Nieuzasadniona luka płacowa. Jakie skutki będzie miała dla pracodawcy?

Prace nad polską ustawą wdrażającą dyrektywę 2023/970 (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania) wciąż trwają. Z pewnością nie wejdzie ona w życie wcześniej niż w I kwartale 2027 r.

W projekcie utrzymano terminy złożenia pierwszych sprawozdań z luki płacowej – dla pracodawców zatrudniających 150 pracowników i więcej jest to już 7 czerwca 2027 r., zaś ci zatrudniający 100–149 pracowników – 7 czerwca 2031 r.

Raportowanie luki płacowej: obowiązki i terminy pracodawców

Pracodawca będzie musiał raportować kilka wskaźników, w tym m.in. lukę płacową w całym zakładzie pracy, a także lukę w poszczególnych kategoriach pracowników. Jej wykazanie będzie nakładało na pracodawcę określone obowiązki.

Czym jest luka płacowa ze względu na płeć?

Ustawa wdrażająca dyrektywę definiuje lukę płacową ze względu na płeć jako w zasadzie dwa wskaźniki:

• różnicę między średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia;
• różnicę między średnim godzinowym poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim godzinowym poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego godzinowego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej.

Poziom wynagrodzenia i godzinowy poziom wynagrodzenia

Poziom wynagrodzenia w rozumieniu ustawy wdrażającej to wynagrodzenie roczne brutto obliczane na podstawie otrzymanego przez danego pracownika rzeczywistego wynagrodzenia w danym okresie.

W „poziomie wynagrodzenia” uwzględnia się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także inne składniki, w tym świadczenia niepieniężne, z wyjątkiem:

• jednakowego świadczenia pieniężnego lub rzeczowego otrzymywanego przez wszystkich pracowników lub udostępnianego wszystkim pracownikom bez żadnych przesłanek do skorzystania z niego (np. wartość karty sportowej);
• świadczeń związanych z ustaniem stosunku pracy (np. odprawa emerytalna).

Z kolei godzinowy poziom wynagrodzenia to poziom wynagrodzenia podzielony przez nominalny czas pracy. Nie chodzi o godziny rzeczywiście przepracowane.

Jak się oblicza lukę płacową ze względu na płeć?

Jak obliczyć lukę płacową: krok po kroku

Pierwszym krokiem do obliczenia luki płacowej jest obliczenie średnich rocznych wynagrodzeń (poziomów wynagrodzeń) oddzielnie dla kobiet i mężczyzn oraz średnich godzinowych wynagrodzeń (godzinowych poziomów wynagrodzeń) również oddzielnie dla kobiet i mężczyzn.

Następnie pracodawca zastosuje wzory na obliczenie luki, oddzielnie rocznej i godzinowej:

• [(średni poziom wynagrodzenia kobiet) – (średni poziom wynagrodzenia mężczyzn)] / średni poziom wynagrodzenia mężczyzn x 100%;
• [(średni godzinowy poziom wynagrodzenia kobiet) – (średni godzinowy poziom wynagrodzenia mężczyzn)] / średni godzinowy poziom wynagrodzenia mężczyzn x 100%.

Luka płacowa: składniki zmienne i uzupełniające

Oddzielnie pracodawca będzie musiał raportować w sprawozdaniu także lukę płacową w zakresie składników zmiennych i uzupełniających.

Zgodnie z projektem ustawy wdrażającej składniki zmienne i uzupełniające to wszystkie części wynagrodzenia z wyłączeniem wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną.

W tym przypadku również pracodawca będzie musiał obliczyć dwa wskaźniki: lukę w wynagrodzeniach rocznych i godzinowych.

Luka płacowa w kategoriach pracowników: jak ją liczyć

Oprócz obliczenia luki płacowej dla całej załogi w podziale na całościowe wynagrodzenie roczne i godzinowe, a także oddzielnie dla składników zmiennych i uzupełniających, również w ujęciu rocznym i godzinowym, pracodawca będzie musiał obliczyć taką lukę także dla każdej kategorii pracowników.

Kategorie pracowników. Definicja

Kategoria pracowników to pracownicy wykonujący jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. W dużym uproszczeniu – będą to pracownicy zatrudnieni na stanowiskach, które w procesie wartościowania metodą analityczno-punktową uzyskały zbliżoną wartość punktową. Pracodawca będzie musiał podzielić stanowiska na kategorie, dla których ustali wynagrodzenia albo przedziały wynagrodzenia (tzw. widełki). Również w dużym uproszczeniu można powiedzieć, że będzie to odpowiednik kategorii zaszeregowania, aczkolwiek nie należy tych dwóch pojęć traktować jako synonimy.

Zatem jeśli u pracodawcy po procesie wartościowania stanowiska zostaną podzielone np. na 10 kategorii, to będzie on musiał obliczyć 40 wskaźników. A to dlatego, ponieważ dla każdej kategorii będzie musiał obliczyć 4 wskaźniki:

• lukę płacową dla poziomu wynagrodzenia (a więc rocznego);
• lukę płacową dla godzinowego poziomu wynagrodzenia;
• lukę płacową dla składników zmiennych i uzupełniających w ujęciu rocznym;
• lukę płacową dla składników zmiennych i uzupełniających w ujęciu godzinowym.

