Ministerstwo Sprawiedliwości przedstawiło założenia zmian w postępowaniu wieczystoksięgowym, które mają rozszerzyć wykorzystanie systemów teleinformatycznych w sprawach dotyczących ksiąg wieczystych. Projekt zakłada m.in. możliwość składania wniosków przez internet przez każdego właściciela nieruchomości oraz wprowadzenie tzw. hybrydowych akt ksiąg wieczystych, łączących dokumenty papierowe i elektroniczne w jednym postępowaniu.
Chodzi o kierunkowe założenia zmian w postępowaniu wieczystoksięgowym (projekt ustawy o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz niektórych innych ustaw UD407), które mają umożliwić składanie wniosków o wpis do księgi wieczystej przez internet, a także rozszerzyć zakres cyfrowej obsługi spraw prowadzonych przez sądy. Wśród proponowanych rozwiązań znalazły się m.in. hybrydowe akta ksiąg wieczystych, elektroniczne doręczenia oraz możliwość wydawania orzeczeń i zarządzeń bezpośrednio w systemie teleinformatycznym.
Jak dziś wygląda składanie wniosku o wpis do księgi wieczystej w sądzie rejonowym (forma papierowa i procedura)
Obecnie podstawową formą składania wniosków do ksiąg wieczystych pozostaje forma papierowa. Wniosek trafia do sądu rejonowego na urzędowym formularzu wraz z papierowymi załącznikami, np. aktem notarialnym, decyzją administracyjną czy orzeczeniem sądu.
Elektroniczne składanie wniosków jest dziś wyjątkiem. Mogą z niego korzystać tylko wybrane podmioty, przede wszystkim notariusze, komornicy oraz naczelnicy urzędów skarbowych.
Z danych Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że w 2025 r. do sądów wpłynęło ponad 5,3 mln spraw dotyczących ksiąg wieczystych. Około 40 proc. z nich zostało złożonych elektronicznie. Zdecydowaną większość takich spraw inicjowali notariusze.
Wniosek do księgi wieczystej przez internet: kto będzie mógł złożyć go online po zmianach w 2026 roku
Nowe przepisy zakładają, że możliwość składania wniosków online nie będzie już zarezerwowana tylko dla notariuszy i komorników. Po zmianach, każda osoba, która założy konto w systemie obsługującym postępowania sądowe, będzie mogła złożyć wniosek o wpis do księgi wieczystej online.
Taki wniosek trzeba będzie podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Hybrydowe akta księgi wieczystej: połączenie dokumentów papierowych i elektronicznych w postępowaniu sądowym
Jedną z głównych zmian ma być wprowadzenie tzw. hybrydowych akt księgi wieczystej, łączących formę papierową i elektroniczną.
Obecnie akta obejmują wyłącznie dokumenty papierowe. Po zmianach mają zawierać zarówno dokumenty tradycyjne, jak i elektroniczne. Ministerstwo podkreśla jednak, że dokumenty nie będą automatycznie skanowane ani drukowane. Papier pozostanie papierem, a dokument elektroniczny pozostanie wyłącznie w systemie.
Resort sprawiedliwości argumentuje, że masowe skanowanie aktów notarialnych, map czy decyzji administracyjnych byłoby kosztowne, czasochłonne i mogłoby budzić wątpliwości co do autentyczności dokumentów.
Elektroniczna korespondencja z sądu wieczystoksięgowego: jak będą doręczane pisma w systemie teleinformatycznym
W ramach projektowanych zmian zaproponowano wdrożenie możliwości przesyłania korespondencji sądowej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jeśli ktoś złoży wniosek przez internet albo wybierze elektroniczną formę komunikacji, sąd będzie przesyłał wszystkie pisma, takie jak zawiadomienia, wezwania czy postanowienia, bezpośrednio przez system teleinformatyczny.
Jedna forma postępowania w księgach wieczystych: obowiązek elektronicznego prowadzenia sprawy od początku do końca
Projekt wprowadza też zasadę zachowania jednej formy postępowania. Oznacza to, że jeśli sprawa zostanie rozpoczęta online, kolejne pisma również trzeba będzie składać w formie elektronicznej.
Nie będzie już możliwości swobodnego przechodzenia między systemem elektronicznym a formą papierową. W praktyce, jeśli mimo tego uczestnik złoży dokument w wersji papierowej, sąd wezwie go do ponownego przekazania pisma w formie elektronicznej.
Ponadto jeśli sprawa jest prowadzona elektronicznie, również środki odwoławcze, takie jak apelacja, zażalenie czy skarga na orzeczenie referendarza trzeba będzie złożyć przez system teleinformatyczny.
Elektroniczne akty notarialne i automatyczny przepływ dokumentów do sądu wieczystoksięgowego
Zmiany obejmą również pracę notariuszy. Zgodnie z projektem będą oni zobowiązani do przekazywania elektronicznych wypisów aktów notarialnych do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.
Dokumenty te będą następnie trafiać bezpośrednio do sądu wieczystoksięgowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, bez potrzeby przekazywania ich w formie papierowej.
Czy postępowanie wieczystoksięgowe będzie w pełni cyfrowe: co zostaje w formie papierowej (II instancja i SN)
Projekt nie zakłada pełnej cyfryzacji całego postępowania. Sprawy rozpatrywane przez sąd drugiej instancji oraz Sąd Najwyższy nadal będą prowadzone w formie papierowej. Dopiero po zakończeniu postępowania dokumenty zostaną dołączone do hybrydowych akt księgi wieczystej.
Jak zmiany w księgach wieczystych mają przyspieszyć wpisy i ograniczyć formalności w sądach rejonowych
Ministerstwo Sprawiedliwości zakłada, że dalsza elektronizacja postępowań przyspieszy obsługę spraw dotyczących ksiąg wieczystych. Ma to oznaczać sprawniejsze przekazywanie spraw do referendarzy, automatyczne wprowadzanie wzmianek w księgach, szybsze doręczanie pism oraz ograniczenie obiegu dokumentów w formie papierowej.
Resort podkreśla, że wcześniejsze doświadczenia z elektronicznymi wnioskami składanymi przez notariuszy już przyniosły widoczne efekty. Usprawniły pracę wydziałów ksiąg wieczystych i zwiększyły bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami.
Kiedy wejdą w życie zmiany w księgach wieczystych: harmonogram projektu UD407 i etap legislacyjny
Na razie są to jedynie założenia projektu przygotowanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Propozycje zmian znajdują się na wczesnym etapie prac legislacyjnych i nie mają jeszcze mocy obowiązującej.
Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to III kwartał 2026 r.
Podstawa prawna
Projekt ustawy o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz niektórych innych ustaw (nr UD407)
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu