Wniosek o urlop. Czy zawsze musi być pisemny?

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Prawo pracy zapewnia pracownikowi coroczny, nieprzerwany, płatny urlop wypoczynkowy. Jego celem jest regeneracja sił psychicznych i fizycznych. To pracodawca udziela urlopu, co oznacza, że pracownik nie może go rozpocząć samodzielnie bez zgody pracodawcy. Ta zasada dotyczy także urlopu na żądanie, na który również pracodawca musi wyrazić na niego zgodę.

Zgodnie z art. 161 kodeks pracy pracodawca musi udzielić urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Na wniosek pracownika urlop można podzielić, ale co najmniej jedna część musi trwać minimum 14 kolejnych dni.

Plan urlopów ustala pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników i potrzeby organizacyjne. Nie dotyczy to urlopu na żądanie, który przysługuje w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym.

Forma wniosku urlopowego – co mówi prawo?

Kodeks pracy nie narzuca formy składania wniosku o urlop wypoczynkowy, nie musi być on papierowy. Może być ustny lub elektroniczny, o ile wewnętrzne procedury w firmie na to pozwalają.

Także przepisy rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie przewidują, aby pracodawca musiał wymagać papierowych wniosków urlopowych.

Ze względów dowodowych rekomendowane są formy pisemne lub elektroniczne. Pracodawca może wymagać podpisu lub potwierdzenia mailowego, jeśli taki zapis znajduje się w regulaminie wewnętrznym. Brak podpisu nie jest naruszeniem, jeśli nie wynika z wewnętrznych zasad.

Czy pracownik sam może udzielić sobie urlopu?

Samodzielne ogłoszenie zamiaru skorzystania z urlopu (ustnie czy telefonicznie) nie uprawnia do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego. Urlopu udziela wyłącznie pracodawca. Brak formalnego wniosku lub zgody oznacza, że nie można nawet zakładać rozpoczęcia urlopu.

Jest tak też w sytuacji w określonej w art. 163 par. 3 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu wypoczynkowego kobietom po urlopie macierzyńskim (również ojcom lub członkom najbliższej rodziny, którzy z niego korzystali), bez możliwości odmowy.

Czy pójście na urlop bez złożenia wniosku to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych?

To zależy od okoliczności. Zgodnie z ogólną zasadą pracownik chcąc skorzystać z urlopu wypoczynkowego, musi złożyć wniosek, także w wyżej określonej sytuacji z art. 163 par. 3 k.p. Jednak może się zdarzyć, że pracownik błędnie zakłada, że pracodawca udzielił mu urlopu, i na ten urlop się udaje. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99 podkreślił, że jeżeli pracownik działał w dobrej wierze, jego działanie nie stanowi ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Błędne przekonanie pracownika wynikające np. z praktyk kadrowych może być okolicznością łagodzącą.