Zmiany w badaniach medycyny pracy od 17 kwietnia. Nowe zasady dla pracowników i pracodawców w 2026 r.

Już wkrótce zmienią się zasady dotyczące badań medycyny pracy. Nowe przepisy przewidują odejście od wyłącznie papierowej formy dokumentów i wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich. Zmiany mają zacząć obowiązywać 17 kwietnia 2026 r. i będą dotyczyć zarówno lekarzy wykonujących badania profilaktyczne, jak i pracowników korzystających z tych usług.

Najważniejszą nowością jest możliwość wystawiania orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej. Dokumenty te będą zapisywane w systemach informacji medycznej, a pracownik otrzyma do nich dostęp za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). W praktyce oznacza to, że nie będzie już konieczności przechowywania papierowych zaświadczeń ani dostarczania ich osobiście do pracodawcy – dokument będzie dostępny online.

Nowy wzór orzeczenia lekarskiego od 17 kwietnia

Zmiany obejmują nie tylko formę dokumentów, ale także ich treść. Wprowadzony zostanie nowy wzór orzeczenia lekarskiego, w którym określono dokładny zakres informacji przekazywanych pracodawcy.

Zgodnie z nowymi zasadami pracodawca będzie otrzymywał jedynie podstawowe informacje dotyczące zdolności pracownika do wykonywania pracy lub jej braku. Zakres przekazywanych danych będzie zależał od rodzaju wydanego orzeczenia.

W dokumentach mogą pojawić się również wskazania lekarza związane z warunkami wykonywania pracy. Dotyczyć mogą one na przykład konieczności dostosowania stanowiska pracy albo przeniesienia pracownika na inne stanowisko, jeżeli wynika to z oceny jego stanu zdrowia.

Zalecenia zdrowotne tylko dla pracownika

Nowe regulacje przewidują również możliwość przekazywania pracownikowi dodatkowych zaleceń zdrowotnych. Lekarz medycyny pracy będzie mógł wskazać działania profilaktyczne lub zalecenia dotyczące zdrowia, które nie są bezpośrednio związane z wykonywaną pracą.

Takie informacje będą dostępne dla pracownika na jego Internetowym Koncie Pacjenta. Nie będą jednak przekazywane pracodawcy, co ma zagwarantować większą ochronę prywatności danych medycznych.

Przez pierwsze 3 miesiące od wejścia w życie rozporządzenia, czyli do 17 lipca 2026 roku zalecenia będą wydawane wyłącznie na papierze, a dopiero później możliwe będzie ich wystawianie w formie elektronicznej.

Orzeczenie z medycyny pracy w wersji elektronicznej – co to oznacza dla pracownika

W przypadku badań przeprowadzonych po 17 kwietnia orzeczenie może zostać wystawione w formie elektronicznej i automatycznie zapisane w systemie. Dokument będzie dostępny na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP), dzięki czemu w razie potrzeby można go szybko sprawdzić lub pobrać. Oznacza to, że jeśli lekarz wystawi elektroniczne orzeczenie z badań medycyny pracy, pracownik nie musi już przekazywać pracodawcy papierowego dokumentu.

Przepisy pozostawiają jednak możliwość otrzymania tradycyjnego dokumentu. Na prośbę pracownika lekarz ma obowiązek wydrukować orzeczenie i je podpisać. Papierowa forma będzie też stosowana zawsze wtedy, gdy system teleinformatyczny nie działa.

Pełne wyłączenie z systemu elektronicznego dotyczy natomiast niektórych służb specjalnych. W przypadku funkcjonariuszy ABW, AW, CBA, SKW i SWW, a także żołnierzy zawodowych wyznaczonych do służby w tych instytucjach, orzeczenia lekarskie będą nadal wydawane wyłącznie w formie papierowej.

Porównanie zasad medycyny pracy: stan obecny i nowe przepisy (od 17 kwietnia 2026 r.)

Jakie informacje zobaczy pracodawca, a jakie pozostaną tylko dla pracownika

Zmiany w przepisach wyraźnie rozdzielają zakres informacji dostępnych dla pracodawcy i dla pracownika. Firma otrzyma jedynie te dane, które są niezbędne do ustalenia, czy dana osoba może wykonywać pracę na określonym stanowisku.

Szczegółowe informacje dotyczące stanu zdrowia pozostaną dostępne wyłącznie dla pacjenta oraz lekarza. Ma to ograniczyć dostęp do wrażliwych danych medycznych i wzmocnić ochronę prywatności pracowników.

Okres przejściowy w badaniach medycyny pracy. Papierowe orzeczenia jeszcze przez 6 miesięcy

Przepisy przewidują okres przejściowy, który ma umożliwić placówkom medycznym i lekarzom dostosowanie się do nowych zasad. Etap ten będzie jednak ograniczony w czasie i nie potrwa dłużej niż sześć miesięcy, czyli do 17 października 2026 r. Do tego czasu nadal dopuszczalne będzie wystawianie orzeczeń lekarskich w formie papierowej. Może to mieć miejsce m.in. wtedy, gdy osoba badana poprosi o dokument w takiej formie albo gdy w danym momencie nie będzie możliwości skorzystania z systemu teleinformatycznego.