KSeF nie działa? Sprawdź, jak wystawiać faktury w trybie offline i awaryjnym

W sytuacji, gdy KSeF nie działa, podatnik nie traci prawa do wystawiania faktur. Zastosowanie znajdują wówczas szczególne procedury przewidziane w ustawie o VAT, tj. tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz awaria całkowita systemu. Każdy z tych trybów różni się zakresem obowiązków oraz terminem późniejszego przekazania faktur do KSeF. W zależności od przyczyny niedostępności systemu czy jest to planowana przerwa techniczna, nieprzewidziana awaria czy sytuacja nadzwyczajna, to przedsiębiorca powinien zastosować odpowiedni tryb postępowania. 

W poniższym artykule wyjaśniamy co zrobić, gdy KSeF nie działa i omówimy tryby awaryjne krok po kroku. 

Tryby KSeF - online vs offline. Kiedy można wystawić fakturę poza KSeF?

W KSeF funkcjonują dwa podstawowe modele wystawiania faktur:

• tryb online - polegający na przesyłaniu faktury do KSeF w czasie rzeczywistym, 
• tryb offline - polegający na wystawieniu faktury poza systemem i jej późniejszym przesłaniu do KSeF w ustawowym terminie. 

Tryb offline nie ma jednak charakteru jednolitego, bowiem obejmuje kilka odrębnych procedur, których zastosowanie zależy od konkretnych okoliczności, takich jak planowane prace serwisowe, nieprzewidziana awaria systemu czy sytuacje nadzwyczajne.

Tryby awaryjne KSeF - jakie scenariusze przewiduje ustawa?

Ustawodawca w ustawie o VAT, uwzględniając ryzyko przerw technicznych i awarii KSeF, wprowadził szczegółowe rozwiązania prawne, które mają zapewnić ciągłość fakturowania niezależnie od dostępności systemu. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nadal może dokumentować sprzedaż, zmienia się natomiast tryb wystawienia faktury KSeF oraz zakres obowiązków formalnych.

Obecnie wyróżnia się trzy podstawowe scenariusze szczególne:

• tryb offline - niedostępność KSeF (np. planowane prace serwisowe), 
• tryb awaryjny KSeF (nieprzewidziana awaria systemu), 
• awaria całkowita KSeF (sytuacje nadzwyczajne o charakterze systemowym). 

Równolegle funkcjonuje tryb offline24 w KSeF, który choć formalnie nie jest trybem awaryjnym pełni zbliżoną funkcję praktyczną. Pozwala on bowiem na wystawienie faktury poza systemem i jej późniejsze przesłanie, niezależnie od wystąpienia problemów technicznych.

Każdy z tych trybów opiera się na odrębnych podstawach prawnych oraz przewiduje różne zasady wystawiania faktur, ich udostępniania oraz terminy przekazania do KSeF.

Podstawa prawna trybów offline i awaryjnych w KSeF - przepisy ustawy o VAT

Zasady postępowania w przypadku niedostępności lub awarii KSeF zostały szczegółowo uregulowane w przepisach ustawy o VAT, w szczególności w art. 106nda-106nha ustawy o VAT. Regulacje te kompleksowo określają zarówno przesłanki stosowania poszczególnych trybów, jak i obowiązki podatników.

Tryb offline24 w KSeF - zasady i obowiązki (art. 106nda ustawy o VAT)

Art. 106nda ustawy o VAT reguluje dobrowolny tryb wystawiania faktur poza KSeF (tzw. offline24). Przepis ten wprowadza pełny reżim prawny dla faktur wystawianych poza systemem, przy jednoczesnym obowiązku ich szybkiego wprowadzenia do KSeF.

W szczególności reguluje on:

• możliwość wystawienia faktury poza systemem zgodnie ze strukturą logiczną (FA), 
• obowiązek przesłania faktury do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym, 
• zasady udostępniania faktury nabywcy (KSeF lub sposób uzgodniony), 
• obowiązek oznaczania faktur kodami QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”), 
• obowiązek korzystania z certyfikatu KSeF, 
• zasady ustalania daty wystawienia i otrzymania faktury, 
• ograniczenia w zakresie wystawiania faktur korygujących, 
• zasady wystawiania duplikatów. 

Komunikaty o awarii KSeF i niedostępności systemu (art. 106ne ustawy o VAT)

Art. 106ne ustawy o VAT ma charakter systemowy i określa sposób ogłaszania awarii KSeF oraz jego niedostępności.