Zobacz także

Wartościowanie stanowisk krok po kroku. Jak się do tego przygotować i przeprowadzić?

Luka płacowa uzasadniona i nieuzasadniona: kryteria oceny

Nie każda luka płacowa będzie nieuzasadniona. Pracodawcy nadal będą mogli różnicować wynagrodzenia, ale jak podkreśla dyrektywa i polska ustawa wdrażająca, jedynie z uwagi na obiektywne, neutralne pod względem płci kryteria. Takimi kryteriami mogą być np. umiejętności albo staż pracy pracownika. Zatem sam fakt, że u pracodawcy wystąpiła luka płacowa i np. w danej kategorii pracowników kobiety średnio zarabiają mniej, nie oznacza jeszcze, że kobiety są dyskryminowane.

Pracodawca może tę lukę uzasadnić i okaże się, że np. mężczyźni są starsi stażem, a luka ma swoje źródło w dodatku stażowym.

Nie zawsze będzie jednak tak łatwo uzasadnić lukę i może się okazać, że pracodawca nie jest w stanie jej wyjaśnić przy pomocy obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. W takiej sytuacji będziemy mieli do czynienia z luką nieuzasadnioną.

Wspólna ocena wynagrodzeń: kiedy jest obowiązkowa

Wykazanie luki płacowej ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników może oznaczać dla pracodawcy konieczność przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń ze stroną pracowniczą.

Będzie tak, gdy spełnią się łącznie następujące przesłanki:

• sprawozdanie z luki płacowej wykazuje lukę płacową ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynoszącą w wartości bezwzględnej co najmniej 5%,
• pracodawca nie uzasadnił luki na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów,
• pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych wobec takiej nieuzasadnionej luki do 30 września roku kalendarzowego, w którym przekazano sprawozdanie z luki płacowej.

Weryfikacja przesłanek powinna nastąpić najpóźniej do 31 października roku kalendarzowego, w którym przekazano sprawozdanie z luki płacowej.

Uzasadnienie luki płacowej

Uzasadnienie luki płacowej w tym przypadku będzie wymagało zgody strony pracowniczej. Pracodawca nie będzie mógł samodzielnie zdecydować, że lukę uzasadnił, i zakończyć sprawę.

Za uzasadnioną lukę należy uznać tylko taką, gdy związek zawodowy zaakceptuje wyjaśnienia pracodawcy.

W przypadku gdy u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych, za uzasadnioną lukę uważa się sytuację, gdy stwierdzą tak wszystkie działające u niego zakładowe organizacje związkowe albo co najmniej wszystkie reprezentatywne organizacje związkowe w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, uzgodnienia przeprowadzają przedstawiciele pracowników.

Podjęcie skutecznych działań zaradczych

Działania zaradcze nie zostały zdefiniowane w polskiej ustawie wdrażającej. Z jej przepisów wynika, że działania zaradcze podejmuje się wobec „różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami”. Chodzi zatem o działania, które mają wyeliminować te nieuzasadnione różnice. Mogą one zatem obejmować takie działania jak np. podwyżki wynagrodzenia zasadniczego albo zmianę zasad obliczania składników zmiennych i uzupełniających na obiektywne i neutralne pod względem płci.

Wspólna ocena wynagrodzeń. Przebieg

Jeśli pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych już wcześniej, to w połączeniu z luką wynoszącą co najmniej 5% w dowolnej kategorii pracowników oraz brakiem uzgodnienia ze stroną pracowniczą, że luka jest uzasadniona, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku – z przedstawicielami pracowników.

Ocena wynagrodzeń polega na wspólnej analizie np. przyczyn różnic w średnich poziomach wynagrodzenia oraz średnich godzinowych poziomach wynagrodzenia kobiet i mężczyzn w każdej kategorii pracowników.

Celem oceny jest zidentyfikowanie tych różnic i ich wyeliminowanie.

Po zakończeniu wspólnej oceny pracodawca ma obowiązek przekazać informację o tej ocenie pracownikom, zakładowym organizacjom związkowym oraz organowi monitorującemu, w terminie 14 dni od dnia zakończenia wspólnej oceny wynagrodzeń.

Wdrożenie środków po wspólnej ocenie: terminy i wymagania

Po przeprowadzeniu wspólnej oceny nastąpi etap wdrażania „środków wynikających ze wspólnej oceny wynagrodzeń” w konsultacji ze stroną pracowniczą.

Jak stanowi projekt ustawy wdrażającej, pracodawca, wdrażając środki wynikające ze wspólnej oceny wynagrodzeń, ma obowiązek podjąć skuteczne działania zaradcze wobec nieuzasadnionych różnic w wynagrodzeniu ze względu na płeć w terminie nie dłuższym niż 10 miesięcy od dnia przekazania informacji ze wspólnej oceny wynagrodzeń.

Ustawa nakazuje pracodawcy w tym miejscu ustanowienie takich systemów, które są neutralne pod względem płci, w celu wykluczenia wszelkiej bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji w wynagrodzeniach ze względu na płeć.

Przepisy karne: grzywny za naruszenia obowiązków

Naruszenie przepisów dotyczących wspólnej oceny wynagrodzeń będzie uznawane za wykroczenie. Za takie wykroczenie ustawa wdrażająca przewiduje grzywnę w wysokości od 2000 do 60 000 zł.