Jeśli przedsiębiorca zagraniczny zdecyduje się prowadzić działalność gospodarczą w Polsce poprzez oddział, to – zgodnie z aktualną praktyką organów podatkowych – będzie dysponował dwoma numerami NIP. Jeden zostanie nadany jednostce macierzystej i będzie służył m.in. do celów podatku VAT i podatku CIT, a drugi będzie przypisany do oddziału jako płatnika podatku PIT oraz składek ubezpieczeniowych.
Jak się okazuje, w takim przypadku konieczne może być uzyskanie dwóch dostępów do KSeF.
Przedsiębiorca zagraniczny może wykonywać działalność gospodarczą w Polsce za pośrednictwem oddziału. Oddział taki nie jest jednak odrębnym (samodzielnym) podmiotem ani pod względem prawnym ani podatkowym. Mimo pewnej odrębności organizacyjnej pozostaje częścią jednostki macierzystej.
Aby rozpocząć działalność w ramach oddziału, przedsiębiorca zagraniczny musi uzyskać wpis oddziału do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Dwa numery NIP a KSeF
Organy podatkowe – mimo odmiennego orzecznictwa sądów administracyjnych – nadal przyjmują, że zagranicznemu przedsiębiorcy, który utworzy oddział powinny być nadane dwa numery identyfikacji podatkowej (NIP). W zakresie podatku od towarów i usług (VAT) podatnikiem jest przedsiębiorca zagraniczny, nie sam oddział. W związku z tym to przedsiębiorcy zagranicznemu nadaje się numer NIP. Oddział może stać się płatnikiem podatków bądź płatnikiem składek ubezpieczeniowych, jeśli np. zatrudni pracowników. W takim przypadku oddziałowi nadaje się drugi numer NIP. Można go odnaleźć w KRS.
W praktyce często zdarza się, że kontrahenci na wystawianych fakturach wskazują (nieprawidłowo) numer NIP oddziału a nie jednostki macierzystej (np. gdy przy zawieraniu umowy uwzględniony został numer NIP ujawniony w KRS). W takich przypadkach często wystawiane były noty korygujące, aby uniknąć ewentualnego ryzyka kwestionowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.
W KSeF kluczowe znaczenie ma numer NIP. Uwierzytelnienie się w systemie KSeF możliwe jest w kontekście danego podmiotu identyfikowanego właśnie według tego numeru. Składając zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA) należy wskazać numer NIP podmiotu, dla którego ma zostać ustanowiona osoba uprawniona. Co więcej, również po numerze NIP faktury są „przypisywane” do odbiorcy.
Co zatem można zrobić?
Rozważyć można próbę złożenia dwóch ZAW-FA – jeden na numer NIP jednostki macierzystej, a drugi na „nievatowski” NIP oddziału. Ku zaskoczeniu, nie spotkaliśmy się dotychczas z odmową. Dlaczego ku zaskoczeniu? Bo co wspólnego ma KSeF i numer NIP oddziału służący wyłącznie do rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) i składek ubezpieczeniowych? W ten sposób w KSeF będzie można odnaleźć faktury ustrukturyzowane błędnie wystawione na „nievatowski” NIP oddziału. Inaczej takie faktury nie mogłyby dotrzeć do przedsiębiorcy zagranicznego.
Nadal problematyczna pozostaje natomiast kwestia skorygowania błędnego numeru NIP. Przed 1 lutego 2026 r. w przypadku, gdy sprzedawca błędnie wystawił fakturę na numer NIP oddziału, przedsiębiorca zagraniczny jako nabywca mógł wystawić notę korygującą. W KSeF już tego nie zrobi. W KSeF nie ma możliwości łatwego skorygowania tego typu pomyłki – jedyną opcją jest wystawienie faktury korygującej przez samego sprzedawcę.
Laura Nederlof - Tax Consultant w Dziale Podatkowym TIAS, magister prawa
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu