Monitorowanie rozmów telefonicznych i e-maili pracownika przez pracodawcę

Czy pracodawca może kontrolować pocztę pracownika?

Tak, pracodawca może monitorować pocztę pracownika, ale są pewne zastrzeżenia. Trzeba zacząć od tego, że zasady monitoringu poczty elektronicznej reguluje przepis art. 22 zn. 3 Kodeksu Pracy. Uszczegóławiając, przepis art. 22 zn. 3 § 1 wskazuje, że: Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). § 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. § 3. Przepisy art. 22 zn. 2 § 6-10 stosuje się odpowiednio. § 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

Monitoring musi spełniać wszystkie wymogi prawne:

• musi mieć rzeczywiście uzasadniony cel
• musi być proporcjonalny, pracodawca jest zobowiązany wybrać najmniej ingerującą w pracownika metodę
• absolutnie nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności tajemnicy korespondencji
• podlega wszystkim regułom RODO i zakazowi dyskryminacji

Pracodawca musi zawsze poinformować pracowników o monitoringu. Jedyny wyjątek od tego obowiązku istnieje wyłącznie w przypadku uzasadnionego podejrzenia że pracownik popełnił przestępstwo. Cała regulacja jest również zgodna z rozporządzeniem BHP, które zabrania jakiejkolwiek kontroli pracy pracownika bez jego wiedzy.

Monitorowanie rozmów telefonicznych pracownika przez pracodawcę

Pracodawca może wprowadzić monitoring rozmów telefonicznych, jeśli jest to niezbędne do organizacji pracy, pełnego wykorzystania czasu pracy lub właściwego użycia narzędzi. Ma on obowiązek: poinformować pracowników o celu, zakresie i sposobie monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (nowych pracowników informuje się na piśmie przed dopuszczeniem do pracy), odpowiednio oznaczyć monitorowane pomieszczenia.

Przepisy nie wskazują konkretnego terminu. Nagrania przechowuje się przez okres niezbędny do realizacji celu (zazwyczaj od kilku miesięcy do 2 lat). Czas ten może zostać wydłużony, jeśli nagranie stanowi dowód w toczącym się postępowaniu lub wynikają z przepisów branżowych. Pracodawca nie musi uzyskiwać dodatkowych zgód, ale musi zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z firmą zewnętrzną jeżeli ma zamiar dalej rozpowszechniać uzyskane materiały.. Umowa ta musi określać szczegóły przetwarzania zgodnie z wymogami RODO.

Monitoring wiadomości pracowniczych, jako podstawa rozwiązania umowy o pracę (Mihaia Bărbulescu przeciwko Rumunii). Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 5 września 2017 r., 61496/08

Warto zwrócić uwagę na ciekawą sprawę i wyrok TSUE. W tezie wskazano: 1. Wobec zarzutu skarżącego co do tego, że decyzja jego pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę została podjęta na podstawie naruszenia jego prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji przewidzianego w art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności (Dz.U. z 1993 r., Nr 61, poz. 284), a także że sądy krajowe nie dopełniły spoczywającego na nich obowiązku ochrony tego prawa - Trybunał stwierdza, że w niniejszej sprawie sądy krajowe nie ustaliły w szczególności, czy skarżący został wcześniej powiadomiony przez pracodawcę o możliwości monitorowania jego wiadomości w komunikatorze Yahoo Messenger, sądy nie uwzględniły również faktu, że nie został on poinformowany o charakterze lub zakresie monitorowania, ani stopnia ingerencji w jego życie prywatne i korespondencję. Ponadto nie określiły one, po pierwsze, konkretnych powodów uzasadniających wprowadzenie środków monitorowania; po drugie, czy pracodawca mógł zastosować łagodniejsze środki ingerencji w życie prywatne i korespondencję skarżącego; i po trzecie, czy istniała możliwość uzyskania dostępu do wiadomości bez wiedzy skarżącego. Trybunał uznaje, że władze krajowe nie zapewniły skarżącemu odpowiedniej ochrony prawa do poszanowania jego życia prywatnego i korespondencji i że w związku z tym nie zdołały osiągnąć właściwej równowagi między wchodzącymi w grę interesami. Doszło zatem do naruszenia art. 8 Konwencji. 2. Trybunał uznaje, że skarżący został poinformowany o regulaminie wewnętrznym pracodawcy, który zakazywał wykorzystywania zasobów spółki w celach prywatnych oraz zapoznał się z treścią tego dokumentu, co potwierdził podpisem. Trybunał stwierdza jednak, że sądy krajowe nie ustaliły czy skarżący został wcześniej powiadomiony o możliwości wprowadzenia przez pracodawcę środków w zakresie monitorowania, a także o zakresie i charakterze takich środków. Trybunał jest zdania, że aby spełnić wymóg uprzedniego powiadomienia, pracodawca musiałby udzielić ostrzeżenia przed rozpoczęciem działań monitorujących, w szczególności w przypadkach, gdy wiążą się one również z dostępem do treści wiadomości pracowników. Wskazują na to standardy międzynarodowe i europejskie, które wymagają, by osoba, której dane dotyczą, została poinformowana przed podjęciem jakichkolwiek działań monitorujących. W odniesieniu do zakresu monitorowania i stopnia ingerencji w prywatność skarżącego Trybunał zauważa, że kwestia ta nie została zbadana ani przez Sąd Okręgowy, ani przez Sąd Apelacyjny, chociaż wydaje się, że w okresie monitorowania pracodawca rejestrował wszystkie wiadomości skarżącego w czasie rzeczywistym, uzyskiwał do nich dostęp i drukował ich treść.

Monitorowanie rozmów telefonicznych i e-maili pracownika przez pracodawcę (Lynette Copland przeciwko Wielkiej Brytanii). Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 r., 62617/00

Trybunał uznaje, że rozmowy telefoniczne prowadzone podczas pracy są objęte pojęciem „życia prywatnego” i „korespondencji” dla potrzeb art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności z dnia 4 listopada 1950 r. (Dz.U. z 1993 r., Nr 61, poz. 284). W pewnych okolicznościach monitorowanie korzystania przez pracownika z telefonu, e-maila lub Internetu w miejscu pracy może być konieczne w realizacji uprawnionego celu, jednak muszą do tego istnieć podstawy prawne w prawie krajowym.