Jak sprawniej prowadzić korespondencję

Przygotowanie korespondencji do wysyłki to jedno z wielu zadań pracowników, którzy zamiast realizować pilniejsze obowiązki służbowe, tracą czas na wypełnianiu mechanicznych czynności. Istnieją jednak rozwiązania do obsługi korespondencji, które dają firmom możliwość ogromnych oszczędności czasu i pieniędzy. Jest to możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu kopertownic, adresarek i innych urządzeń Pitney Bowes, oferowanych przez Arcus S.A. 

– – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w Arcus S.A.

Firma wspólnie z Arcus S.A. przeprowadziła pilotaż polegający na wprowadzeniu kopertownicy Pitney Bowes w jednym z zakładów. Kopertownice umożliwiają właściwe skompletowanie, złożenie oraz zapakowanie zawartości do koperty. Produktem finalnym jest zaklejona przesyłka. W zależności od modelu, kopertownice potrafią pakować przesyłki z prędkością od kilkuset aż do kilkudziesięciu tysięcy kopert na godzinę, jednak nawet najmniejsza kopertownica pracuje kilkanaście razy szybciej niż najbardziej doświadczony pracownik.
– – zwraca uwagę Janusz Siemaszko.

Kopertownice i adresarki gwarantują szybkie przygotowanie i wysłanie dokumentów, np. faktur, a sprawna wysyłka powoduje szybszy spływ należności. Kopertownice umożliwiają pakowanie korespondencji w różne formaty kopert – od C6/5 (zawartość składana „na trzy”) przez C5 (zawartość składana ”na pół”) aż po C4 (arkusze A4 pakowane bez składania). Adresar Pitney Bowes pozwalają nanosić na koperty nie tylko adres odbiorcy, lecz także logotypy, dane nadawcy, a nawet dowolne grafiki lub przekazy marketingowe, także w kolorze. 

– – podkreśla Janusz Siemaszko 

Arcus oferuje rozwiązania indywidualne, dostosowane do konkretnych potrzeb danego klienta. Oferta jest kompleksowa, zawiera nie tylko sprzęt Pitney Bowes, lecz również szeroką gamę oprogramowania, wspierającego zarządzanie korespondencją.

– – wyjaśnia Janusz Siemaszko. 

Pierwszą czynnością usprawniającą proces u klienta było wdrożenie oprogramowania FlexStream™ 1.0. Zadaniem oprogramowania było posegregowanie dokumentów według założonych kryteriów tak, by wyłonić wszystkie dokumenty przyporządkowane do klienta. Drugim zadaniem było naniesienie na wyselekcjonowane dokumenty kodów sterujących OMR dla maszyny kopertującej Pitney Bowes. Kopertownica odczytuje kody i pakuje pięć różnych faktur pana X do jednej koperty. Dzięki wykorzystaniu technologii dostarczonej przez Arcus S.A., klient poza usprawnieniem obsługi i zarządzania otrzymywanymi z centrali dokumentami uzyskał też wyraźny spadek kosztów ponoszonych przy wysyłaniu korespondencji.

Ciekawym rozwiązaniem i dodatkową pomocą przy obsłudze korespondencji przychodzącej są otwieraczki, czyli urządzenia otwierające koperty w dowolnym formacie. Konstrukcja tych, które ma w ofercie Arcus S.A., gwarantuje szybkie i bezpieczne otwieranie nawet do 24 tys. listów na godzinę.

Wszystkie urządzenia z oferty Arcus S.A. dostępne są w wygodnej formie dzierżawy. 

– – wyjaśnia Janusz Siemaszko. 

Dużą korzyścią z formy dzierżawy jest także pełna opieka serwisowa świadczona przez Arcus S.A.. W ten sposób przedsiębiorca nie musi martwić się o czynności konserwacyjne czy ewentualne naprawy, a urządzenia są zawsze gotowe do pracy.