Obliczamy dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. dla pracownika samorządowego

Więcej o rozliczeniach płac przeczytasz tu: Wynagrodzenia 2020. Rozliczanie płac w praktyce

W ubiegłym roku pracownica urzędu gminy chorowała przez 45 dni w okresie ciąży, pobierając zasiłek chorobowy. Przez dziesięć tygodni – od 15 lutego do 12 września – przebywała na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim w części – razem 210 dni. Od 13 do 30 września przebywała na urlopie wypoczynkowym. W grudniu na podstawie art. 188 kodeksu pracy skorzystała jeszcze z dwóch wolnych płatnych dni na dziecko w wieku do 14 lat. Jej wynagrodzenie zasadnicze wynosi 3100 zł, dodatek za staż pracy – 310 zł (10 proc.). Za trzy miesiące (październik – grudzień) uzyskała także premie zmienne zgodnie z regulaminem wynagradzania w wysokości odpowiednio: 210 zł, 230 zł, 250 zł. Za wrzesień wynagrodzenie urlopowe wyniosło 135,36 zł z premii za okres sprzed chorobowego i ciąży, a wynagrodzenie za pracę 1948,80 zł. Z kolei za grudzień wynagrodzenie za dwa dni opieki (z premii) wyniosło 22,56 zł, a stałe składniki wypłacono w całości. Jak wyliczyć trzynastkę za 2019 r. wypłacaną w lutym br.?

odpowiedź

Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2019 r. należy wliczyć pracownicy wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy – uzyskane za czas faktycznie przepracowany – oraz premie. Natomiast odliczeniu podlega zasiłek chorobowy i macierzyński oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy na dziecko.

Rok przepracowany

Pracownicy samorządowi mają prawo do tzw. trzynastej pensji na podstawie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Jest to więc rodzaj dodatkowej premii mającej charakter obowiązkowy, niezależny od uznania pracodawcy lub postanowień regulaminowych.

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, tj. od pierwszego do ostatniego dnia roboczego danego roku. O prawie do trzynastki decyduje więc odpowiednia długość okresu przepracowanego u oznaczonego pracodawcy, w danym roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Nie jest więc brany pod uwagę ani ogólny staż pracy, czyli u różnych pracodawców, ani cały dotychczasowy okres zatrudnienia w danej jednostce. Liczy się okres wykonywania pracy u jednego pracodawcy. Przy ustalaniu uprawnień trzynastkowych nie ma znaczenia wymiar czasu pracy czy rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo).

Czasem wystarczy sześć miesięcy

Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi conajmniej sześć miesięcy. Ten półroczny okres pracy to 180 dni, do których zalicza się:

• dni faktycznie wykonywanej pracy, zgodnie z ewidencją czasu pracy;
• urlopy wypoczynkowe;
• niedziele i święta;
• dni wolne z racji zachowania przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. soboty), a także dni wolne udzielone w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych;
• dni zwolnienia od pracy udzielone związkowcowi z tytułu udziału w zarządzie organizacji związkowej.

Należy wyjaśnić, że okres przepracowany to czas tylko rzeczywistej pracy, a więc realizowania przydzielonych obowiązków. Przy tym ustawa wymienia rodzaje absencji, które traktuje się na równi z okresem pracy i jest to katalog zamknięty. Pozostałe usprawiedliwione nieobecności nie są wliczane do minimalnego sześciomiesięcznego okresu (uchwały SN: z 25 lipca 2003 r. – sygn. akt II PZP 7/03, OSNP 2004/2/26, z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11; OSNP 2012/1-2/3). Przykładowe okresy nieprzepracowane skracające okres pracy dla potrzeb dodatkowego wynagrodzenia rocznego to:

• okresy niezdolności do pracy spowodowanych chorobą;
• okresy opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 kodeksu pracy;
• okresy pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego, w tym świadczenia rehabilitacyjnego;
• urlopy: bezpłatne, szkoleniowe, okolicznościowe;
• inne zwolnienia od pracy, np. krwiodawcy na oddanie krwi.

Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewiduje określone okoliczności, które uprawniają do trzynastki, mimo nieprzepracowania okresu sześciu miesięcy. Zatem zaliczenie 180 dni pracy, warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego, nie jest wymagane w przypadkach m.in. korzystania z:

– urlopu wychowawczego,

– urlopu macierzyńskiego,

– urlopu ojcowskiego,

– urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

– urlopu dla poratowania zdrowia,

– urlopu rodzicielskiego

Krok po kroku

Po ustaleniu prawa do trzynastki należy przystąpić do jej obliczenia. Zasada jest taka, że podstawę dodatkowej, rocznej pensji oblicza się z wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który trzynastka przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Pierwszym krokiem do wyliczenia konkretnej wysokości trzynastki jest zweryfikowanie, jakie składniki przychodu pracownik uzyskał w poprzednim, tj. 2019 r. Nie wszystkie zostaną bowiem tu uwzględnione. U pracowników jednostek sfery budżetowej, do których ma zastosowanie rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, należy więc wyłączyć pozycje wymienione w par. 6, co oznacza, że do podstawy trzynastki nie wejdą m.in.:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe;
• wynagrodzenie za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe;
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia;
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (czyli trzynastka wypłacona na początku roku za rok poprzedni).

