Wartościowanie stanowisk. Jakie obowiązki czekają pracodawców?

Obowiązek wartościowania stanowisk wynika z projektu ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (dalej: ustawa wdrożeniowa).

Ustawa ta jest dopiero procedowana, ale z pewnością zostanie uchwalona, ponieważ taki obowiązek wynika z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: dyrektywa).

Dyrektywa weszła w życie w dniu 6 czerwca 2023 r., a termin na jej implementację upływa 7 czerwca 2026 r., ale już wiadomo, że polska ustawa zacznie obowiązywać znacznie później.

Wartościowanie stanowisk: na czym polega i kogo obejmuje

Wartościowanie stanowisk to proces, w ramach którego każdy pracodawca będzie musiał ocenić wartość każdego stanowiska pracy według przewidzianych w dyrektywie i polskiej ustawie wdrożeniowej obowiązkowych kryteriów i ewentualnie dodatkowych, jeśli pracodawca zdecyduje się je wprowadzić.

Dyrektywa i ustawa wdrożeniowa przewidują następujące obowiązkowe kryteria oceny:

• umiejętności
• wysiłek
• zakres odpowiedzialności
• warunki pracy.

Innymi słowy, pracodawca będzie musiał ocenić, jaki poziom każdego z tych kryteriów jest wymagany na danym stanowisku.

Trzeba pamiętać, że chodzi o poziom wymagany do zajmowania danego stanowiska, a nie poziom prezentowany przez konkretnego pracownika na nim aktualnie zatrudnionego. Jeśli więc u pracodawcy występuje wiele takich samych stanowisk, to wartościowanie przeprowadza się jednokrotnie dla tego rodzaju stanowiska, a nie oddzielnie dla poszczególnych pracowników na nim zatrudnionych.

Obowiązkowe kryteria wartościowania: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy

Ani dyrektywa, ani ustawa wdrożeniowa nie zawierają definicji obowiązkowych kryteriów wartościowania. Cenne wskazówki dla pracodawców zawiera poradnik o wartościowaniu udostępniony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na stronie internetowej resortu. Wyjaśnia on, jak należy rozumieć poszczególne kryteria.

Umiejętności

Jak wyjaśniają autorzy poradnika, kryterium „umiejętności” może odnosić się do wiedzy i umiejętności zawodowych, specjalistycznych, administracyjnych, operacyjnych lub technicznych niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku. W poradniku wymienia się np. wykształcenie, doświadczenie, odbyte kursy, szkolenia specjalistyczne, pracę w ramach wolontariatu, ale także kompetencje takie jak np. umiejętności interpersonalne, komunikacyjne, empatia, wielozadaniowość i inne. Autorzy poradnika zwracają uwagę, że nie należy ograniczać się tylko i wyłącznie do wykształcenia czy doświadczenia z uwagi na możliwą dyskryminację ze względu na wiek lub płeć.

Wysiłek

Autorzy poradnika wymieniają tu podkryteria takie jak wysiłek fizyczny, umysłowy, emocjonalny.

Zakres odpowiedzialności

Kryterium to może oznaczać odpowiedzialność za pracowników, podwładnych lub zasoby ludzkie, ale także za uczniów, pacjentów, odpowiedzialność za poufność danych i informacji, odpowiedzialność finansową za zasoby materialne, urządzenia, wyposażenie itd.

Warunki pracy

Jak czytamy w poradniku, to kryterium może odnosić się zarówno do fizycznych, jak i psychologicznych warunków, w jakich wykonuje się pracę, czyli może to być np. ekspozycja na hałas, drgania, czynniki chemiczne, biologiczne, ale także nieregularny harmonogram pracy, stres psychiczny czy kontakt z chorymi.

Kryteria nieobowiązkowe: kiedy pracodawca może je dodać

Pracodawca może dodatkowo zdecydować, że oprócz czterech obowiązkowych kryteriów stanowiska będą zwartościowane (ocenione) także według innych kryteriów, niewymienionych w dyrektywie ani w ustawie wdrożeniowej.

