Monitoring w pracy – co pracodawca może nagrywać, a czego nie?

Kiedy monitoring w pracy jest w ogóle legalny

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy nie może być wprowadzany „na wszelki wypadek”. Kodeks pracy dopuszcza go tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• ochrony mienia;
• kontroli produkcji;
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Oznacza to, że sam interes organizacyjny pracodawcy nie wystarcza, jeśli nie da się go powiązać z jednym z celów wskazanych w ustawie.

W praktyce legalny monitoring może więc obejmować np.:

• hale produkcyjne;
• magazyny;
• wejścia do budynków;
• strefy załadunku;
• ciągi komunikacyjne;

jeżeli rzeczywiście służy realizacji ustawowego celu.

Zobacz także

Ministerstwo Cyfryzacji testuje monitoring pracy zdalnej. Prywatni pracodawcy też

Co pracodawca może nagrywać

Pracodawca może rejestrować obraz, jeśli spełnione są przesłanki ustawowe. Oznacza to, że monitoring może obejmować to, co dzieje się na objętym nim terenie zakładu pracy lub wokół niego, ale tylko w zakresie niezbędnym do realizacji celu wskazanego w ustawie.

W praktyce oznacza to, że pracodawca może nagrywać m.in.:

• wejścia i wyjścia z budynku;
• teren wokół zakładu pracy;
• przestrzenie wspólne i komunikacyjne;
• stanowiska pracy, jeżeli uzasadnia to bezpieczeństwo, ochrona mienia lub kontrola produkcji.

Im większa ingerencja w prywatność pracownika, tym silniejszego uzasadnienia wymaga pracodawca.

Czego pracodawca co do zasady nagrywać nie może

Kodeks pracy przewiduje miejsca, które co do zasady powinny pozostać poza monitoringiem. Dotyczy to:

• pomieszczeń sanitarnych;
• szatni;
• stołówek;
• palarni;
• pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Wyjątki są możliwe tylko wtedy, gdy monitoring jest niezbędny do realizacji celu wskazanego w ustawie i jednocześnie nie narusza godności ani innych dóbr osobistych pracownika.

Czy pracodawca może nagrywać dźwięk

To jeden z najbardziej problematycznych obszarów. Kodeks pracy daje podstawę do stosowania monitoringu obrazu, a nie ogólnego monitoringu dźwięku. Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje wyraźnie, że przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego nie stanowią podstawy do rejestrowania rozmów pracowników.

Monitoring poczty elektronicznej i innych narzędzi pracy

Kodeks pracy pozwala pracodawcy kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracownika, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy;
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Taka kontrola nie może jednak naruszać:

• tajemnicy korespondencji;
• innych dóbr osobistych pracownika.

Te same zasady stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż monitoring poczty, ale tylko wtedy, gdy chodzi o kontrolę korzystania z narzędzi i systemów służbowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu ustawowego. Pracodawca nie ma więc prawa do dowolnego śledzenia każdej aktywności pracownika.

Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca

Pracodawca nie może po prostu zamontować kamer i rozpocząć rejestrowania obrazu. Przepisy nakładają na niego konkretne obowiązki informacyjne. W praktyce oznacza to, że musi on:

• określić cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu;
• poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
• przekazać pracownikowi na piśmie informacje o monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy;
• oznaczyć pomieszczenia i teren objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, najpóźniej dzień przed uruchomieniem systemu.

Jak długo można przechowywać nagrania

Kodeks pracy przewiduje, że nagrania obrazu pracodawca przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Wyjątek dotyczy sytuacji, w których nagranie:

• stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa;
• może stanowić taki dowód, a pracodawca powziął o tym wiadomość.

Wtedy okres przechowywania przedłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Kiedy monitoring może naruszać prawa pracownika

Monitoring staje się problematyczny prawnie wtedy, gdy:

• wykracza poza cele wskazane w ustawie;
• obejmuje miejsca objęte szczególną ochroną;
• ingeruje w tajemnicę korespondencji;
• narusza godność i inne dobra osobiste pracownika;
• został wdrożony bez spełnienia obowiązków informacyjnych;
• ma zbyt szeroki lub nieproporcjonalny charakter.

W praktyce pracownik, który ma wątpliwości co do legalności monitoringu, powinien sprawdzić przede wszystkim:

• czy został prawidłowo poinformowany o jego wprowadzeniu;
• jaki cel wskazał pracodawca;
• czy monitoring nie obejmuje miejsc, które co do zasady powinny być wyłączone spod nadzoru.

Podsumowanie

Pracodawca może stosować monitoring w pracy, ale nie ma w tym zakresie pełnej dowolności. Ustawa dopuszcza monitoring obrazu wyłącznie w określonych celach, nakłada obowiązki informacyjne i ogranicza zarówno zakres miejsc objętych nadzorem, jak i czas przechowywania nagrań. Legalny monitoring musi być niezbędny, proporcjonalny i prawidłowo wdrożony.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Czy pracodawca może zamontować kamerę w każdym pomieszczeniu?

Nie. Kodeks pracy co do zasady wyłącza z monitoringu pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

2. Czy monitoring w pracy może nagrywać dźwięk?

Co do zasady nie. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu dają podstawę do rejestracji obrazu, a nie dźwięku.

3. Czy pracodawca może sprawdzać służbową pocztę elektroniczną?

Tak, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy.

4. Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z kamer?

Co do zasady nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu albo pracodawca wie, że może nim być.

5. Czy pracownik musi być poinformowany o monitoringu?

Tak. Pracodawca musi określić zasady monitoringu w odpowiednich dokumentach wewnętrznych, poinformować pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem systemu i oznaczyć teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny.

Źródła i podstawa prawna