W szczególności:

• komunikaty o awarii i jej zakończeniu publikowane są w BIP Ministerstwa Finansów, 
• informacje o planowanej niedostępności (np. prace serwisowe) również publikowane są w BIP, 
• w sytuacjach nadzwyczajnych komunikaty mogą być ogłaszane w środkach masowego przekazu (awaria całkowita), 
• komunikaty wyznaczają formalnie okres trwania awarii lub niedostępności. 

To kluczowa regulacja, bowiem legalność zastosowania trybu offline lub awaryjnego zależy od istnienia oficjalnego komunikatu.

Tryb awaryjny KSeF - jak wystawiać faktury w czasie awarii? (art. 106nf ustawy o VAT)

Art. 106nf ustawy o VAT reguluje zasady działania w przypadku nieprzewidzianej awarii KSeF. W praktyce oznacza to, że podatnik:

• może wystawiać faktury poza KSeF zgodnie ze strukturą logiczną, 
• może udostępniać je nabywcy w sposób uzgodniony (np. e-mail), 
• jest zobowiązany do oznaczania faktur (analogicznie jak w offline24), 
• musi przesłać faktury do KSeF w terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii. 

Przepis reguluje również:

• moment wystawienia i otrzymania faktury, 
• zasady wystawiania faktur korygujących, 
• ponowne udostępnianie faktur oraz wystawianie duplikatów, 
• sytuacje następujących po sobie awarii. 

Awaria całkowita KSeF - kiedy można wystawiać faktury poza systemem bez obowiązku wysyłki? (art. 106ng ustawy o VAT)

Art. 106ng dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, w których dochodzi do tzw. awarii całkowitej KSeF.

W takim przypadku:

• dopuszczalne jest wystawianie faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej, np. PDF), 
• nie ma obowiązku stosowania struktury KSeF, 
• nie ma obowiązku przesyłania faktur do KSeF. 

Niedostępność KSeF (prace serwisowe) - co zrobić? (art. 106nh)

Art. 106nh reguluje sytuację planowanej niedostępności systemu (np. prace serwisowe). W tym przypadku:

• faktury wystawia się offline zgodnie ze strukturą logiczną, 
• należy je przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności, 
• stosuje się odpowiednio zasady z trybu offline24 (np. oznaczenia, udostępnianie), 
• przepisy regulują także sytuacje przejściowe (np. przejście w tryb awaryjny). 

Sytuacje przejściowe w KSeF - co jeśli awaria wystąpi po wystawieniu faktury? (art. 106nha)

Art. 106nha rozstrzyga istotny problem praktyczny – sytuację, w której:

• faktura została już wystawiona (np. w trybie offline24), 
• ale przed jej wysyłką do KSeF ogłoszono awarię systemu. 

W takim przypadku stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące trybu awaryjnego, a w razie awarii całkowitej, faktura nie podlega przesłaniu do KSeF. Regulacja ta eliminuje ryzyko niepewności prawnej w tzw. sytuacjach „na styku” trybów.

Tryby szczególne KSeF - ujęcie porównawcze

Co zrobić, gdy KSeF nie działa? Instrukcja krok po kroku

Skoro omówione zostały już poszczególne tryby funkcjonowania KSeF oraz ich założenia, możliwe jest przejście do części praktycznej, czyli sposobu postępowania w sytuacji, gdy system przestaje działać lub dostęp do niego jest ograniczony.

Poniżej przedstawiono uporządkowany schemat działania oparty na rzeczywistych scenariuszach przewidzianych w ustawie o VAT. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, z jakim rodzajem niedostępności KSeF mamy do czynienia, ponieważ od tego zależą dalsze obowiązki w zakresie wystawienia faktury, jej udostępnienia oraz późniejszego przekazania do systemu.

Krok I - Ustal przyczynę niedostępności KSeF

Na początku należy zweryfikować, z jakim przypadkiem mamy do czynienia:

• czy została ogłoszona niedostępność KSeF (prace serwisowe) - komunikat w BIP MF, 
• czy mamy do czynienia z awarią KSeF - komunikat o awarii, 
• czy wystąpiła awaria całkowita (komunikaty poza BIP, np. media), 
• czy problem leży po stronie podatnika (np. brak Internetu) - wtedy właściwy będzie tryb offline24. 

Krok II - Wystaw fakturę w odpowiednim trybie

Tryb offline24 (brak połączenia po stronie podatnika)

• forma faktury: elektroniczna (ustrukturyzowana – FA(3)), 
• działania przedsiębiorcy (wystawcy faktury): 
• • wystawienie faktury zgodnie ze strukturą FA(3), 
  • oznaczenie faktury kodem QR „OFFLINE” oraz kodem „CERTYFIKAT” (z użyciem certyfikatu KSeF), 
  • udostępnienie faktury nabywcy (np. e-mail, PDF, panel klienta). 
• termin wysyłki do KSeF: najpóźniej następnego dnia roboczego.