Pracodawca nie musi jednak tego robić i może przeprowadzić wartościowanie tylko przy użyciu obowiązkowych kryteriów.

Waga kryteriów w wartościowaniu: 100% i przeliczenie na punkty

Kolejnym krokiem pracodawcy jest przypisanie do kryteriów wagi, przy założeniu, że wszystkie kryteria łącznie dają 100 %. Ministerstwo w poradniku podało przykład wagi kryterium w następujący sposób:

• umiejętności – 32 %
• wysiłek – 19 %
• zakres odpowiedzialności – 39 %
• warunki pracy – 10 %.

Poszczególni pracodawcy mogą jednak inaczej ustalić wagi tych kryteriów. Dla łatwych obliczeń najłatwiej ustalić, że 100 % = 1000 pkt. Zatem w przełożeniu na punktację kryteria będą miały następującą wagę:

• umiejętności – 320 pkt
• wysiłek – 190 pkt
• zakres odpowiedzialności – 390 pkt
• warunki pracy – 100 pkt.

Podkryteria w wartościowaniu stanowisk: czy pracodawca musi je stosować

W każdym z kryteriów pracodawca powinien wyodrębnić podkryteria, wg. których będzie oceniał stanowiska. Podkryteria nie są określone ani w dyrektywie, ani w ustawie wdrożeniowej. Ustala je sam pracodawca i dostosowuje je do specyfiki własnego zakładu pracy.

MRPiPs w swoim poradniku zaproponowało, że w kryterium „umiejętności” podkryteriami będą:

• wiedza zawodowa (wykształcenie)
• komunikacja
• umiejętności fizyczne.

To jedynie przykłady, pracodawcy mogą przyjąć inne podkryteria. I tak np. pracodawcy, u których wykonywana jest jedynie praca biurowa, nie powinni przyjmować jako podkryterium „umiejętności fizycznych”, bo w zasadzie u każdego pracownika wartość tego podkryterium będzie wynosiła 0 punktów.

Waga podkryteriów: jak rozdzielić punkty w ramach kryterium

Po ustaleniu, jakie podkryteria pracodawca zdecydował się przypisać do poszczególnych kryteriów, należy następnie przypisać im, jaką wagę będą miały podkryteria w ramach danego kryterium. Przypomnijmy tylko, że ministerstwo w swoim przykładzie przedstawionym w poradniku przypisało kryterium „umiejętności” wagę 32 %, co w przeliczeniu na punktację wynosi 320 pkt, a w ramach tego kryterium przypisało poszczególnym podkryteriom następującą wagę:

• wiedza zawodowa (wykształcenie) – 12 % (120 pkt);
• komunikacja – 10 % (100 pkt);
• umiejętności fizyczne – 10 % (100 pkt).

Oznacza, że przy tak przyjętych założeniach za wykształcenie dane stanowisko może otrzymać maksymalnie 120 pkt.

Pracodawca może jednak ustalić inaczej wagę podkryteriów.

Ustalenie poziomów podkryteriów: podział wymagań od najniższych do najwyższych

Następnie pracodawca musi podzielić każde podkryterium na poziomy i przypisać im wagę punktową. Podział na poziomy oznacza, że wymagania w zakresie każdego podkryterium trzeba podzielić od najniższego do najwyższego. Najprościej wytłumaczyć to na przykładzie podkryterium „wykształcenie”, które ministerstwo prezentuje w poradniku jako przykład podkryterium w zakresie kryterium „umiejętności”. Ministerstwo zaprezentowało następujący podział na poziomy (maksymalnie: 120 pkt):

• poziom 1: wykształcenie podstawowe – 24 pkt
• poziom 2: wykształcenie średnie (szkoła średnia) – 48 pkt
• poziom 3: wykształcenie średnie profilowe (szkoła średnia o wymaganym profilu) – 72 pkt
• poziom 4: wykształcenie wyższe (szkoła wyższa bez wymaganego profilu) – 96 pkt
• poziom 5: wyższe profilowe (szkoła wyższa o wymaganym profilu lub szkoła wyższa bez wymaganego profilu i studia podyplomowe kierunkowe) – 120 pkt.

