Zbliża się 30 września, a pracownik odmawia pójścia na zaległy urlop. Co można zrobić?

Obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego z poprzedniego rokudo 30 września wynika wprost z art. 168 kodeksu pracy. Pracodawca, który tego nie zrobi, ryzykuje grzywną. Ma to na celu zapobieganie sytuacjom, w których pracodawca odmawia udzielenia urlopów tak długo, aż ulegną przedawnieniu. Inspekcja pracy może więc badać, czy pracodawca udziela urlopów zgodnie z zasadami kodeksu pracy. I tu pojawia się problem: co w przypadku, gdy pracownik chce kumulować urlop z kilku lat i nie zgadza się na wykorzystanie zaległego urlopu do 30 września?

Czy pracodawca może narzucić termin urlopu bieżącego?

Zgodnie z zasadami ogólnymi pracodawca przy udzielaniu urlopu powinien wziąć pod uwagę wskazane przez pracownika we wniosku urlopowym daty, w których chciałby z tego urlopu skorzystać. Pracodawca nie ma jednak obowiązku udzielać urlopu dokładnie w tych datach; może odmówić, kierując się dobrem zakładu pracy i koniecznością zapewnienia jego nieprzerwanej działalności.

Pracodawca nie ma prawa wysyłać pracownika na przymusowy urlop bieżący. Pewne wątpliwości mogą się pojawić w stosunku do tzw. przerwy wakacyjnej, którą wprowadzają niektórzy pracodawcy na jakiś czas podczas wakacji. Mimo że przyjęło się w wielu zakładach, że nie kwestionuje się tego rodzaju decyzji pracodawcy, to w rzeczywistości, gdyby pracownik nie wyraził zgody na taki urlop, to pracodawca nie ma prawnej możliwości zmuszenia pracownika do skorzystania z takiego urlopu.

Kiedy można wysłać pracownika na urlop w wypowiedzeniu?

Wyjątkiem od zakazu przymusowego wysyłania pracownika na urlop jest sytuacja określona w art. 167¹ kodeksu pracy. Zgodnie z nim, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, dostosowany jest do okresu przepracowanego u danego pracodawcy.

Zatem w okresie wypowiedzenia pracodawca ma prawo wysłać pracownika na cały urlop zaległy oraz urlop bieżący w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Pracownik nie może odmówić.

Do kiedy trzeba udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego?

Jak wcześniej wspomniano, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu we wskazanych przez pracownika datach, ale nie może odmawiać w nieskończoność. Taką datą graniczną jest 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Nie chodzi jednak o to, żeby w tym terminie pracownik wykorzystał cały zaległy urlop, ale żeby urlop był „udzielony”. Oznacza to, że urlop zaległy powinien zacząć się najpóźniej 30 września.

Czy można wysłać pracownika na zaległy urlop bez zgody?

Może się jednak zdarzyć, że pracownik odmawia złożenia wniosku o zaległy urlop wypoczynkowy. Chce go skumulować, bo np. zamierza odejść z pracy i chce otrzymać wysoki ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Pojawia się więc wątpliwość, czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop zaległy. Nie ma przepisu, który wprost by na to pozwalał. Na ten temat wypowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy. PIP wskazała, że Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że pracodawca ma możliwość przymusowego wysłania pracownika na urlop i nie jest wymagana zgoda pracownika (wyrok SN z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02). Z kolei z wyroku SN z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, wynika, że pracodawca ma możliwość wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego w przewidzianym w kodeksie terminie, a nie wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania. PIP przypomniała także stanowisko MRPiPS, które stwierdziło, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

Wysłanie pracownika na urlop zaległy. Stanowisko PIP

Innego zdania jest sama PIP, która stwierdziła, że samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art. 167¹ k.p., nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art. 163 k.p. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 kodeksu pracy. Zgodnie z powyższym pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Innymi słowy, pracodawca wydaje pracownikowi polecenie wyznaczenia terminów wykorzystania urlopu zaległego. Jeśli pracownik tego nie zrobi, pracodawca traktuje to zachowanie jak niewykonanie polecenia służbowego i może wyciągnąć z tego powodu konsekwencje.

