Sposób postępowania z nadpłatami trzeba określić w polityce rachunkowości

Nadpłaty to kwoty dochodów nienależnie wpłaconych (pobranych) lub orzeczonych do zwrotu. Sposób postępowania z nadpłatami reguluje par. 18 rozporządzenia ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, zgodnie z którymi, jeżeli przepisy szczególne nie regulują inaczej, państwowa jednostka budżetowa zalicza nadpłaty na inne wymagalne należności przypadające od tego samego dłużnika, a w razie braku takich należności – zwraca je uprawnionej osobie. Nadpłaty w dochodach budżetowych powstałe zarówno w bieżącym roku budżetowym, jak i w ubiegłych latach budżetowych zwraca się z tej podziałki klasyfikacji dochodów, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez głównego księgowego jednostki budżetowej i kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. Polecenie to musi zawierać uzasadnienie zwrotu oraz datę wypłacenia zwracanej kwoty. Należy jednak zwrócić uwagę, że powołane powyżej uregulowania mają wprost zastosowanie do państwowych jednostek budżetowych. W związku z tym samorządowe jednostki budżetowe, biorąc pod uwagę ustalenia wynikające z art. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, powinny zasady postępowania w tej sprawie określić w swojej polityce rachunkowości, kierując się oczywiście zasadami zawartymi w cytowanym powyżej rozporządzeniu. Określając sposób postępowania z nadpłatami w polityce rachunkowości, należałoby jednocześnie ustalić sposób postępowania w odniesieniu do nadpłat i niedopłat stanowiących niewielkie kwoty. Jednostka, formułując te zasady, powinna jednak pamiętać, że w stosunku do nadpłat (zobowiązanie wobec kontrahenta), które nie są przedawnione, nawet w przypadku gdy w grę wchodzą niewielkie kwoty, brak jest możliwości ich odpisania z ksiąg rachunkowych na podstawie samodzielnej decyzji kierownika jednostki. Wyksięgowanie tych kwot może nastąpić wyłącznie w razie otrzymania od kontrahenta zawiadomienia o zwolnieniu z długu (umorzeniu zobowiązania). Brak otrzymania takiego zawiadomienia skutkuje tym, że zobowiązanie takie powinno figurować w księgach rachunkowych jednostki do czasu przedawnienia.

Przedawnienie spowoduje, że ustaje obowiązek zapłaty zobowiązania, a w konsekwencji salda na rozrachunkach z wierzycielami nie spełniają już definicji zobowiązań. Analogicznie termin przedawnienia i odpisanie z ksiąg rachunkowych ma zastosowanie do należności.

W odniesieniu do należności stanowiących niewielkie kwoty, które nie są przedawnione, kierownik jednostki, biorąc pod uwagę istotność, może podjąć decyzję o ich niedochodzeniu. Może to dotyczyć np. należności których wysokość nie przekracza kosztów wysyłki listu poleconego czy też takich, w stosunku do których koszty ich dochodzenia byłyby równe lub wyższe od uzyskanej należności.

Odpisanie z ksiąg rachunkowych należności (niedopłaty dochodów) czy zobowiązań (nadpłaty dochodów), uwzględniając zasady określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, powinno przebiegać w sposób następujący:

1 )Odpisanie należności – przy założeniu, że nie była objęta odpisem aktualizującym:

● Wn konto 761 Pozostałe koszty operacyjne,

● Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych.

2) Odpisanie należności, przy założeniu, że była ona objęta odpisem aktualizującym:

● Wn konto 290 Odpisy aktualizujące należności,

● Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych.

3) Odpisanie zobowiązań (nadpłaty):

● Wn konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych,

● Ma konto 760 Pozostałe przychody operacyjne.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2010 r. nr 241, poz. 1616 ze zm.).

Załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).