Przynależność do PPK nie jest obowiązkowa, ale trzeba pamiętać, że każdy pracownik w wieku 18-55 lat zostanie do nich automatycznie zapisany. Jeśli nie będzie chciał uczestniczyć w PPK, będzie mógł się wypisać, składając odpowiednie oświadczenia. Po czterech latach pracownik ponownie zostanie przypisany do systemu.  I albo znowu z udziału w PPK zrezygnuje, albo podejmie decyzję o pozostaniu.

Do Pracowniczych Planów Kapitałowych nie zostaną automatycznie wpisani starsi pracownicy, między 55. a 70. rokiem życia. Oni będą musieli zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o zawarcie w ich imieniu takiej umowy.

Kto zasili konto pracownika

Środki na konto pracownika będą wpływać z trzech źródeł.

Jednym z nich będzie budżet państwa, z którego jednorazowo zostanie wpłacone na powitanie 250 zł, a potem raz w roku kwota w wysokości 240 zł. Drugim źródłem będzie sam pracownik, który co miesiąc będzie mógł przekazać minimalną wpłatę podstawową w wysokości 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto. Jeśli będzie zainteresowany wyższą kwotą, to maksymalnie może odprowadzić 4 proc. swojego wynagrodzenia brutto.

W przypadku pracownika osiągającego najniższe dochody (łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 120 proc. aktualnego minimalnego wynagrodzenia), wpłata podstawowa będzie mogła być mniejsza i wynieść od 0,5 proc. wynagrodzenia brutto do 2 proc. Jeśli więc pracownik zarabia łącznie maksymalnie 120 proc. aktualnego minimalnego wynagrodzenia czyli do 2700 zł (płaca minimalna to 2250 zł), może płacić składkę 0,5 proc.

Trzecim źródłem wpłat będzie pracodawca, który co miesiąc wpłaci obowiązkowo 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może jednak zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką. Wpłata dobrowolna może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto. W myśl ustawy, decyzja ta zależy od podmiotu zatrudniającego i może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia pracownika  w danej firmie,  albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w podmiocie zatrudniającym.

Uwaga: Pracodawcy nie wolno potrącać tej kwoty z wynagrodzenia pracownika.

Jak środki zostaną wypłacone?

Gdy pracownik osiągnie wiek 60 lat, 25 proc. zgromadzonych środków otrzyma jednorazowo. Pozostała część zostanie wypłacona w minimum 120 miesięcznych ratach.

Z tytułu uruchomienia Pracowniczych Planów Kapitałowych nowe obowiązki spadną na pracodawców.

Kto będzie musiał utworzyć PPK

Po wejściu w życie ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych każda firma lub instytucja zatrudniająca co najmniej jedną osobę, podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, musi utworzyć PPK dla swoich pracowników – poza wyjątkami określonymi Ustawą (por. art.13 ust. 1 oraz art. 133 ust. 1).

Ustawodawca nie zobowiązał m.in. mikroprzedsiębiorców (czyli firm zatrudniających mniej niż 10 osób), w sytuacji gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK oraz firm, które prowadzą pracownicze programy emerytalne ze składką na poziomie min. 3,5 proc. wynagrodzenia pracownika, a uczestnikami programu jest  min. 25 proc. zatrudnionych.

W zależności od liczby zatrudnianych osób będą obowiązywały następujące terminy:

Od 1 lipca 2019 obowiązek zapisania pracownika do PPK będą miały podmioty zatrudniające minimum 250 pracowników. Od 1 stycznia 2020 zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Od 1 lipca 2020 zatrudniające co najmniej 20 pracowników, a od 1 stycznia 2021 pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora publicznego.

Jakie będą obowiązki pracodawcy?

Określa je Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych. Zgodnie z jej zapisami pracodawca będzie musiał:

1.    W porozumieniu ze związkami zawodowymi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników. Jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, wtedy pracodawca dokona wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeśli pracodawca nie osiągnie porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy – może wybrać instytucję finansową sam.

Umowę na prowadzenie konta pracodawca może zawrzeć z jedną z następujących instytucji finansowych:
•    Funduszem inwestycyjnym, zarządzanym przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych
•    Funduszem emerytalnym zarządzanym przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne
•    Zakładem Ubezpieczeń

- Przy wyborze instytucji finansowej warto zwrócić uwagę m.in. na takie czynniki, jak warunki zarządzania zgromadzonymi środkami, efektywność i doświadczenie instytucji czy wymiar praktyczny współpracy – jak choćby to, czy instytucja dysponuje środowiskiem IT, z którym przedsiębiorca będzie mógł dogodnie kooperować. Dlaczego jest to tak ważne? – Obsługa zasad związanych z prowadzeniem PPK w firmie to duży narzut pracy administracyjnej przy gromadzeniu danych i przekazywaniu ich do instytucji finansowych obsługujących PPK. Już teraz konstruowane są interfejsy wymiany danych między systemami ERP a środowiskami informatycznymi instytucji finansowych, które zaoszczędzą czas w realizacji tego obowiązku. Dlatego warto przy wyborze instytucji finansowej weryfikować z jakim oprogramowaniem ERP potrafi współpracować jej system IT – mówi Tomasz Rutkowski, dyrektor konsultingu Comarch ERP.

2.    Podpisać umowę z instytucją finansową o zarządzanie PPK

Dotyczy to każdego pracodawcy, który zatrudnia co najmniej jedną osobę.