Kiedy przedawnia się prawo do urlopu wypoczynkowego?

Generalnie roszczenia pracowników przedawniają się po 3 latach od dnia wymagalności. Taką samą zasadę trzeba zastosować do przedawnienia prawa do urlopu wypoczynkowego. Sposoby obliczania tego urlopu wyjaśnił np. Sąd Apelacyjny w wyroku z 2 grudnia 2021 r., sygn. akt III APa 29/20. Sąd stwierdził, że roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli wykorzystanie urlopu zostało przesunięte na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.

W praktyce oznacza to, że urlop zaległy za 2025 r. przedawni się do końca września 2029 r. (3 lata od 30 września 2026 r., do kiedy pracownicy powinni wykorzystać zaległy urlop za 2025 r.).

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Może się zdarzyć, że pracownik nie zdąży wykorzystać urlopu, czy to zaległego, czy to bieżącego, w okresie wypowiedzenia albo w ogóle nie było okresu wypowiedzenia, bo pracownik np. otrzymał tzw. dyscyplinarkę. Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe (tak SA w Warszawie z 2 grudnia 2021 r., sygn. akt III APa 29/20).

W jakiej kolejności wykorzystuje się urlop zaległy i bieżący?

Pracownik, który ma zaległy urlop, ma jednocześnie urlop bieżący z danego roku. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której pracownik wykorzystuje urlop bieżący, a jednocześnie nie wykorzystuje urlopu zaległego, aby szybciej doszło do przedawnienia urlopu.

Wypowiadał się na ten temat Sąd Najwyższy. W wyroku z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12, stwierdził, że pracodawca nie może decydować o udzielaniu urlopu bieżącego przed zaległym. Kolejność wynika z ustawy i pracodawca nie może jej zmienić na niekorzyść pracownika, czyli urlopu zaległego udziela się przed urlopem bieżącym.

Kiedy trzeba przesunąć termin rozpoczęcia urlopu?

Nie zawsze jednak pracodawca doprowadzi do tego, aby pracownik skorzystał z urlopu zaległego, nawet jeśli termin wyznaczył sam pracownik.

Może bowiem dojść do okoliczności, które skutkują przesunięciem terminu rozpoczęcia urlopu. Zgodnie z art. 165 kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Jeśli pracownik będzie np. długo chorował, może się okazać, że termin urlopu zaległego zostanie znacznie przesunięty.

Jakie kary grożą za nieudzielenie zaległego urlopu?

Naruszenie przepisów o udzielaniu urlopów zaległych może być uznane za wykroczenie albo za przestępstwo. Zgodnie z art. 282 § 1 kodeksu pracy, kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 2000 zł do 60 000 zł.

Z kolei artykuł 218 § 1a kodeksu karnego przewiduje, że kto, wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Jak już wspomniano, przepisy wymagają, aby pracodawca udzielił urlopu zaległego do 30 września, a nie żeby pracownik go wykorzystał do 30 września. Inspekcja pracy kontrolująca przestrzeganie przepisów o urlopie wypoczynkowym sprawdzi, czy pracodawca tego urlopu udzielił, a nie czy pracownik wykorzystał ten urlop w tym terminie.

Może się zdarzyć, że urlop został udzielony na okres po 30 września, ale z przyczyn uzasadnionych (np. szczególne okoliczności związane z organizacją pracy, zwolnienie lekarskie pracownika albo pracownik uchylał się przed wyznaczeniem terminu wykorzystania urlopu zaległego). W takich przypadkach pracodawca uniknie kary, ale wszystko będzie zależało od okoliczności danego przypadku. Będzie jednak musiał udowodnić, że do nieudzielenia urlopu zaległego doszło z przyczyn niezależnych od pracodawcy.