Czym jest Krajowy System e-Faktur, czyli najważniejsze informacje w pigułce

KSeF to system teleinformatyczny, który służy przede wszystkim do wystawiania i otrzymywania faktur. Umożliwia on także dostęp do takich faktur i ich przechowywanie.

Faktura w xml, a nie w pdf

Każda faktura wystawiona w KSeF jest fakturą ustrukturyzowaną, co oznacza, że jest ona wystawiona w formie elektronicznej w formacie xml, według określonego wzoru (formatu). Taka faktura nie jest załącznikiem do e-maila (np. w pdf). System automatycznie przydziela jej unikatowy numer identyfikujący (numer KSeF).

Podatnicy nie instalują struktury zawierającej format i elementy takiej faktury. Tym zajmują się informatycy. To oni muszą zadbać, aby odpowiednia struktura została wdrożona do oprogramowania służącego do wystawiania faktur. Podatnicy tylko z takiego programu korzystają. Ich kontrahenci pobierają wystawione faktury (ustrukturyzowane) z centralnej bazy (KSeF).

Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych, które będą wystawiane od 1 lutego 2026 r., będzie stosowana struktura logiczna FA(3). Faktury strukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.

Kto i od kiedy musi stosować Krajowy System e-Faktur

Faktury będą musieli wystawiać za pomocą KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. podatnicy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy, z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży brutto (czyli wraz z VAT) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (elektronicznie lub w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł. Oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r., ale uwaga - jeżeli wcześniej przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł, to będą musieli zacząć wystawiać faktury w KSeF począwszy od faktury, którą ten pułap przekroczyli (art. 145m ustawy wchodzący w życie z dniem 1 lutego 2026 r.).

Uwaga: Terminy 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Takie faktury trzeba będzie odbierać przy użyciu KSeF już od 1 lutego 2026 r. (poza ustawowymi wyjątkami).

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, trzeba:

• mieć oprogramowanie finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF lub
• korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma i Aplikacja Mobilna KSeF;
• uwierzytelnić się w KSeF;
• posiadać uprawnienie do wystawiania faktur;
• przesłać plik xml faktury;
• otrzymać potwierdzenie wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Kiedy jeszcze na papierze?

Faktury papierowe i elektroniczne pozostaną w obrocie gospodarczym tylko w wyjątkowych przypadkach (np. w trybach awaryjnych). Faktury VAT RR, czyli takie, które dokumentują nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą musiały być wystawiane w KSeF.

Faktury z kas fiskalnych

Poza tym, do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur za pomocą KSeF, będą mogli wystawiać:

• faktury elektroniczne lub w postaci papierowej przy zastosowaniu kas fiskalnych oraz
• paragony fiskalne z NIP nabywcy, uznawane za faktury, czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (art. 106e ust. 5 pkt 3).

Jakich dokumentów już nie będzie?

Obowiązkowy KSeF zlikwiduje:

• noty korygujące (w razie błędu wystawca będzie musiał skorygować fakturę),
• duplikaty faktur,
• wycofanie faktury, potocznie zwane jej anulowanie (wysłanie faktury do KSeF oznacza jej wystawienie, a co za tym idzie jej „wycofanie” w razie błędu będzie wymagać wystawienia faktury korygującej).

Skorygowanie faktury „do zera” będzie dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach.

Dla nabywcy

Z chwilą nadania fakturze numeru KSeF, będzie ona automatycznie udostępniona nabywcy (kupującemu). Dostęp do niej do niej będzie możliwy m.in. z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Przy pisaniu artykułu korzystałam z materiałów MF udostępnionych na stronie: ksef.podatki.gov.pl