Przypisanie punktów zależy od decyzji pracodawcy, trzeba to dostosować do specyfiki danego zakładu pracy. Nie u każdego pracodawcy podkryterium „wykształcenie” należy zaczynać od podstawowego, jeśli nie ma żadnego stanowiska, na którym wymagane jest jedynie wykształcenie podstawowe.

Przypisanie punktów do poziomów: ile poziomów i jaka skala punktowa

Nie ma wymagania, żeby każde podkryterium było podzielone akurat na 5 poziomów, mogą to być i 3 poziomy, i 8 poziomów. Ale trzeba pamiętać, że zarówno zbyt mała, jak i zbyt duża liczba poziomów może utrudnić przeprowadzenie wartościowania.

Nie ma także wymogu, aby do każdego podkryterium przypisano dokładnie taką samą liczbę poziomów. Przy niektórych podkryteriach może być mniej, przy innych więcej podkryteriów. Pracodawca dostosowuje liczbę poziomów do swojej specyfiki.

Ponadto pojawia się pytanie, jak przypisać punktację. Ministerstwo powtarza zalecenia Międzynarodowej Organizacji Pracy, która stwierdziła, że „Postęp arytmetyczny utrzymuje ten sam odstęp między poszczególnymi poziomami i jest wyraźnie zgodny z celem równości wynagrodzeń. Postęp geometryczny z kolei zwiększa różnice między poziomami w miarę wzrostu poziomu, co w sposób nieuzasadniony pogłębia nierówność między stanowiskami podstawowymi (często zdominowanymi przez kobiety) a stanowiskami wyższego szczebla (zazwyczaj zdominowanymi przez mężczyzn).”.

Cel wartościowania stanowisk: przejrzystość wynagrodzeń i ograniczenie luki płacowej

Wartościowanie stanowisk nie jest celem samym w sobie. Dyrektywa przewiduje, że wartościowanie stanowisk jest niezbędnym elementem do likwidacji luki płacowej między mężczyznami i kobietami, ponieważ dzięki temu system wynagrodzeń u pracodawcy staje się bardziej przejrzysty. Jak wynika z motywów samej dyrektywy, to właśnie brak przejrzystości jest jedną z przyczyn, dla której luka płacowa istnieje.

Wartościowanie stanowisk ma spowodować, że porównywanie wynagrodzeń ma być łatwiejsze, a co za tym także idzie – pracownicy łatwiej zorientują się, że nie wszyscy są tak samo wynagradzani za pracę o jednakowej wartości.

Prace o jednakowej wartości: definicja i wpływ na siatkę płac

Po przeprowadzeniu wartościowania pracodawca będzie musiał pogrupować stanowiska, na których wykonywane są prace o jednakowej wartości, w kategorie. Zgodnie z proponowaną definicją pracami o jednakowej wartości są prace, których wartość oceniana łącznie na podstawie obowiązkowych kryteriów, a także ewentualnie na podstawie podkryteriów lub dodatkowych kryteriów ustalonych przez pracodawcę, mających znaczenie dla określonego stanowiska albo rodzaju pracy, jest porównywalna.

W uproszczeniu będzie to polegało na tym, że stanowiska, które zyskały podobną liczbę punktów podczas wartościowania, będą tworzyły odrębną kategorię stanowiącą „prace o jednakowej wartości”.

Na tej podstawie pracodawcy będą zobowiązani do skonstruowania takiej siatki płac, aby osoby zatrudnione na stanowiskach, na których wykonuje się prace o jednakowej wartości, otrzymywały równe wynagrodzenie. Różnice są dopuszczalne, ale ze względu na niedyskryminujące kryteria.