Najważniejsze obowiązki instytucji obowiązanej w świetle ustawy „AML”

Patrycja Roztajewska, radca prawny w BWHS Wojciechowski Springer i Wspólnicy

Instytucje obowiązane wymienione w art. 2 ust. 1 u.p.p.p. w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego powinny przede wszystkim:

1. dokonać identyfikacji i weryfikacji tożsamość (w rozumieniu art. 2 ust. 2 pkt 10 u.p.p.p.) oraz osoby upoważnionej do działania w jego imieniu;
2. dokonać identyfikacji tożsamość klienta(w rozumieniu art. 2 ust. 2 pkt 1 u.p.p.p) oraz podjąć uzasadnione działania w celu weryfikacji jego tożsamości;
3. ustalić strukturę własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;
4. ocenić stosunki gospodarcze i stosownie do sytuacji uzyskuje informacje na temat ich celu i zamierzonego charakteru.

Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego powinna nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej. Gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu można poprzestać na weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego podczas nawiązywania stosunków gospodarczych.

, o której mowa w art. 36 u.p.p.p., obejmuje:

1. w przypadku ustalenie:

• imienia i nazwiska;
• obywatelstwa;
• numeru PESEL lub daty urodzenia - w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia;
• serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby;
• adresu zamieszkania – w przypadku jego posiadania przez instytucję obowiązaną;
• nazwy (firmy), NIP, adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

1. w przypadku lub jednostek ustalenie:

• nazwy (firmy);
• formy organizacyjnej;
• adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności;
• NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numer i daty rejestracji;
• danych identyfikacyjnych (imienia i nazwiska, nr PESEL lub daty urodzenia - w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia) osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

obejmuje ustalenie danych, tj.: imienia i nazwiska, obywatelstwa, numeru PESEL lub daty urodzenia - w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia, serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby.

obejmuje ustalenie jego imienia i nazwiska, a w przypadku posiadania informacji przez instytucję obowiązaną - również danych, tj.: obywatelstwa, numeru PESEL lub daty urodzenia - w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia, serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby, adresu zamieszkania.

Proces identyfikacji i przeprowadzenie co do każdego klienta wymaga szczegółowych , stworzonych przez każdą instytucję obowiązaną.

Ustalanie danych klienta dokonywane jest z jego dokumentów tożsamości.

W świetle obecnie obowiązujących przepisów za dokument tożsamości uznaje się:

1. dowód osobisty;
2. dokument paszportowy (paszport, paszport tymczasowy, paszport dyplomatyczny, paszport służbowy Ministerstwa Spraw Zagranicznych) – art. 2 ust. 2 ustawy o dokumentach paszportowych z dnia 13 lipca 2006 r. (wersja oczekująca ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r.; art. 2 ust. 4 – wejście w życie 27 marca 2022 r.);
3. kartę pobytu;
4. dokument potwierdzający prawo stałego pobytu;
5. książeczkę żeglarską;
6. żołnierską kartę tożsamości.

Ustawowy wymóg nałożony na instytucje obowiązane, aby zidentyfikowały beneficjenta rzeczywistego klienta, jest obowiązkiem bezwzględnym. W każdym przypadku, gdy klientem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, należy ustalić, kto jest jej beneficjentem rzeczywistym. W przypadku osób fizycznych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą można przyjąć, że to klient jest swoim beneficjentem rzeczywistym, chyba że ujawnią się przesłanki wskazujące, np. na to, że klient jest sterowany przez osobę trzecią.

W zależności od poziomu ryzyka klienta trzeba będzie podjąć adekwatne działania sprawdzające. W pierwszej kolejności klient powinien przedłożyć stosowne . Instytucje obowiązane powinny także pozyskać dokumenty pozwalające na prawidłowe ustalenie beneficjenta rzeczywistego klienta. Należy przyjąć, że poleganie na oświadczeniu klienta jest możliwe tylko w przypadku niskiego ryzyka prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu.

