Jak prawidłowo rozliczyć w VAT i podatkach dochodowych kanapki dla pracowników

X spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) działa w branży IT i prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT. Spółka od 1 kwietnia 2024 r. wprowadziła benefit pracowniczy w postaci kanapek udostępnianych nieodpłatnie w pomieszczeniach socjalnych dla załogi. Pracownicy mają pełną dobrowolność w korzystaniu z kanapek, a spółka nie prowadzi ewidencji pobranych przez nich kanapek, gdyż zarówno ich miesięczna nabywana ilość, jak i kilka lokalizacji, w których są udostępniane, stanowią obiektywną przeszkodę w prowadzeniu takiej ewidencji. Kanapki nie stanowią posiłków profilaktycznych, a ani przepisy prawa pracy, ani przepisy bhp nie nakładają obowiązku zapewnienia ich pracownikom. Kanapki są udostępniane tylko w dni robocze, w godzinach pracy. Możliwość ich konsumpcji nie jest powiązana z faktem uczestniczenia w służbowych spotkaniach (np. narady pracownicze, spotkania z kontrahentami, szkolenia odbywane w biurze firmy). Wydatki na zakup kanapek nie są w jakikolwiek sposób zwracane spółce, która finansuje je w całości ze środków obrotowych. Kanapki spółka nabywa od firmy Y (podatnik VAT czynny). Zgodnie z umową z firmą Y zakup kanapek jest rozliczany za okresy miesięczne i udokumentowany fakturą. Za kwiecień 2024 r. firma Y wystawiła 2 maja 2024 r. fakturę na łączną kwotę netto 20 000 zł (plus VAT w kwocie 1000 zł). Firma Y klasyfikuje przedmiotowe kanapki do działu 16 lub 19 Nomenklatury scalonej (CN) i do ich dostawy od 1 kwietnia 2024 r. stosuje 5-proc. stawkę VAT. Spółka X otrzymała fakturę 2 maja 2024 r., a 6 maja 2024 r. uregulowała ją przelewem na rachunek figurujący na białej liście podatników VAT. Pomiędzy spółką X a firmą Y nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Rokiem podatkowym dla spółki X jest rok kalendarzowy, a VAT i zaliczki na CIT rozlicza ona na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak spółka powinna rozliczyć zakup i nieodpłatne przekazanie ww. kanapek pracownikom na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)?

CIT

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego KUP, musi: