Już niedługo pracodawcy będą przeglądali zgromadzone dane pracowników. Szczególną uwagę powinni poświęcić tym oświadczeniom

Ochrona danych osobowych a ZFŚS

Już we wrześniu pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeleją na jego konto drugą ratę odpisu. Na dzień 31 grudnia dokonają z kolei jego korekty na podstawie faktycznego zatrudnienia. Należy pamiętać również o tym, że na gruncie obowiązujących przepisów pracodawcy mają obowiązek dokonywać nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, a na bieżąco monitorować przetwarzania danych pod kątem zgodności z prawem. Choć przepisy nie narzucają terminu, w którym należy dokonywać wspomnianego przeglądu, wielu pracodawców robi to właśnie po zakończeniu roku kalendarzowego. Wszystko to oznacza, że w najbliższych tygodniach pracodawcy będą musieli poświęcić sporo uwagi stronie formalnej funkcjonującego w ich zakładzie funduszu. Jednym z zagadnień, które niezmiennie budzi w tym zakresie wątpliwości jest ochrona danych osobowych.

POLECAMY: Pracodawcy i cudzoziemcy łączą siły. Będzie protest

Stosowanie kryterium socjalnego a przetwarzanie danych osobowych

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego. To sprawia, że w ramach procedury ich przyznawania oraz ustalania wysokości dopłat konieczne jest uzyskanie określonych informacji o tejże sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W konsekwencji dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Podstawą prawną przetwarzania danych są w odniesieniu do:

• danych zwykłych - art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO,
• danych wrażliwych, np. zdrowia - art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Z pierwszego ze wskazanych przepisów wynika, że przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadku, gdy - i w takim zakresie - w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Podstawa przetwarzania musi być określona w prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, a cel przetwarzania musi być określony w tej podstawie prawnej. Z taką właśnie sytuacją mamy do czynienia w przypadku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a wskazana podstawa została określona w przepisach ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W drugim przypadku przetwarzanie jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

POLECAMY: Bezrobocie wśród cudzoziemców spada, ale ten trend nie musi być stały

Oświadczenie jest konieczne, ale nie zawsze i nie od każdego

Co do zasady udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia. W oświadczeniach tych udostępniane są pracodawcom nie tylko dane osobowe osób uprawnionych, ale również członków ich rodzin. To budzi wiele kontrowersji w kontekście ochrony danych osobowych. W praktyce wypracowano pogląd, zgodnie z którym przyjmuje się, że dane osobowe członków rodziny osoby uprawnionej, np. dotyczące niepełnosprawności czy leczenia, w istocie są danymi osobowymi uprawnionego do świadczeń i stanowią informacje o jej sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej. Na tej podstawie ich przetwarzanie jest dopuszczalne.
Czy każda osoba uprawniona powinna na początku roku składać oświadczenie dotyczące swojej sytuacji? Taka właśnie praktyka jest stosowana przez wielu pracodawców. Można ją uznać za prawidłowo i dopuszczalną, jeśli regulamin przewiduje cykliczną wypłatę określonych świadczeń, np. okołoświątecznych czy związanych z wypoczynkiem. Jeśli jednak ulgowe usługi i świadczenia są przyznawane w danym zakładzie pracy wyłącznie na wniosek, takie działanie nie ma uzasadnienie w kontekście ochrony danych osobowych i może zostać uznane za nadmiarowe. Pracodawcy powinni więc zwrócić uwagę na to, jakie praktyki są stosowane w tym zakresie w ich zakładzie pracy.