Oprócz samej identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, ustawodawca nałożył na instytucje obowiązane obowiązek podejmowania uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Przez podejmowanie uzasadnionych czynności należy rozumieć podjęcie takich działań, m.in. takich jak: poszukiwanie informacji, pozyskanie dokumentów, nawet jeśli wiązałoby się to z dodatkowymi kosztami, np. poniesieniem opłaty za udostępnienie informacji z zagranicznego rejestru handlowego lub sądowego.

klienta może odbywać się m.in. w oparciu o pozyskane informacje od klienta czy graficzne schematy struktury organizacyjnej lub właścicielskiej.

Powinna bazować na całokształcie wiedzy o kliencie, jaką instytucja obowiązana posiada.

Uzyskanie informacji na temat celu i zamierzonego charakteru stosunków gospodarczych z klientem powinno być prowadzone stosownie do sytuacji, a nie w każdym przypadku.

Cel i zamierzony charakter stosunków gospodarczych mogą wynikać ze specyfiki produktu, usługi, transakcji lub z sytuacji.

Wynik przeprowadzonej oceny stosunków gospodarczych z klientem będzie miał wpływ zarówno na przyznaną klientowi kategorię ryzyka, jak i niekiedy na obowiązek złożenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (w skrócie: GIIF) zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 u.p.p.p.

Ustawodawca wymaga, aby instytucja obowiązana na bieżąco była w stanie stwierdzić, czy przeprowadzane przez klienta transakcje bądź inne zachowania klienta, nie powodują konieczności skierowania do GIIF zawiadomienia w trybie art. 74 u.p.p.p. lub art. 86 u.p.p.p.

Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczychpolega na:

1. analizie transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem;
2. badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami;
3. zapewnieniu, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Analiza transakcji pozwoli na wykrycie działań klienta, które powodują, że klient stwarza wyższe - niż wstępnie ustalono - ryzyka prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu.

Analiza może składać się z etapów lub obejmować różne czasookresy.

Badaniem źródła pochodzenia wartości majątkowych będzie: ustalenie, z jakiego źródła pochodzą środki, które klient deponuje w instytucji obowiązanej bądź używa do przeprowadzenia konkretnej transakcji.

Zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane, instytucja obowiązana wykaże, np. poprzez wprowadzenie przeglądu informacji o kliencie. Powinien być to proces, którego zadaniem jest faktyczne pozyskanie nowych i aktualnych informacji o kliencie. Ponadto proces powinien prowadzić do zweryfikowania wszystkich informacji o kliencie, które mają wpływ na ocenę ryzyka.

Złożoność przeglądu informacji będzie przede wszystkim uzależniony od poziomu ryzyka generowanego przez klienta. W przypadku klientów podwyższonego ryzyka, proces powinien być bardziej szczegółowy i zindywidualizowany.

Instytucje obowiązane, stosując środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 u.p.p.p. identyfikują osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikują jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.

Prawidłowo przeprowadzona identyfikacja i weryfikacja klienta pozwolą na uznanie transakcji danego klienta za typowe dla jego działalności lub zakwalifikowanie danych przypadków do poddania analizie pod kątem przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Instytucje obowiązane ustalają czy w danym przypadku występuje wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Rozpoznanie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu bada się przez pryzmat danego stosunku gospodarczego lub transakcji okazjonalnej. Gdy stosunki gospodarcze z klientem ulegną znaczącym zmianom, uniemożliwiającym ich kontynuowanie, może skutkować zakończeniem wszystkich relacji z klientem.

Nawiązywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności klienta obliguje instytucję obowiązaną do.

Czy zatem weryfikacja i identyfikacja w oparciu o metody wykorzystujące nowe technologie, w tym metody biometryczne będą uznane za powszechne i bezpieczne? Jeśli tak to jakie warunki instytucje obowiązane będą musiały spełnić, aby takie metody swobodnie stosować?