Niedostępność KSeF (prace serwisowe)

• forma faktury: elektroniczna (ustrukturyzowana – FA(3)), 
• działania przedsiębiorcy (wystawcy faktury): 
• • wystawienie faktury offline zgodnie ze schemą FA(3), 
  • udostępnienie faktury nabywcy w sposób uzgodniony, 
  • stosowanie oznaczeń analogicznych jak w trybie offline24 (w tym kody QR). 
• termin wysyłki do KSeF: następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności.

Tryb awaryjny (nieprzewidziana awaria KSeF)

• forma faktury: elektroniczna (ustrukturyzowana – FA(3)), 
• działania przedsiębiorcy (wystawcy faktury): 
• • wystawienie faktury poza systemem w strukturze FA(3), 
  • udostępnienie faktury nabywcy (np. e-mail, PDF), 
  • oznaczenie faktury (analogicznie jak w offline24 – kody QR), 
  • przechowanie faktury w systemie do późniejszego przesłania. 
• termin wysyłki do KSeF: do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Awaria całkowita

• forma faktury: papierowa lub elektroniczna (PDF), 
• działania przedsiębiorcy (wystawcy faktury): 
• • wystawienie faktury w formie papierowej albo PDF (bez struktury FA(3)), 
  • udostępnienie faktury nabywcy w dowolny sposób. 
• brak obowiązku przesyłania do KSeF.

Krok III: Udostępnij fakturę klientowi

W każdym trybie offline obowiązuje zasada:

• faktura może być przekazana: 
• • e-mailem, 
  • w panelu klienta, 
  • w formie PDF lub papierowej, 
• sposób powinien być uzgodniony z nabywcą (szczególnie w B2B poza KSeF). 

Krok IV: Zarchiwizuj i monitoruj faktury offline

W praktyce konieczne jest:

• prowadzenie ewidencji faktur offline (lista faktur oczekujących), 
• przechowywanie: 
• • plików XML, 
  • PDF, 
  • raportów sprzedaży, 
• kontrola, czy wszystkie faktury zostały później wysłane do KSeF. 

Krok V: Prześlij faktury do KSeF we właściwym terminie

Po przywróceniu działania systemu:

• wyślij wszystkie faktury wystawione offline, 
• upewnij się, że każda faktura otrzymała numer KSeF i że nie doszło do pominięcia żadnego dokumentu, 
• zaktualizuj statusy w systemie księgowym. 

Podsumowanie

Brak dostępu do KSeF nie wstrzymuje możliwości wystawiania faktur, ale wymaga zastosowania właściwego trybu przewidzianego w ustawie o VAT. Kluczowe jest szybkie ustalenie, czy mamy do czynienia z problemem po stronie podatnika, planowaną niedostępnością systemu, awarią KSeF czy awarią całkowitą. Od tego zależy wybór sposobu działania od trybu offline24, przez tryb niedostępności i awaryjny, aż po sytuację całkowitego wyłączenia systemu. Różnią się one przede wszystkim formą faktury, sposobem jej przekazania nabywcy oraz terminem (lub brakiem obowiązku) jej przesłania do KSeF. W każdym przypadku obowiązuje jednak ta sama zasada: sprzedaż jest dokumentowana na bieżąco, a po przywróceniu działania systemu faktury są uzupełniająco raportowane lub w określonych sytuacjach  pozostają poza KSeF.

FAQ – najczęściej zadawane pytania 

Czy można wystawiać faktury, gdy KSeF nie działa?

Tak. Ustawa o VAT przewiduje tryby offline i awaryjne, które pozwalają wystawiać faktury poza systemem, z obowiązkiem ich późniejszego przesłania (z wyjątkiem awarii całkowitej).

Ile czasu jest na wysłanie faktury do KSeF?

W trybie offline24 do następnego dnia roboczego.

W trybie offline (niedostępność) do następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy.

W trybie awaryjnym do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.

Co to jest offline24 w KSeF?

To dobrowolny tryb wystawiania faktur poza systemem KSeF z obowiązkiem ich późniejszego przesłania w ustawowym terminie.

Czy awaria KSeF zwalnia z obowiązku korzystania z systemu?

Tak, w przypadku awarii całkowitej nie ma obowiązku przesyłania faktur do KSeF.

Czy faktura offline jest ważna?

Tak, pod warunkiem jej wystawienia zgodnie z właściwą strukturą i późniejszego przekazania do KSeF (jeśli obowiązek taki istnieje).