Technologia w służbie prawa, czyli jak bezpiecznie zarządzać danymi w kancelarii prawnej

Organizacja

Kancelaria radców prawnych „Wiatr i Partnerzy” specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podmiotów gospodarczych, zarówno spółek prawa handlowego jak i innych przedsiębiorców. Firma oferuje swoim klientom korporacyjnym i indywidualnym kompleksowe usługi doradcze z zakresu m.in. prawa spółek handlowych, prawa gospodarczego, prawa zamówień publicznych, prawa budowlanego, postępowań windykacyjnych i innych. Jej założycielami są radcy prawni Rafał i Jolanta Wiatr.

Wyzwanie

Od momentu założenia, kancelaria radców prawnych „Wiatr i Partnerzy” bardzo dynamicznie się rozwija, co wiąże się ze stale rosnącą liczbą zatrudnionych osób oraz olbrzymią liczbą danych dotyczących zarówno bieżących jak i zakończonych już spraw. O problemach, z jakimi borykała się kancelaria opowiada mecenas Rafał Wiatr z kancelarii Radców Prawnych „Wiatr i Partnerzy”: „Tak jak każda kancelaria, również my musimy codziennie radzić sobie z dziesiątkami dokumentów związanych z prowadzonymi aktualnie sprawami. Do tej pory każdy z pracowników przechowywał dane na dyskach laptopów, co sprawiało, że sprawne zarządzanie plikami było bardzo trudne. Dodatkowo, takie podejście wprowadzało znaczny element ryzyka związany z możliwością utraty danych w przypadku awarii któregoś z komputerów. Dlatego też podjęliśmy decyzję o wprowadzeniu zcentralizowanego systemu przechowywania danych. Decyzja ta skłoniła nas do poszukiwań odpowiedniego serwera NAS, który uprościłby zarządzanie danymi oraz ułatwił codzienny backup dokumentów. Co więcej, podczas wyboru mieliśmy na uwadze również kwestię zarządzania prawami dostępu do danych, co w przypadku dokumentów prawnych jest sprawą kluczową.”

Rozwiązanie

Po analizie wymagań stawianych przez kancelarię „Wiatr i Partnerzy” zdecydowano, że najlepszym wyborem w tym wypadku będzie czterokieszeniowy serwer Synology DiskStation DS414j wyposażony na razie w dwa dyski twarde WD Red o pojemności 2 TB. By umożliwić bezproblemowe rozszerzenie pojemności używanego wolumenu oraz w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa zgromadzonych danych, zastosowano Synology Hybrid RAID, który nie tylko pozwala na automatyczne zwiększenie pojemności macierzy, ale również zapobiega utracie danych w przypadku awarii jednego z dysków twardych. Wykorzystanie dysków WD RED, czyli napędów stworzonych specjalnie z myślą o niewielkich serwerach NAS, pozwoliło dodatkowo podnieść wydajność oraz niezawodność całego systemu. Unikatowa technologia NASware 2.0 pozwala wydłużyć średni czas bezawaryjnej pracy aż o 35% w porównaniu do dysków typu desktop, a niższy pobór energii oraz temperatury pracy przekładają się nie tylko na zwiększenie niezawodności, ale również na obniżenie kosztów eksploatacji całego systemu. Dodatkowo, dyski w serwerach NAS pracują przez 24 godziny na dobę, dlatego serię RED producent wyposażył w technologię 3D Active Balance Plus, czyli system dwupłaszczyznowej kontroli wyważenia znacznie redukujący wibracje. Jest to o tyle istotne, że w systemach wielodyskowych mogą one powodować pogorszenie funkcjonowania oraz znacznie skrócić żywotność dysków.
Wdrożony serwer DS414j umożliwia administratorowi bardzo dokładne zarządzanie prawami dostępu poszczególnych użytkowników, co było jednym z priorytetów tego projektu. Odpowiednia konfiguracja serwera pozwoliła ograniczyć możliwość przeglądania dokumentów tylko do własnego folderu domowego oraz do katalogu ogólnodostępnego, przy jednoczesnym umożliwieniu jednej osobie przeglądania w razie potrzeby wszystkich danych zgromadzonych na dysku. Dodatkowo, oprogramowanie Synology Data Replicator 3 pozwala użytkownikom na sprawne i bezproblemowe przeprowadzenie backupu wybranych danych, a użycie opcji automatycznej synchronizacji z użyciem kopii przyrostowej, znacznie skraca czas wykonania kopii.

Wynik

Po instalacji i odpowiednim skonfigurowaniu, serwer DiskStation DS414j stał się nieodzownym elementem wyposażenia kancelarii „Wiatr i Partnerzy”. Sukces całego wdrożenie potwierdza mecenas Rafał Wiatr: „Aż trudno uwierzyć, jak szybko to niewielkie urządzenie rozwiązało większość naszych problemów związanych z zarządzaniem danymi. Proste i szybkie wykonywanie kopii zapasowych, możliwość zdalnego dostępu do plików oraz przechowywanie wszystkich ogólnodostępnych dokumentów w jednym miejscu, znacznie ułatwiło pracę w naszej kancelarii.”