Poza wymienionymi wyżej wyłączeniami podstawę wymiaru trzynastki ustala się z wynagrodzenia zasadniczego, rozmaitych dodatków (np. za wysługę lat, funkcyjnego, specjalnego, motywacyjnego, za warunki pracy, za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych itp.), a także przysługujących po spełnieniu określonych wymagań premii regulaminowych.

Przykładowe przychody, których nie bierze się pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru trzynastki:

• nagrody uznaniowe, wypłaty o charakterze jednorazowym, nieperiodyczne;
• wynagrodzenie za dwa dni opieki nad dzieckiem do 14 lat;
• wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, za urlop szkoleniowy u pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
• zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Dodatek za staż pracy

Istnieją dwa stanowiska co do tego, jak wliczać do podstawy trzynastki dodatek za staż pracy, który pracownikom samorządowym przysługuje za okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłków chorobowych, opiekuńczych. Tym pracownikom dodatek wypłaca się niejako obok świadczenia chorobowego, czyli pomniejszania za okresy niezdolności. Są eksperci popierający stanowisko MPiPS wyrażone w piśmie z 20 stycznia 2010 r., w którym resort opowiada się za wliczeniem do trzynastki dodatku stażowego w pełnej wysokości, a więc również w części przypadającej na okresy chorobowe. Resort traktuje ten dodatek jako składnik określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości.

Jednak w opinii autora, skoro do podstawy wymiaru trzynastki przyjmuje się „wynagrodzenie za pracę”, a „okres przepracowany” to okres świadczenia pracy i trzynastkę oblicza się w wysokości proporcjonalnej do tego okresu przepracowanego, to w konsekwencji ta część dodatku, która przysługuje za okresy usprawiedliwionych nieobecności (nieprzepracowane), w tym okresy choroby czy płatnych zwolnień od pracy, powinna być wyłączona przy obliczaniu trzynastki.

U czytelnika

Pracownica w ubiegłym roku nie przepracowała całego roku kalendarzowego ani nawet sześciu miesięcy. Jednak ten brak minimalnego okresu przepracowanego był uzasadniony korzystaniem z urlopów związanych z macierzyństwem. Zatem nabyła ona prawo do trzynastki za 2019 r. Przyjmując, że pracownica chorowała nieprzerwanie od 1 stycznia do 14 lutego 2019 r., 15 lutego urodziła dziecko, od 13 do 30 września przebywała na urlopie wypoczynkowym, a do pracy wróciła 1 października, do podstawy wymiaru trzynastki należy przyjąć następujące wynagrodzenia:

– wynagrodzenie za wrzesień wraz z urlopowym – 2084,16 zł

– wynagrodzenie za okres październik – listopad, wraz z dodatkiem za staż i premiami – 7260 zł [(3410 zł x 2 m-ce) + 210 zł + 230 zł]

– wynagrodzenie za grudzień, tylko za przepracowaną część wraz z premią (bez wynagrodzenia za 16 godz. opieki) – 3319,04 zł; z tego kwota wynagrodzenia za pracę, wraz z dodatkiem wynosi 3069,04 zł (pomniejszona o 2 dni zwolnienia):

3410 zł : 160 godz. (nominał czasu pracy w grudniu) = 21,31 zł

21,31 zł x 16 godz. = 340,96 zł

3410 zł – 340,96 zł = 3069,04 zł

Do podstawy trzynastki nie przyjmujemy dodatku stażowego za styczeń i za część lutego, bo przysługiwał on za okres pobierania zasiłku chorobowego, z kolei za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego nie jest wypłacany. Po weryfikacji świadczeń ze stosunku pracy, uzyskanych w ubiegłym roku kalendarzowym i odrzuceniu opisanych wyłączeń, należy dodać składniki wynagrodzenia. Wysokość trzynastki to 8,5 proc. sumy tego wynagrodzenia.

Suma wynagrodzenia wynosi: 12 663,20 zł

Kwota trzynastki – 1076,37 zł (12 663,20 zł x 8,5 proc.)

Lista płac za luty 2020 r. ©℗

Przychód	4701,37 zł	3100 + 310 zł + 215 zł + 1076,37 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	644,55 zł	– podstawa wymiaru: 4701,37 zł – składka emerytalna: 4701,37 zł x 9,76 proc. = 458,85 zł – składka rentowa: 4701,37 zł x 1,5 proc. = 70,52 zł – składka chorobowa: 4701,37 zł x 2,45 proc. = 115,18 zł – łączna kwota składek: 644,55 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku	365,11 zł 314,40 zł	– podstawa wymiaru: 4056,82 zł (4701,37 zł – po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 644,55 zł) 4056,82 zł x 9 proc. = 365,11 zł 4056,82 zł x 7,75 proc. = 314,40 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	289 zł	Przychód do opodatkowania: 4701,37 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 3807 zł [4701,37 zł (przychód) – 250 zł – 644,55 zł (składki ZUS)] = 3806,82 zł – zaliczka do US: 289 zł (3807 zł x 17 proc.) – 43,76 zł = 603,43 zł (zaliczka na podatek) – 314,40 zł (składka zdrowotna) = 289,03 zł
Kwota do wypłaty	3402,71 zł	4701,37 zł – (644,55 zł + 365,11 zł + 289 zł)

Podstawa prawna

• art. 2, art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200.)

• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14: ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353)