Umowa powinna być sporządzona w postaci elektronicznej, tak by jej treść można było zapisać na trwałym nośniku. Nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż zaprezentowane przez daną instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia umowy.

Wybór dokonany przez pracodawcę nie jest wyborem danym raz na zawsze. Pracodawca może w przyszłości zmienić instytucję finansową.

Jeśli podejmie taką decyzję, musi wypowiedzieć wcześniejszą umowę i zawrzeć nową o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, jednocześnie informując ich, że ma obowiązek złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową środków z dotychczasowego rachunku PPK na nowy.

Pracownik nie musi zgodzić się na zmianę instytucji finansowej. Wtedy środki pozostaną na starym rachunku do czasu ich planowej wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

3.    Prowadzić PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.

Ten obowiązek powoduje szereg nowych zadań, którym będą musiały sprostać działy HR, a realizację których może ułatwić dedykowane rozwiązanie informatyczne. Nasza aplikacja będzie umożliwiała zarówno prowadzenie ewidencji uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, jak i ewidencję pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek – mówi Magdalena Pacan, projektant systemów Comarch ERP.

4.    Obliczać wysokość wpłat i terminowo przekazywać je do wybranej instytucji finansowej

5.    Gromadzić i archiwizować materiały dotyczące PPK
- W aplikacji Comarch będzie dostępna historia uczestnictwa pracowników w programie PPK, która w prosty sposób pozwoli na sprawdzenie kiedy pracownik przystąpił lub zrezygnował z programu oraz historia wpłat składek – zaznacza Magdalena Pacan z Comarchu.

6.    Przekazywać pracownikom i wybranej instytucji finansowej informację związane z PPK

Aplikacja będzie umożliwiała przekazywanie danych dotyczących pracowników, składanych przez nich deklaracji oraz comiesięcznych składek do wybranej instytucji finansowej – mówi Magdalena Pacan.

- Jest tych obowiązków bardzo dużo i generują dużą odpowiedzialność. A jeśli pracodawca źle wybierze?  - Przygotowanie do Pracowniczych Planów Kapitałowych to wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa, które będzie wymagało dużych nakładów sił i środków. Dlatego nie powinno się odkładać wdrożenia na ostatnią chwilę – może się bowiem okazać, że zostało już za mało czasu. Warto z odpowiednim wyprzedzeniem zainteresować się tematem i wdrożyć dedykowane rozwiązanie IT, które pomoże uporać się z nowymi obowiązkami. Pozwoli ono bowiem na sprawną realizację wszystkich obowiązków wynikających z przystąpienia do programu pracowniczych planów kapitałowych oraz zaoszczędzenie czasu pracowników działów HR -  mówi Magdalena Pacan z Comarchu.

Comarch pracuje nad narzędziem informatycznym dla przedsiębiorców, aby umożliwić im sprawną obsługę PPK w zakresie m.in. ewidencji deklaracji i ich wysyłania do instytucji finansowej.

TERMINY – PRACODAWCO, SPRAWDŹ CO I KIEDY MUSISZ ZROBIĆ

Ustawa o PPK nakłada konieczność zawierania dwóch rodzajów umów: o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK.

Umowa o zarządzanie PPK będzie zawierana między pracodawcą a wybraną przez niego instytucją finansową. Musi być zawarta w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (w przypadku firm zatrudniających powyżej 250 pracowników ostateczny termin to 26 września 2019 roku).

Informację o zawarciu umowy o zarządzanie należy przekazać do ewidencji, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

Umowa o prowadzenie PPK zawiera dane zindywidualizowane, warunki zarządzania środkami, warunki dyspozycji składanych przez uczestnika, terminy i tryb rezygnacji z oszczędzania w PPK oraz koszty i opłaty obciążające uczestnika w PPK.

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika z instytucją finansową, z którą zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć najpóźniej w terminie 10 dni po upływie okresu 3 miesięcy od dnia powstania obowiązku utworzenia PPK.

Jeżeli pracodawca tego nie zrobi, z mocy prawa powstanie stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.

KARY ZA UCHYBIENIA – RADA DLA FIRM

Za niedostosowanie się do nowych przepisów ustawodawca przewidział surowe sankcje.  Pracodawca, który nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, nie realizuje wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie oraz nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do nawet 1 000 000 zł.

Przedsiębiorcy, który nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK lub nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, może ryzykować karę 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym.

Nazywanie prowadzonej działalności lub reklamowanie jej przy użyciu pojęcia „pracowniczy plan kapitałowy” lub skrótu „PPK” mimo że nie odpowiada to prawdzie, grozi karą od 1 mln zł grzywny do nawet 3 lat pozbawienia wolności!

Przed sankcjami można się w łatwy sposób ochronić – wystarczy z należytą pieczołowitością zadbać o detale, tak by nie pominąć np. comiesięcznych wpłat czy właściwej dokumentacji. Zawodne są i fizyczne nośniki, i ludzka pamięć – dlatego warto wesprzeć się w tych działaniach systemem IT.

- Aplikacja Comarch Umożliwi w sposób rzetelny i bezpieczny ewidencjonowanie informacji a przy wykorzystaniu integracji z systemem ERP wyeliminuje ryzyko popełniania błędów poprzez wykorzystanie danych już zgromadzonych w systemie ERP – mówi Tomasz Homel, dyrektor departamentu rozwiązań Comarch ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw.