Zaświadczenie ZUS potwierdzające staż w pracy w aktach osobowych pracownika. Kadrowcy się spierają – część A, czy część B?

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują art. 302¹ i art. 302² ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy regulujące zaliczanie do okresów zatrudnienia pracownika (stażu pracy) nieuwzględnianych dotąd okresów aktywności zawodowej. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w sektorze budżetowym wynikające z nich rozwiązania są stosowane właśnie od tego dnia, a w odniesieniu do pracowników sektora prywatnego dopiero od maja. Choć wprowadzone rozwiązania wydawały się być nieskomplikowane i łatwe w stosowaniu, to już pierwsze tygodnie stosowania znowelizowanych przepisów pokazały, że praktyka jest w tej sytuacji bardziej skomplikowana niż teoria.

Działalność gospodarcza i zlecenia wpływają na staż pracy

Dodany art. 302¹ Kodeksu pracy reguluje tzw. inne okresy wliczane do okresu zatrudnienia. Oczywiście tymi najczęściej omawianymi i powszechnie wiadomymi są okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania umowy zlecenia, jednak wprowadzana regulacja jest znacznie szersza i wskazuje również inne rodzaje aktywności zawodowej, które dodatkowo zostały opisane w dość skomplikowany sposób. W art. 302¹ § 1 Kodeksu pracy wskazano, że do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Wskazana działalność to nie tylko pozarolnicza działalność gospodarcza w powszechnym rozumieniu, ale również działalność prowadzona przez:
1) twórcę i artystę;
2) osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu:
a) w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
b) z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych;
3) wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;
4) akcjonariusza prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług;
5) komplementariusza w spółce komandytowo-akcyjnej;
6) osobę prowadzącą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

POLECAMY: Podstawowy system czasu pracy: 18 najważniejszych pytań i odpowiedzi

Zakładowy staż pracy też może ulec zmianie

Dodatkowo, w art. 302¹ § 2 Kodeksu pracy wskazano, że do okresu zatrudnienia wlicza się również okresy:
1) wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
2) wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
3) pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,
4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
5) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych|
– w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Szczególna regulacja została poświęcona zaliczaniu omawianych okresów do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (a więc do tzw. zakładowego stażu pracy), który może mieć wpływ np. na długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odpraw. Z art. 3021 § 8 Kodeksu pracy wynika jasno, że jeżeli praca w ramach wskazanych okresów (z wyjątkiem okresu zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem i sprawowania tej opieki przez osobę współpracującą z osobą prowadzącą działalność gospodarczą) była świadczona na rzecz danego pracodawcy, to okresy te zalicza się do okresu zatrudnienia u niego.

POLECAMY: Kiedy pracodawca może jednostronnie skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia

Dokumenty potwierdzające staż w aktach osobowych

Główną formą dokumentowania omawianych okresów jest zaświadczenia wystawione przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jednak uzyskanie takiego dokumentu nie zawsze jest możliwe. W przypadkach, w których zgodnie z przepisami nie były odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne, uzyskanie potwierdzenia w tej formie po prostu nie jest możliwe, a pracownik może potwierdzić swoją aktywność zawodową innymi wiarygodnymi dokumentami. Jednak gdy dostarczy je pracodawcy, może pojawić się wątpliwość, w której części akt osobowych należy je przechowywać? Na grupach branżowych w mediach społecznościowych skupiających specjalistów kadrowo-płacowych wciąż powracają dyskusje na ten temat. Niektórzy twierdzą, że właściwym miejscem przechowywania tych dokumentów jest część A akt osobowych, bo dotycząc one okresów aktywności zawodowej sprzed bieżącego zatrudnienia. Inni jednak są przekonani, że dokumenty należy dołączyć do części B akt, bo zostały one dostarczone pracodawcy w czasie trwania zatrudnienia. Aby rozstrzygnąć ten spór, warto zajrzeć do obowiązujących w tym zakresie przepisów.
Akta osobowe pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika. Składają się one z pięciu części oznaczonych kolejnymi literami alfabetu, w tym części A obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich oraz części B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Jak jasno z tego wynika, w części A akt osobowych należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Oznacza to, że dokumenty zgromadzone na późniejszym etapie nie powinny być zamieszczane w tej części akt osobowych. W analizowanej sytuacji, gdy zostają one dostarczone w czasie trwania stosunku pracy, w związku ze zmianą obowiązujących przepisów, pracodawca powinien zamieścić je więc w części B akt osobowych.