Warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym ze związkami zawodowymi albo z wybranym pracownikiem. Powstaje pytanie, na podstawie jakich kryteriów świadczenia z funduszu powinny być przyznawane pracownikom? Czy środki funduszu mogą być spożytkowane na zakup upominków dla wszystkich pracowników, czy też mogą trafiać wyłącznie do pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej?
Zasadę ogólną wprowadza art. 8 ust. 1 z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.), zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Przepis ten wprowadza ograniczenie swobody pracodawcy przy kształtowaniu zasad wydatkowania środków w regulaminie funduszu. Innymi słowy, pracodawca nie może zmienić treści tego przepisu lub wyłączyć jego zastosowania.
Jeżeli więc wszystkim pracownikom (bez względu na ich sytuację) zostaną sfinansowane bony z funduszu, to nie będzie to traktowane jako świadczenie z funduszu świadczeń socjalnych, ale jako świadczenie dodatkowe pracodawcy, które narusza art. 8 ust. 1 ustawy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. I UK 121/2009, LEX nr 537030). Ograniczenie, o którym mowa we wspomnianym art. 8 ust. 1 ustawy nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług.
Regulamin funduszu może przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. II PK 74/2008, OSNP 2010/7-8/88).