Projekt nowelizacji kodeksu pracy wprowadzający pracę zdalną wciąż jest rozpatrywany przez Sejm (druk 2335). Pracodawcy nie powinni jednak czekać na wejście w życie nowych przepisów, lecz już dziś podjąć działania mające przygotować firmę do ich zastosowania. Obszarem, na który powinni zwrócić uwagę, jest bezpieczeństwo i higiena pracy, dotychczas nie do końca określonym w przypadku pracowników zdalnych. Projekt ustawy nowelizacji zawiera wiele wytycznych i wskazówek, nie rozwiewa on jednak wszystkich wątpliwości i nie zmniejsza wyzwań stojących po stronie pracodawcy. Tak więc, aby zabezpieczyć swój interes, zasadne jest, aby szczegółowe zasady bezpieczeństwa i higieny pracy wykonywanej zdalnie jak najszerszej uregulowali w regulaminie pracy zdalnej. Przygotowanie tego dokumentu warto rozpocząć już teraz, zwłaszcza że kilka aspektów bhp w pracy zdalnej wymaga szczególnej uwagi.

Tylko oświadczenie

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Kodeks pracy i wydane na jego podstawie akty wykonawcze w sposób szczegółowy określają warunki, jakie muszą spełnić obiekty, w których pracownicy wykonują swoje obowiązki, narzędzia i wyposażenie wykorzystywane przy czynnościach służbowych, a także środki ochrony indywidualnej i zbiorowej używane przez pracowników w czasie pracy. Dostosowanie regulacji wewnętrznych do pracy zdalnej to jedno z największych wyzwań stojących obecnie przed pracodawcami. Ustawodawca to przewidział i projekt nowelizacji ogranicza obowiązki pracodawcy w zakresie bhp, w szczególności w zakresie:
  • organizacji stanowiska pracy zgodni z przepisami i zasadami bhp;
  • dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń i wyposażenia technicznego;
  • zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożarów i ewakuacji oraz zapewnienia łączności ze służbami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, ratownictwa medycznego oraz ochrony przeciwpożarowej;
  • zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczania niezbędnych środków higieny osobistej;
  • zapewnienia odpowiednich posiłków i napojów pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych.
Zwolnienie pracodawcy z powyższych obowiązków nie oznacza, że warunki bhp nie będą musiały być brane pod uwagę. O ich spełnienie na swoim stanowisku będzie musiał osobiście zadbać pracownik. Oczywiście pracodawca powinien dochować należytej staranności i udzielić pracownikowi wskazówek oraz wytycznych dotyczących odpowiednich warunków pracy. Trudnością może być jednak wyegzekwowanie wypełnienia zaleceń.

Kontrola pod znakiem zapytania

Mimo że według planowanych przepisów pracownik będzie zobowiązany potwierdzić spełnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej za pomocą stosownego oświadczenia, to pracodawca nie będzie w stanie na bieżąco tego monitorować. W efekcie de facto nie będzie miał wpływu na to, że praca jest wykonywana w sposób sprzeczny z zasadami bhp – np. przy użyciu krzesła i biurka niespełniających zasad ergonomii. Pracodawca powinien jednak udzielić wytycznych w sposób konkretny i szczegółowy wyjaśniający zasady ergonomii, jednakże tylko dobra wola pracownika sprawi, że nie będzie on pracował na kanapie z laptopem na kolanach.
Analogicznie potraktować należy pozostałe zobowiązania z zakresu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, które zostaną przerzucone na pracownika wykonującego swoje obowiązki w formie zdalnej. Pracodawca nie będzie miał obowiązku sprawdzania, czy w istocie pracownik zapewnił sobie środki niezbędne do udzielenia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, czy np. zapewnił sobie łączność z wyspecjalizowanymi służbami. Wystarczające jest oparcie się na oświadczeniu pracownika, przy czym prawdziwość danych z oświadczenia pracodawca będzie mógł zweryfikować za pomocą kontroli miejsca wykonywania pracy zdalnej. Zakres kontroli będzie mógł dotyczyć m.in. bhp. Przy czym taka kontrola powinna być dostosowana do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej, nie będzie mogła godzić w prywatność pracownika i innych osób, jak też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jest to zatem kolejne wyzwanie stojące po stronie pracodawcy, który chciałby sprawdzić, czy pracownik wypełnił nałożone na niego obowiązki z zakresu bhp. Niejednoznaczne jest np., czy w prywatność pracownika i innych domowników będzie godzić np. kontrola miejsca wykonywania pracy zdalnej, które zostało zlokalizowane w sypialni pracownika, lub kontrola urządzeń higieniczno-sanitarnych pod kątem ich odpowiedniości. Wątpliwe jest także, aby pracodawca mógł podjąć jakiekolwiek zdecydowane kroki po stwierdzeniu, że miejsce pracy nie spełnia według jego oceny zasad bhp. Nie będzie bowiem dopuszczalne, aby pracodawca w jakikolwiek sposób ingerował w życie prywatne pracownika, nakazując mu np. zmianę umiejscowienia wyposażenia domowego. Pracodawcy pozostaną w takim wypadku dwie możliwości: albo zobowiązanie pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień, albo cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Bezpieczniej dla pracodawcy będzie zatem nie przeprowadzać kontroli miejsca wykonywania pracy zdalnej, aby uniknąć sytuacji, gdy konieczne będzie cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Niewątpliwie bowiem stwierdzone uchybienia nie będą mogły zostać pozostawione bez dalszego biegu.

Postępowanie powypadkowe

Kolejnym wyzwaniem, które pojawia się po stronie pracodawcy, będzie ustalanie, czy zdarzenie, któremu uległ pracownik zdalny, powinno być uznane za wypadek przy pracy. Ze względu na wspominany wyżej brak nadzoru i wpływu na miejsce wykonywania pracy i niektóre czynności związane ze środowiskiem pracy postępowanie powypadkowe związane z pracą zdalną będzie bardziej problematyczne niż postępowanie związane ze zdarzeniem, które miało miejsce w siedzibie pracodawcy. Ustalenie przyczyn i okoliczności wypadku będzie musiało uwzględniać specyfikę pracy zdalnej. Przykładowo zakłada się, że pracodawca będzie mógł przeprowadzić oględziny miejsca zdarzenia w terminie uzgodnionym przez pracownika i członka zespołu powypadkowego. Dopuszczalne będzie jednak odstąpienie od dokonywania oględzin i ustalenie przyczyny wypadku w oparciu o posiadanie doświadczenie, wiedzę oraz dokumentację. Konieczność uzgodnienia wspólnego terminu przeprowadzenia oględzin wiążąca się niejednokrotnie z opóźnieniami, zwłaszcza w przypadku hospitalizacji pracownika, który uległ zdarzeniu, może powodować, że pracodawcy będą odstępować od przeprowadzenia oględzin. Takie rozwiązanie powinno być jednakże poważnie przeanalizowane przez pracodawcę pod kątem ewentualnych zagrożeń związanych z brakiem bezpośredniego i niezwłocznego dostępu do miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz ograniczeniem w zgromadzeniu dowodów w postępowaniu.