ZUS wydał nowy poradnik, jak przeprowadzać kontrolę wykorzystania zwolnień lekarskich. Poradnik został przygotowany w oparciu o zmienione przepisy ustawy zasiłkowej, które doprecyzowują, w jakich przypadkach traci się prawo do zasiłku.
Utrata prawa do zasiłku może wiązać się z nieprawidłowym wykorzystaniem okresu zwolnienia od pracy albo ze stwierdzeniem przez ZUS, że zaświadczenie zostało wystawione niezasadnie. W tym pierwszym przypadku zaświadczenie lekarskie zachowuje ważność, ale pracownik traci wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy. Poradnik ZUS („Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy”) dotyczy tego rodzaju kontroli.
Kto może kontrolować chorych na zwolnieniu lekarskim?
Jeśli chory pobiera jeszcze wynagrodzenie chorobowe, a więc przez pierwsze w danym roku kalendarzowym 33 dni niezdolności do pracy (w przypadku osób powyżej 50. roku życia – 14 dni), okres ten podlega kontroli przez pracodawcę, niezależnie od jego wielkości.
Z kolei w przypadku przedłużającej się choroby, gdy dana osoba pobiera już zasiłek chorobowy, okres ten może być kontrolowany przez płatnika składek (pracodawcę, zleceniodawcę) albo ZUS. Trzeba jednak zaznaczyć, że prawo przeprowadzania kontroli mają tylko tzw. duzi płatnicy, a więc tacy, którzy na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Mogą oni jednak także zawnioskować do ZUS o przeprowadzenie kontroli.
Mniejsi płatnicy nie mogą samodzielnie kontrolować okresu, w którym pracownik albo zleceniobiorca pobiera zasiłek chorobowy. Muszą w tym przypadku zdać się wyłącznie na ZUS.
Okres, podczas którego dana osoba pobiera zasiłek opiekuńczy, może być kontrolowany na takich samych zasadach jak okres pobierania zasiłku chorobowego. Kontrolę może zatem przeprowadzić ZUS albo tzw. duży płatnik.
Co sprawdza pracodawca podczas kontroli zwolnienia lekarskiego?
Pracodawca może sprawdzić, czy nie zachodzą okoliczności określone w art. 17 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z tym przepisem, którego nowe brzmienie obowiązuje od 13 kwietnia 2026 r., ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy, w przypadku gdy w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia.
Kontrola może być przeprowadzona bez względu na wskazania lekarskie, że „chory powinien leżeć” czy „chory może chodzić”.
Na tej samej zasadzie może być skontrolowana osoba, która pobiera świadczenie rehabilitacyjne.
Zasiłek opiekuńczy: kiedy domownik wyklucza wypłatę świadczenia?
Jeśli kontrolowany jest okres pobierania zasiłku opiekuńczego, oprócz weryfikacji, czy nie jest wykonywana praca zarobkowa lub podejmowana aktywność niezgodna z celem tego zwolnienia, sprawdza się również, czy we wspólnym gospodarstwie domowym nie ma osoby, która mogłaby podjąć się opieki.
Przypomnijmy, że generalnie zasiłek opiekuńczy nie przysługuje za okres, w którym zamiast wnioskodawcy opiekę nad dzieckiem czy inną osobą mógłby podjąć inny członek rodziny. Chodzi tu nie o sam fakt obecności innego członka rodziny w domu, ale o jego rzeczywistą zdolność do sprawowania opieki. Zatem np. obecność innego chorego członka rodziny nie jest przeszkodą do wypłaty zasiłku opiekuńczego ani nie jest podstawą do pozbawienia prawa do tego zasiłku, bo ta osoba i tak nie może sprawować nad nikim opieki.
Okoliczność ta nie ma znaczenia, gdy zasiłek opiekuńczy pobierany jest w związku ze sprawowaniem opieki nad chorym dzieckiem do lat 2. W takim przypadku obecności innego członka rodziny nie bada się.
Kto przeprowadza kontrolę w imieniu pracodawcy?
Przepisy nie określają szczegółowo, kto może przeprowadzić taką kontrolę. ZUS w poradniku zwraca uwagę, że pracodawca, który jest osobą fizyczną, może sam przeprowadzić kontrolę lub ją zlecić innemu pracownikowi, np. pracownikowi komórki kadrowo-płacowej. Podkreśla jednak, że ze względu na wrażliwy charakter sprawy powinna być to osoba, która cieszy się dobrą opinią i budzi zaufanie, a także zna zasady przeprowadzania kontroli oraz przepisy o ochronie danych osobowych.
ZUS zezwala również na zlecenie przeprowadzenia kontroli firmie zewnętrznej. W poradniku zwraca jednak uwagę, że w takim przypadku umowa zawarta między pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, które są niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Podkreśla, że pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych.
Kogo typować do kontroli zwolnienia lekarskiego?
