należności ogółem (sumę wartości netto faktury oraz kwot podatku VAT) powiększoną odpowiednio o obciążenia tj. kwotę, którą zobowiązany będzie uiścić nabywca i ew. pomniejszoną o odliczenia. Co istotne, przy zastosowaniu takiego podejścia przedsiębiorca osiąga zamierzony efekt: kwota kaucji, czy też opłat administracyjnych nie będzie uwzględniona w podstawie opodatkowania podatkiem VAT, a jednocześnie zostanie doliczona do ceny.