Okazjonalna praca zdalna przysługuje każdemu pracownikowi, ale to nie znaczy, że każdy będzie mógł z niej skorzystać

Wakacje to czas wyzwań organizacyjnych

Lipiec i sierpień to miesiące, w których pracownicy będący rodzicami dzieci w wieku przedszkolnym i szkolnym mierzą się z wyzwaniami organizacyjnymi. Nie każdy przedszkolak ma zapewnione miejsce w placówce i nie każdy uczeń może zostać w razie potrzeby sam w domu. Choć oferta obozów, kolonii i półkolonii jest szeroka, nie każdy może – choćby ze względów finansowych – zagospodarować dzięki nim całe wakacje. Jak zwykle zresztą, pomimo najlepszej organizacji i planowania, pojawiają się też sytuacje nagłe, które zmuszają rodziny do nagłej zmiany planów. To między innymi dlatego w okresie wakacyjnym w zakładach pracy często pojawia się temat pracy zdalnej. Nawet jeśli na co dzień taka forma świadczenia pracy nie jest u danego pracodawcy stosowana, zdarza się, że w tym szczególnym wakacyjnym okresie pracownicy składają wnioski o jej umożliwienie i czasami, wobec zmniejszonej urlopami obsady osobowej, wyrażenie zgody jest w tej sytuacji dobrym rozwiązaniem nie tylko dla pracownika, ale i do pracodawcy. Pojawia się jednak pytanie, czy jest to możliwe, skoro w zakładzie nie obowiązuje regulamin pracy zdalnej?

POLECAMY: O płacach i rekrutacji pracodawcy nie mogą rozmawiać jak o wspólnych kosztach

Okazjonalna praca zdalna przysługuje każdemu pracownikowi

W tego rodzaju przypadkach należy pamiętać o tym, że ustawodawca w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy przewidział i uregulował szczególny rodzaj pracy zdalnej – pracę okazjonalną. Można ją zastosować jedynie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Trzeba pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania wniosku pracownika o zastosowanie tej formy pracy i zawsze może on spotkać się z jego odmową. Co więcej, przepisy nie wymają od pracodawcy uzasadnienia w tym wypadku podjętej decyzji. Okazjonalna praca zdalna przysługuje każdemu pracownikowi, co należy rozumieć w ten sposób, że każdy pracownik ma prawo o nią wnioskować, jednak nie oznacza to, że pracodawca ma obowiązek każdemu jej udzielić. Jest ona udzielana na podstawie przepisów Kodeksu pracy i nie ma obowiązku wprowadzania jej w regulaminie pracy zdalnej. Co więcej, do udzielenia jej nie jest w ogóle wymagane istnienie takiego regulaminu.

POLECAMY: Pracownik wspierany przez AI: kiedy używanie nowoczesnych narzędzi uzasadnia podwyżkę?

Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej jest ograniczony

Wymiar 24 dni wskazany przez ustawodawcę jest maksymalnym wymiarem, który pozwala na uznanie pracy zdalnej za okazjonalną. Z uwagi na jej incydentalny charakter i założenie, że ma ona stanowić wyjątek od zasady świadczenia pracy w siedzibie pracodawcy, jest ona obarczona znacznie mniejszą ilością obowiązków formalnych niż praca zdalna całkowita lub częściowa i wiąże się po stronie pracodawcy z mniejszymi kosztami. W szczególności, nie wymaga dokonania szczegółowych uzgodnień dotyczących zasad jej wykonywania, zmiany miejsca pracy określonego w umowie, czy też zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania. Aby stosowanie tych uproszczonych zasad było możliwe, jej maksymalny wymiar określony przez ustawodawcę nie może zostać przekroczony.
Warto pamiętać, że ustawodawca nie przewidział przeliczania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej na godziny pracy pracownika (należy udzielać go w dniach) i nie uzależnił od wymiaru czasu pracy. Wymiar ten nie podlega również proporcjonalnemu obliczaniu w sytuacji przepracowania przez pracownika tylko części roku kalendarzowego. Ustawowy wymiar dotyczy zatrudnienia w roku kalendarzowym u wszystkich pracodawców, a więc będzie podlegał obniżeniu w razie zatrudnienia u kolejnego pracodawcy, jeśli w czasie świadczenia pracy u poprzedniego pracownik korzystał z tej formy świadczenia pracy.

Formalności są ograniczone, ale pracodawca nadal ma obowiązki

Pracodawca, który podejmie decyzję o uwzględnieniu wniosku pracownika o okazjonalną pracę zdalną musi pamiętać, że pomimo istotnych ograniczeń w zakresie formalności związanych z jej świadczeniem oraz zminimalizowaniem kosztów jakie pracodawca musi w tym wypadku ponieść, ustawodawca nie zwolnił go z obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych – pozostają one takie same, jak w przypadku pracy zdalnej całkowitej lub częściowej. Pracodawca musi także ustalić z pracownikiem zasady kontroli wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.