Duży płatnik może, ale nie musi, skontrolować każdego ubezpieczonego, któremu wypłaca wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne. ZUS w poradniku zwraca jednak uwagę, aby w szczególności do kontroli typować osoby, które:
- korzystają często z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy,
- otrzymują kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy,
- korzystają z kolejnych okresów zasiłkowych,
- były już pozbawione prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego albo świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień od pracy,
- wnioskują naprzemiennie i z dużą częstotliwością o zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy,
- po wystawieniu przez lekarza orzecznika ZLA/K otrzymują kolejne zwolnienia lekarskie,
- podejrzewa się, że w czasie zwolnienia od pracy wykonują pracę zarobkową lub podejmują aktywność niezgodną z jego celem
Jak wszcząć kontrolę i wystawić upoważnienie?
Wszczęcie kontroli następuje na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli udzielonego kontrolującemu poprzez jego okazanie osobie kontrolowanej.
Kontrolę może przeprowadzić osoba, która otrzyma imienne upoważnienie zgodne ze wzorem określonym w przepisach szczególnych. Upoważnienie jest ważne razem z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numer i data wydania powinny być podane w upoważnieniu.
ZUS zwraca uwagę, że pracodawca ma obowiązek wystawić imienne upoważnienie również osobie przeprowadzającej kontrolę zleconą zewnętrznemu podmiotowi.
Gdzie można przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego?
Czynności kontrolne są prowadzone w miejscu zamieszkania, miejscu pobytu, miejscu pracy osoby kontrolowanej lub w miejscu wykonywania przez nią pozarolniczej działalności lub w innym miejscu, jeżeli jest to konieczne ze względu na cel kontroli.
Nie ma zatem ograniczeń.
Jakie prawa i obowiązki mają strony kontroli?
Kontrolującemu przysługuje uprawnienie do:
- wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli,
- legitymowania osoby kontrolowanej wyłącznie w celu ustalenia tożsamości,
- żądania oraz odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek lub lekarza leczącego,
- dostępu do danych ubezpieczonego i płatnika składek gromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek
– jeżeli jest to uzasadnione celem prowadzonej kontroli.
Kontrolujący jest obowiązany do:
- okazania osobie kontrolowanej lub osobie przebywającej w miejscu przeprowadzania kontroli legitymacji służbowej albo pracowniczej oraz upoważnienia;
- poinformowania osoby kontrolowanej o jej uprawnieniach, w tym o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli;
- zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących prywatności osoby kontrolowanej pozyskanych w czasie kontroli.
Osoba kontrolowana jest obowiązana do:
- umożliwienia przeprowadzenia kontroli;
- udostępnienia kontrolującemu na jego żądanie informacji w zakresie kontroli;
- składania wyjaśnień w zakresie kontroli na żądanie kontrolującego.
Uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli albo nieskładanie wyjaśnień nie oznacza jednak, że z pewnością dana osoba utraci prawo do zasiłku. Nie jest wykluczone, że sąd w postępowaniu z odwołania od decyzji stwierdzi, że nie wykazano, że ta osoba nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie od pracy.
Protokół kontroli: kiedy powstaje i jak złożyć zastrzeżenia?
Protokół kontroli sporządza się i przesyła do ZUS, jeśli stwierdzono nieprawidłowości. Jeśli jednak płatnik podczas kontroli nie stwierdził żadnych nieprawidłowości, nie sporządza protokołu.
Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się osobie kontrolowanej. Zmiany protokołu dokonuje się przez wydanie aneksu do protokołu kontroli.
Osoba kontrolowana ma prawo w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu lub aneksu złożyć zastrzeżenia do ustaleń w nich zawartych, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.
Zastrzeżenia rozpatruje ZUS, któremu przesyła się je wraz z protokołem kontroli. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń osobę kontrolowaną informuje się na piśmie.
Kiedy ZUS wydaje decyzję o utracie zasiłku?
Protokół kontroli stanowi podstawę do wszczęcia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego oraz stanowi dowód w tym postępowaniu. Na podstawie ustaleń płatnika oraz własnego postępowania ZUS wydaje decyzję stwierdzającą brak prawa do zasiłku.
Może się jednak zdarzyć, że ZUS po analizie sprawy dojdzie do wniosku, że wbrew ustaleniom płatnika (pracodawcy, zleceniodawcy) nie doszło do nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia. W takim przypadku nie wyda decyzji.
Wynagrodzenie chorobowe: decyzję podejmuje pracodawca, nie ZUS
Ponadto ZUS nie wyda decyzji w sprawie utraty prawa do wynagrodzenia chorobowego, ponieważ nie jest to świadczenie z ubezpieczenia społecznego. Decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca. Dlatego też protokół, który dotyczy okresu pobierania wynagrodzenia, nie jest przesyłany do ZUS, chyba że pracownik złożył zastrzeżenia. W takim przypadku ZUS rozpatruje zastrzeżenia, ale i tak ostateczną decyzję o pozbawieniu prawa do wynagrodzenia chorobowego podejmuje pracodawca.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu